在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证在接收、入账和归档等环节面临的重重困境，还能有效降低企业的运行成本和资源消耗，推动企业实现数字化与绿色化的协同转型。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。会计电子档案系统方案，合思档案正是其中的佼佼者。
金牌橱柜：传统档案管理痛点凸显
金牌橱柜家居科技股份有限公司，成立于1999年，是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”。然而，在电子档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多难题。
在档案整理环节，会计档案分散在各个系统中，数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印档案资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存储。这种繁琐的操作流程不仅耗费大量的人力和时间，还容易出现错误。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案一年，一年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到多次的档案转移和交接，增加了档案管理的复杂性和风险。
在存储环节，金牌橱柜设立了独立的档案室来存放纸质档案。在管理和利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，效率低下。会计电子档案系统方案的缺失，让金牌橱柜的档案管理工作举步维艰。
合思方案：量身定制破解难题
面对金牌橱柜的电子档案管理难题，合思为其量身定制了一套会计电子档案系统方案。
首先是统一存储。合思档案打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四种重要的会计资料进行整合，统一进行存储、制定统一标准并实施统一管理。这使得企业的会计档案数据更加集中和规范，方便了后续的查询和使用。
其次是构建完整的业务证据链。合思档案通过搭建会计资料之间的关联关系，实现了以业务为核心的证据链条。这样一来，业务和财务信息能够双向穿透，让企业的财务管理更加透明和高效。
再者是实现数据共享和一站式查阅。合思档案以聚合化、结构化和业务化的方式呈现档案数据，构建了会计资料的结构树。用户可以通过这个结构树便捷高效地查阅所需的档案信息，大大提高了工作效率。
最后是银行回单无纸化管理。合思档案能够自动采集、切割和组装海量的银行回单，实现了银行回单的全面无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和及时性。会计电子档案系统方案的实施，让金牌橱柜看到了档案管理变革的希望。
应用成果：显著成效有目共睹
金牌橱柜应用合思档案的会计电子档案系统方案后，取得了显著的成果。
在档案匹配方面，耗时减少了84%。原本繁琐的手工匹配工作被自动化的系统所取代，大大提高了工作效率。在档案查询方面，耗时减少了80%。员工可以通过系统快速准确地找到所需的档案信息，节省了大量的时间和精力。
从成本角度来看，预估每年可节省总体成本30万以上。这主要得益于无纸化管理减少了纸质文件的印刷、存储和运输成本，以及人力成本的降低。
在档案合规性方面，达到了100%。合思档案严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了档案管理的合规性和安全性。
通过多系统数据互联，金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理。这不仅提高了工作效率和准确性，还为企业的决策提供了更加可靠的数据支持。会计电子档案系统方案的成功应用，让金牌橱柜的档案管理水平得到了质的提升。
合思档案：企业价值与未来展望
合思档案为企业带来了诸多价值。它实现了自动化归档，让员工告别了重复性的繁琐工作。档案利用变得便捷高效，员工可以随时随地查询所需的档案信息。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的财务管理提供了有力的支持。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案管理将成为企业财务数智化的重要组成部分。合思作为专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
会计电子档案系统方案是企业在数字化时代的必然选择。合思档案凭借其先进的技术和丰富的实践经验，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案。未来，电子会计档案管理将在企业财务管理中发挥更加重要的作用。
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