合思档案：破解企业档案管理难题，助力数字化转型

在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营与管理正经历着前所未有的变革。特别是2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设成为企业亟待补齐的短板。因数电票管理的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代，企业各层级人员在档案管理方面都面临着诸多困扰。企业高管为纸质档案管理成本高、占地大，且档案数据缺乏汇总整理、难以分析利用而头疼；财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，枯燥又繁琐；业务人员在个人差旅报销时，也面临着重重困难，出差、招待后的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间。

企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的难题，以及数据存储线下载体的问题。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规，实现企业全面数字化的关键。同时，纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则源于电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，以及不可抗力可能导致纸质档案损坏。

多元方案 精准破局

合思档案针对企业档案管理的痛点，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了工作效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

核心功能 优势尽显

多源采集 灵活高效

多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。这一功能对于涉及个人差旅报销的企业尤为重要，能够确保各类报销票据和相关数据的准确采集。

智能制档 减负增效

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%的人工匹配工作量。还可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。在个人差旅报销场景中，智能制档功能可以快速将报销单据与相关发票、回单等进行匹配，提高报销处理效率。

档案管理 精准管控

档案管理功能具备权限管理，精准管控的特点。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。这有助于企业对个人差旅报销相关档案进行严格管理和安全存储。

档案应用 深度融合

档案应用功能实现电子与实物档案高度融合，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯；告别数据割裂问题，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。在个人差旅报销时，员工和财务人员可以通过该功能快速查询和预览相关报销档案。

实际案例 成效显著

大型单据量企业：业财一体降本增效

某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。在个人差旅报销方面，繁琐的流程和大量的纸质票据处理让员工和财务人员苦不堪言。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化等解决方案。实施后，管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本降低，流程精简，财务人员工作效率大幅提升。装订简化，节约了企业的显性成本，个人差旅报销流程也变得更加顺畅。

集团型企业：标准落地合规环保

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。在个人差旅报销环节，也存在着报销标准不统一、流程繁琐等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。实施后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。个人差旅报销的流程也更加规范和高效。

某企业：统一存储全生命周期管理

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等。在个人差旅报销方面，员工报销时需要在多个系统中查找相关票据和信息，非常不便。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。个人差旅报销的查询和处理更加便捷。

教育集团：简化流程高效管理

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多，系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等问题。在个人差旅报销方面，由于业务系统多，报销流程复杂，员工和财务人员都面临着很大的困扰。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。个人差旅报销也实现了电子化和智能化管理。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

如果您的企业也面临着档案管理的难题，特别是在个人差旅报销方面存在效率低下、流程繁琐等问题，不妨尝试一下合思档案解决方案。您可以拨打我们的咨询电话400 – 105 – 6505，或者访问我们的网站www.hosecloud.com，也可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码进一步了解。现在，我们为您提供免费试用的机会，让您亲身体验合思档案的强大功能和卓越效果。