在当今数字化浪潮席卷的时代，世界 500 强旗下的教育服务品牌，凭借着强大的品牌影响力和卓越的教育资源，在教育领域熠熠生辉。然而，在财务数字化转型的道路上，这家教育巨头却遭遇了重重难题。
该企业业务广泛，拥有多个相互独立的业务和财务系统。这些系统犹如一座座信息孤岛，数据无法顺畅流通，导致结构化数据提取困难重重。电子发票的处理更是繁琐不堪，打印、查重、验伪不仅耗费大量时间和人力，还造成了纸张的极大浪费。实物存档方面，大量的纸质档案占用了宝贵的物理空间，需要专人进行管理，增加了企业的运营成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。此外，重复的纸质档案录入操作不仅耗时久，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，耗费了大量的人力和精力。提升报销效率成为了该企业亟待解决的问题。
教育巨头的财务困境
这家教育服务品牌的业务规模庞大，业务和财务系统众多。各个系统之间缺乏有效的沟通和数据共享机制，使得数据如同散落在各处的珍珠，难以串联起来。电子发票的处理流程复杂，每一张发票都需要人工进行繁琐的操作，这不仅降低了工作效率，还增加了错误率。
实物存档占用了大量的物理空间，企业需要专门的仓库来存放这些档案，并且安排专人进行管理。然而，即使如此，档案损坏的情况仍然无法避免。一旦档案损坏，企业不仅面临着数据丢失的风险，还可能因为无法提供合规的财务档案而面临监管部门的处罚。
重复的纸质档案录入工作是一项枯燥且耗时的任务。员工需要花费大量的时间将纸质档案中的信息录入到系统中，而且由于人工操作的局限性，录入错误的情况时有发生。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求严格，需要专业的人员进行操作，这进一步增加了企业的人力成本。
实物凭证与业务分散在各个系统和部门中，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕机制，无法实现多人同时借阅，这使得档案资产的利用率极低。提升报销效率迫在眉睫。
合思量身定制解决方案
合思深入了解该企业的需求和痛点后，为其提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等多个方面。通过自动封装接口 40 种以上，合思能够广泛连接异构系统，实现档案数据的应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，确保数据能够准确无误地录入系统。合思的系统具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能，实现了档案的高效管理。
会计类档案管理范围全面覆盖，包括企业内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这种全面的管理方式，合思帮助企业实现了财务档案的集中化、规范化管理，为提升报销效率奠定了坚实的基础。
方案实施步步为营
首先，合思通过自动封装接口连接企业的多个系统，将各类档案数据统一采集。这一步就像是搭建了一座桥梁，让各个信息孤岛之间实现了数据的流通。通过对数据的统一采集，企业能够更加全面地掌握财务信息，为后续的分析和决策提供有力支持。
然后，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等接口传输方式，将数据准确录入系统。在这个过程中，合思采用了先进的技术手段，确保数据的准确性和完整性。每一份档案数据都经过严格的审核和校验，确保不会出现任何错误。
接着，系统进行智能组单和四性检测。智能组单功能能够根据档案数据的特征和关联关系，自动将相关的档案组合在一起，提高了档案管理的效率。四性检测则是对档案的真实性、完整性、准确性和可用性进行全面检测，确保档案数据符合相关的法规和标准。
最后，完成电子档案管理、实物档案管理等一系列归档操作，并设置权限监控，保障档案安全。合思的系统为不同的用户设置了不同的权限，只有经过授权的人员才能访问和操作档案数据。通过这种方式，企业能够有效地保护财务信息的安全，防止数据泄露和滥用。在整个实施过程中，合思始终将提升报销效率作为核心目标，确保每一个环节都能够为企业带来实际的价值。
显著成果见证实力
实施合思的解决方案后，该企业取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构简化了会计管理流程，提高了工作效率，使得报销流程更加顺畅，大大提升了报销效率。
档案多维度穿透查询功能让企业员工能够快速准确地找到所需的档案信息。以电子借阅为主的借阅方式简便高效，大大提升了档案的利用效率。员工可以随时随地通过系统借阅档案，无需再花费大量的时间和精力去查找纸质档案。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表。实现财务数据自动化率 91% 以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在不增加大量人力成本的情况下，实现了业务的快速发展，进一步提升了报销效率。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97% 以上。这将进一步提高企业的财务管理水平，为企业的发展提供更加有力的支持。
客户盛赞合作成果
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，合思的解决方案有效解决了企业在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本。通过合思的系统，企业实现了财务数据的集中化管理，报销流程更加高效，大大提升了报销效率。
该负责人对合思的系统和服务非常满意，认为其能够满足企业不断发展的需求，助力企业加速数字化转型。合思的专业团队能够根据企业的实际情况，提供定制化的解决方案，确保方案的可行性和有效性。
他认可合思在财务数字化领域的专业能力，相信通过进一步合作，能够实现更高的自动化率和管理效能。在未来的合作中，合思将继续为企业提供优质的服务和技术支持，帮助企业不断提升财务管理水平，持续提升报销效率。
他希望与合思继续保持良好的合作关系，共同推动企业的财务管理水平不断提升。通过双方的共同努力，企业将在财务数字化转型的道路上取得更加优异的成绩。
携手合思开启转型之旅
世界 500 强旗下教育服务品牌通过合思的解决方案取得了显著的成果，其他企业也可以借鉴其经验，实现财务数字化转型。合思拥有专业的团队和先进的技术，能够为企业提供定制化的解决方案，帮助企业解决财务管理中的难题，提升报销效率。
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