在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，通过与合思合作，借助其解决方案实现了数字化转型的重大突破，显著提升报销效率。该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，构建起多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，使报销等财务工作的效率得到了极大提高。
通过试点改造，企业的财务数据自动化率达到了 91%以上。即便企业规模翻倍扩张，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人更是信心满满，表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，进一步提升报销效率。
客户背景：转型前的报销困境
这家教育服务品牌在业务发展过程中，面临着诸多亟待解决的问题，这些问题严重影响了报销效率。企业的业务、财务系统众多且相互独立，数据无法互通。结构化数据提取困难重重，电子发票的打印、查重、验伪工作不仅耗时费力，还造成了纸张的大量浪费。在报销过程中，由于系统间缺乏协同，员工需要在多个系统中反复操作，导致报销流程繁琐，效率低下。
实物存档方面，占用了大量的物理空间，并且需要专人进行管理，成本高昂。然而，即便投入了大量的人力和物力，档案损坏的情况仍时有发生，企业面临着合规风险。在报销相关档案管理上，一旦出现档案损坏或丢失，会导致报销流程中断，影响员工的报销进度和企业的财务管理。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，而且容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，需要耗费大量的时间和精力。这使得财务人员在处理报销业务时，需要花费大量的时间在档案整理和录入上，进一步降低了报销效率。
实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法多人同时借阅，导致档案资产利用率极低。员工在查找报销相关凭证时，往往需要花费大量的时间在堆积如山的纸质档案中寻找，严重影响了报销的及时性。
合思方案：精准破局提升报销效率
合思为该客户量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案，有效解决了上述问题，显著提升报销效率。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等。自动封装接口数达 40 种 +，能够广泛连接异构系统，实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。这使得企业在报销过程中，能够将各个系统中的数据进行整合，避免了数据孤岛的问题，提高了报销的准确性和效率。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等。这种多样化的传输方式，方便了企业根据不同的业务场景和需求进行选择，确保报销相关数据能够及时、准确地传输到系统中。
方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测等。其涵盖的会计类档案管理范围广泛，内部有凭证、订单等，外部有纸质发票及影像、银行电子回单等。自动归档功能使得报销相关的档案能够自动整理和归档，减少了人工操作的时间和错误率，提高了报销流程的自动化程度。
强大的规则引擎自定义搭建，能够实现亿级数据秒级调阅，穿透联查无缝衔接。电子原文件独立管理，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。这使得财务人员在处理报销业务时，能够快速准确地查找和调阅相关档案，大大提高了报销审核的效率。
方案成效：数据见证报销效率飞跃
合思的解决方案为企业带来了显著的成效，大幅提升报销效率。该方案加速了企业数字化转型，完成了企业全面数字化的“最后一公里”。档案实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工在报销时，可以通过电子借阅功能快速获取相关档案，无需再花费大量时间在纸质档案中查找，大大提高了报销的速度。
企业通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。这不仅证明了企业在财务数字化转型方面的实力，也为企业的报销管理提供了更加规范和高效的模式。
财务作业自动化率达到了 91.6%，其中合思费控占 23.2%，手动凭证占 8.4%，其他系统占 68.4%。高自动化率意味着报销流程中的大部分操作都可以由系统自动完成，减少了人工干预，提高了报销的准确性和效率。
年均处理大量会计凭证和银行回单实现线上单套制管理，节约了物理空间和维护成本。同时，也使得报销相关的档案管理更加便捷和高效，进一步提升了报销效率。
客户反馈：认可合思提升报销效率
企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这充分说明企业对合思方案带来的效果有积极预期，也体现了合思方案在提升报销效率方面的显著成效。
该企业自 2017 年建立财务共享中心起就不断推进财务数字化转型，与合思合作建设电子档案系统后取得了显著成效。这侧面反映了企业对合思的认可，也证明了合思在帮助企业提升报销效率方面的专业能力和可靠服务。
未来展望：深化合作再提报销效率
企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这将作为未来双方合作继续提升数字化水平的方向。以财务共享中心引领企业数字化运营，后续双方可在更多业务环节深化合作，进一步提升管理效能，从而持续提升报销效率。
在未来的合作中，双方可以探索更多的数字化解决方案，优化报销流程，提高报销的智能化水平。例如，进一步完善规则引擎，实现更加精准的报销审核；加强与其他业务系统的集成，实现数据的实时共享和交互等。
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