合思档案：助力企业电子会计档案管理数字化转型

在当今企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案管理的重要性日益凸显。企业在数字化进程中，通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设，解决了线上业务处理问题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。凭借敏捷的财务收支管理平台，合思助力企业挖掘更多净利润。其推出的合思档案，提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，应收尽收。

市场形势：数电票时代的政策东风与挑战机遇

2025 年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理正面临新的挑战，信息化建设亟待加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。

从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力。电子会计凭证可以电子形式保存，形成电子会计档案，但需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。国家档案局、财政部财会[2020]6 号肯定了电子凭证的法律效力，满足相关条件，可仅以电子会计凭证报销入账归档；国家档案局、财政部、国家税务总局档办发[2021]1 号提出 2022 年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。政策合规与审计在这个过程中至关重要，企业需要积极应对政策要求，确保档案管理合规。

痛点分析：纸电混合时代档案管理的重重困境

在纸电混合时代，企业的档案管理面临诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大的问题，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。财务人员则被大量的档案数据困扰，整理工作耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情消磨殆尽。业务人员出差、招待后的报销流程也十分繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费大量时间。

企业还面临着高显性成本和高隐形成本。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用。同时，企业还面临高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。政策合规与审计难度增大，企业急需有效的解决方案来应对这些问题。

解决方案整体策略概述：合思档案的全方位赋能

合思档案针对不同角色提供了全面的解决方案。对于 CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。政策合规与审计在企业决策和运营中得到更好的保障。

对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员无需进入档案室，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计重复沟通补充审计资料。这大大提高了审计效率，也符合政策合规与审计的要求。

合思档案单套制解决方案更是具有诸多优势。便捷调阅无需打印，混序归集免组装，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

核心模块：合思档案的强大功能体系

档案扩展解决方案：合思档案通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。这一方案在政策合规与审计方面，能更好地满足企业多样化的档案管理要求。

证据链完整性解决方案：利用可视化的规则引擎，合思档案提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，为政策合规与审计提供有力支持。

共享调阅解决方案：该方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，有助于政策合规与审计工作的开展。

数电票解决方案：为响应电子凭证会计数据标准化试点工作，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，确保企业在数电票管理方面符合政策合规与审计要求。

竞争优势：合思档案的卓越实力展现

大数据解决方案：合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。在政策合规与审计过程中，能够快速准确地提供所需数据。

双模式检测方案：合思档案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置；保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯，有效满足政策合规与审计要求。

自主研发工具包：合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能适应数电票管理要求的特殊性，确保企业在档案管理方面紧跟政策合规与审计的步伐。

合规与安全保障：合思档案获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收，具有较高的合规性和安全性，为企业的政策合规与审计提供可靠保障。

成功案例：合思档案的实践成效见证

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化。取得了业务 + 财务数据穿透联查、会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了、管理自动化、企业成本降低等成效。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数 350 亿次，单据与单据关联次数 800 亿次，在政策合规与审计方面也更加便捷高效。

某集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年，有效应对政策合规与审计要求。

某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理存在诸多问题。合思档案通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，在政策合规与审计方面表现出色。

某教育集团业务系统多，数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，档案整理复杂，利用不便。合思档案通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，满足政策合规与审计的需求。

服务体系：合思的全方位服务保障

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思提供广泛连接的能力，连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。其档案系统符合国家政策要求，能进行电子会计档案合规性管理，在政策合规与审计方面为企业提供有力支持。

合思档案还具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。提供一站式预览，穿透联查功能，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还提供多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，为政策合规与审计工作提供便利。

合思档案在企业电子会计档案管理中具有重要作用和价值。它能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择，合思档案是企业实现电子会计档案管理的优质解决方案。它拥有领先的技术、完善的功能、丰富的成功案例和优质的服务体系，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业释放人的创造力，实现业财融合，让有限更有效。如果您想体验合思档案的强大功能，不妨点击免费试用，开启企业电子会计档案管理的数字化之旅。