世界500强旗下教育品牌的电子归档解决方案之路

世界500强旗下教育品牌的电子归档解决方案之路
在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数字化转型已成为众多企业的迫切需求。今天，我们聚焦于一家世界500强旗下的教育服务品牌，深入探寻其在财务数字化领域的探索历程，以及合思为其量身定制的电子归档解决方案所带来的变革与成效。

合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。面对客户在财务数字化转型方面的迫切需求，合思凭借专业的能力和丰富的经验，给出了令人瞩目的解决方案。

在深入了解该教育服务品牌的财务状况时，我们发现其面临着诸多棘手的问题。

企业内部业务和财务系统众多，且相互独立，宛如一个个信息孤岛。这导致数据难以互通，结构化数据的提取更是困难重重。以电子发票处理为例，打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。

实物存档方面，问题同样严峻。大量的实物档案占用了较多的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。然而，即便投入了如此多的人力物力，档案损坏的情况仍时有发生，使得企业面临着合规风险。

不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一个环节都需要耗费大量的精力。而且，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，多人借阅也受到限制，导致档案资产的利用率极低。

面对客户的困境，合思推出了全生命周期的电子化会计档案管理方案，为客户带来了新的希望。

该方案的档案数据来源广泛，涵盖了电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口数量超过40种，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。

接口传输方式也十分多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为不同来源的档案数据整合提供了便利。

在自动归档功能方面，合思的方案堪称完善。智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等一系列功能，为档案的规范化管理提供了全方位的保障。

会计类档案管理范围广泛，内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，都在管理范围之内。

合思在推进电子归档解决方案落地的过程中，采取了有条不紊的步骤。

首先，通过广泛连接异构系统，在不产生开发成本的情况下介入客户的多个系统，实现了档案数据的全面采集。这一步骤为后续的数据整合和管理奠定了坚实的基础。

接着，利用多样化的接口传输方式，将不同来源的档案数据进行整合。无论是电子数据还是实物档案扫描数据，都能被高效地整合到系统中，为自动归档做好准备。

在自动归档环节，按照智能组单、四性检测等步骤，对档案进行规范化管理。智能组单能够自动将相关的档案数据进行组合，提高档案管理的效率；四性检测则确保档案数据的真实性、完整性、可用性和安全性。

经过一段时间的实施，合思的电子归档解决方案为该教育服务品牌带来了显著的成果。

年均60万+会计凭证和36万+银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状的管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。

档案的多维度穿透查询功能，使得档案查阅更加简便高效。以电子借阅为主的方式，不仅提高了借阅效率，还实现了借阅过程的留痕管理，方便多人借阅。

通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。

财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案存储和管理而烦恼，降低了运营成本。

企业财务相关负责人对合思的电子归档解决方案给予了高度评价。他表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。这不仅体现了对合思方案的认可，也展现了对未来财务数字化转型的良好预期。

在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。合思凭借丰富的成功案例和专业的解决方案，能够帮助企业解决财务数字化转型中的各种问题。

合思提供免费试用，拥有灵活定价模式、强大的集成能力等众多优势，是企业财务数字化转型的可靠伙伴。如果您的企业也渴望实现财务数字化转型，不妨拨打联系电话400 – 105 – 6505，或访问网站www.hosecloud.com ，开启免费试用，让合思助力您的企业迈向财务数字化的新征程。