合思档案：引领合规文件管理新时代

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在各行业扩张。政策层面，电子发票接收的合法性不断得到肯定，2016 年电子会计档案法律效力得到认可，2020 年电子凭证法律效力也被确立。如今，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，并且预计到 2025 年将完成数电票的全面覆盖。这一变革为企业带来了新的机遇，同时也使企业财务档案管理面临诸多挑战，信息化建设的短板亟待弥补。

数电票管理具有特殊性，例如数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息等。在纸电混合的时代，企业不同角色面临着不同的困境。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂、占用大量储存空间且档案数据难以分析利用的问题；财务人员则要应对档案数据量大、整理耗时、手动匹配核对工作枯燥繁复的困扰；业务人员也需面对报销纸质票据流程繁琐、耗费时间的难题。此外，企业在财务档案管理方面还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高以及对档案室等存储空间需求大；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅数据无法有效利用；高合规风险则是由于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案又容易损坏。这些问题都凸显了企业对专业“电子会计档案管理平台”的迫切需求，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

合思档案：多元角色的得力助手

面对企业在财务档案管理方面的诸多痛点，合思档案应运而生。它是一款领先的电子会计档案管理解决方案，提供标准的单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该系统广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。

对于 CEO/高管而言，合思档案是企业决策数智化的有力助手。它能够沉淀数据资产，保障合规文件管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对档案数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，帮助企业实现降本增效和绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，合思档案大大提高了工作效率。它让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，便于监控和分析。财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

对于外部审计人员，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放和回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率和质量，保障了合规文件管理的顺利进行。

功能概览：全方位的档案管理利器

合思档案具有电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务和统计分析等多个方面。

在智能采集方面，合思档案支持多源采集方式。外部生态具备规则引擎、业务映射等功能，内部则提供 EAI 插件、API 接口等。采集方式分为接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联自主采集基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，还预制了系统连接器，支持自定义数据采集方案。手动采集自主补录则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件自动切割、自定义配置 Excel 导入模板等，为企业提供了灵活多样的采集选择，确保合规文件管理的全面性。

预归档服务包括自动归档和业务检测等功能。自动归档能够根据预设规则将采集到的档案数据自动归档，提高归档效率。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性。

基础管理功能包括档号管理、账套管理等，确保档案管理的规范化和标准化。档案服务提供身份调查、全文检索等功能，方便用户快速准确地查询档案信息。统计分析功能则提供进销项统计、资金统计等，为企业财务分析提供数据支持，进一步强化合规文件管理。

核心亮点：高效合规的档案管理秘诀

合思档案具有多个核心亮点，使其在众多档案管理系统中脱颖而出。

便捷调阅不打印是其一大优势。它打破了物理空间的限制，用户可以在线自由调阅档案，避免了传统纸质档案打印和借阅的繁琐流程。混序归集免组装，业务流转、财务入账、档案采集、制档、管理、利用全流程高效。预置规则引擎自动匹配业务数据，确保档案的完整性，并可自由穿透档案链，为合规文件管理提供了极大的便利。

实现应收尽收也是合思档案的重要亮点。它通过“四性检测”和“业务检测”满足财务档案管理要求的特殊性，双模检测实现归档即合规。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据的完整性；四性检测满足国家档案局相关要求，确保档案的合规性。

合思档案具备强大的大数据处理能力。其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率，释放档案数据价值，有力地保障了合规文件管理。

此外，合思档案支持档案扩展。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，企业可根据自身管理需求自定义归档目录，满足企业多样化的合规文件管理需求。

价值体现：降本增效的有力保障

合思档案的价值体现在多个方面。

显著的降本增效是其重要价值之一。它可节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%，实现档案不打印。这不仅为企业节省了大量的成本，还更有效地“收紧钱袋子”，使企业在合规文件管理方面更加高效。

合思档案是闭环全量业财系统的“连接器”。它补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路，让数据“活起来”。企业可以真正利用档案数据，实现数据价值，为企业的决策提供更有力的支持，促进合规文件管理的优化。

实现资源重组也是合思档案的重要价值。它使前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，助力企业实现效益最大化。企业的各个部门可以更加高效地协同工作，提高整体运营效率，进一步保障合规文件管理的质量。

企业需要的电子档案管理系统应具备广泛连接、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接持续迭代的能力，合思档案完全满足这些要求，为企业的合规文件管理提供了可靠的保障。

典型场景：满足多样化查询需求

合思档案具有多种典型使用场景，能够满足企业多样化的查询需求。

多维检索满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。无论是单个档案的查询还是批量档案的检索，都能快速准确地找到所需信息，为合规文件管理提供了高效的查询手段。

一站式预览，穿透联查功能强大。它智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。用户可以在一个界面上全面了解相关档案信息，提高工作效率。

外部系统调阅功能方便快捷。它支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。这使得企业不同系统之间的数据共享更加便捷，促进了合规文件管理的协同性。

档案借阅服务也十分贴心。借阅人可在线查看档案，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。这确保了档案的安全借阅和有效管理，进一步完善了合规文件管理的流程。

成功案例：实力见证卓越

合思档案在众多企业中得到了成功应用，以下是一些典型案例。

某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据的穿透联查，凭证与单据关联次数达 350 亿次，有力地保障了合规文件管理。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，为企业的合规文件管理带来了显著改善。

一家企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统、纸质档案管理易损坏等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，有效提升了合规文件管理水平。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在诸多问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，保障了合规文件管理的顺畅进行。

市场定位与差异化优势：领先行业的独特魅力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务 6000 +企业客户，获得福布斯中国科技 50 强等荣誉。

它拥有自主研发工具包，具备更强大的数据获取、验签、解析能力。持续迭代、接口开放的特性，使其能更好地适应数电票管理要求的特殊性，为企业的合规文件管理提供了坚实的技术支持。

合思档案提供多种特色解决方案。档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理；证据链完整性解决方案能保障财务合规；共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求等。这些特色解决方案为企业提供了更加个性化的合规文件管理服务。

合思档案具有广泛连接的生态，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据。它成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统，确保企业在合规文件管理方面的全面性和准确性。

合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将不断迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，持续帮助企业降本增效、合规经营。

在当前数字化转型的浪潮中，企业应抓住机遇，选择合思档案，共同开启高效、合规、绿色的财务档案管理新时代。合思在北京、上海等多地设有办公地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序获取更多信息。欢迎企业咨询合作，免费试用合思档案，体验其卓越的合规文件管理能力。