在当今竞争激烈的商业世界中，世界500强旗下的教育服务品牌凭借其强大的实力和广泛的影响力，在教育领域占据着重要地位。然而，即使是这样的行业巨头，在财务管理方面也面临着诸多挑战。该企业业务、财务系统众多且相互独立，数据难以互通，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。实物存档不仅占用了大量的物理空间，需要专人管理，成本居高不下，而且档案损坏的情况时有发生，使企业面临着合规风险。
合思商旅平台针对这些问题，为该客户量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案，帮助企业解决了财务管理的难题，提升了工作效率和管理水平。
业务迷局：教育品牌的财务痛点
该世界500强旗下的教育服务品牌，业务广泛且复杂，涉及多个领域和地区。随着企业的不断发展壮大，其业务、财务系统也日益增多。然而，这些系统相互独立，形成了一个个“信息孤岛”，数据无法有效互通。这使得结构化数据的提取变得异常困难，财务人员需要花费大量的时间和精力在各个系统之间进行数据的收集和整理。
电子发票的管理也是企业面临的一大难题。在传统的管理模式下，电子发票需要打印出来进行查重、验伪，这不仅浪费了大量的纸张，还增加了财务人员的工作量。而且，由于人工操作的局限性，查重、验伪的准确性也难以保证。
实物存档方面，企业需要为档案存储提供专门的物理空间，并安排专人进行管理。这不仅增加了企业的运营成本，而且档案在存储过程中容易受到各种因素的影响，如火灾、水灾、虫害等，导致档案损坏的情况时有发生。一旦档案损坏，企业将面临着合规风险，可能会受到相关部门的处罚。
此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，需要财务人员具备专业的技能和丰富的经验，这也增加了工作的难度和复杂性。同时，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
智慧良方：合思全生命周期电子化方案
合思商旅平台为该客户提供的全生命周期的电子化会计档案管理方案，犹如一把金钥匙，为企业打开了财务管理的新局面。
该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等多个方面。合思商旅平台拥有自动封装接口40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。无论是电子数据还是实物档案，都能通过多种接口传输方式，如影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，顺利传输至系统。
在档案管理方面，合思商旅平台实现了自动归档，包括智能组单、四性检测等功能。该方案涵盖了电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，形成了一个完整的档案管理闭环。会计类档案管理范围广泛，内部包括凭证、订单、会计账薄等，外部包括纸质发票及影像、银行电子回单等，确保了企业所有会计档案的全面管理。
落地之路：方案实施的清晰步骤
合思商旅平台的解决方案具有很强的可操作性，其实施过程分为以下几个清晰的步骤。
首先，合思商旅平台通过广泛连接异构系统，将企业各个系统中的档案数据进行整合和采集。利用其强大的接口能力，将不同来源的数据进行统一管理，实现档案应收尽收。
其次，采用多种接口传输方式，将档案数据传输至系统。无论是电子数据还是实物档案，都能通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，快速、准确地进入系统。
最后，系统进行自动归档操作，包括智能组单、四性检测等。通过智能化的处理，确保档案管理的准确性和规范性。在这个过程中，合思商旅平台利用先进的技术和算法，对档案数据进行分析和处理，提高了档案管理的效率和质量。
成效彰显：方案带来的显著效益
实施合思商旅平台的解决方案后，该企业取得了显著的成果和效益。
年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这一改变简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。财务人员不再需要花费大量的时间在纸质档案的整理和存储上，而是可以将更多的精力投入到财务分析和决策支持等核心工作中。
档案多维度穿透查询功能，使得档案查阅变得简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提高了档案的利用率，还实现了档案查阅的留痕和多人借阅功能。这使得企业内部的信息流通更加顺畅，提高了工作协同效率。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这表明合思商旅平台的解决方案有效地提高了企业的财务管理效率，降低了人力成本。
此外，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业不再需要为档案存储提供大量的物理空间，也减少了专人管理的成本。同时，电子档案的安全性和可靠性也得到了保障，降低了档案损坏和丢失的风险。
客户赞誉：对合思方案的高度认可
企业财务相关负责人对合思商旅平台的解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这体现了企业对合思方案的认可和信心，也证明了合思商旅平台在财务管理领域的专业能力和技术实力。
该企业是以财务共享中心引领企业数字化运营的典型案例，其成功经验可供其他企业参考。在当前经济环境下，企业面临着越来越多的挑战和机遇，数字化转型已成为企业发展的必由之路。合思商旅平台的解决方案为企业提供了一个可行的数字化转型路径，帮助企业提升财务管理水平，增强核心竞争力。
行动号召：免费试用开启财务管理新征程
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