在当今数字化浪潮席卷的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务管理领域的关键趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措如同吹响的号角，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。电子凭证开具端已基本完成数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，即将迎来全面解决的曙光。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，企业的财务管理正面临着一场前所未有的变革。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。为了帮助企业更好地应对电子凭证数字化转型的挑战，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业内的深度应用和丰富的案例经验，合思精选了各行各业优质的“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的实践指南。接下来，让我们走进好想你健康食品股份有限公司的数字化成本控制之旅，看看合思档案是如何助力其实现财务管理的转型升级。
红枣巨头的传统管理困境
好想你健康食品股份有限公司，成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。然而，随着企业规模的不断扩大和业务的日益复杂，传统的财务管理模式逐渐成为了企业发展的掣肘。
在传统的财务管理模式下，好想你面临着诸多痛点。首当其冲的是归档难题。财务人员在进行档案归档时，需要花费大量的时间和精力去确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，确保其准确无误。然而，即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免。这不仅增加了财务人员的工作负担，还可能给企业带来潜在的风险。
其次是查找效率低下的问题。纸质档案受限于时间和空间的限制，查找起来十分困难。财务人员需要在堆积如山的档案中逐一查找所需的资料，往往需要耗费大量的时间。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了企业的工作效率。
此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。企业需要租赁专门的仓库来存放纸质档案，还需要安排专人进行管理和维护。这些费用不仅增加了企业的运营成本，还降低了企业的经济效益。好想你在传统财务管理模式下面临的这些困境，迫切需要一种新的解决方案来解决。
合思档案：精准破局数字化方案
面对好想你健康食品股份有限公司在传统财务管理模式下的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套数字化成本控制解决方案——合思档案。
- 打破数据壁垒实现同源共享
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据的同源共享。在传统的财务管理模式下，不同系统之间的数据往往存在着孤立和不兼容的问题，这给财务人员的工作带来了很大的困扰。而合思档案通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现了数据的同源。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取所需的信息，大大提高了工作效率。
例如，当财务人员需要查询某一笔业务的相关信息时，只需要在系统中输入关键词，就可以快速定位到与之相关的单据、发票、回单和凭证等信息。这种便捷的查询方式，不仅节省了财务人员的时间和精力，还提高了数据的准确性和可靠性。
- 自动组装档案提升审计效能
合思档案实现了档案的自动组装，大大提升了审计效率。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力去整理和核对纸质档案，这不仅效率低下，还容易出现错误。而合思档案通过自动化的流程，将档案数据进行自动组装，形成完整的审计档案。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提高了审计效率。
例如，在进行内部审计时，审计人员只需要在系统中输入审计条件，就可以快速生成审计报告。这种自动化的审计方式，不仅节省了审计人员的时间和精力，还提高了审计的准确性和可靠性。
- 实物高效管理精准定位查询
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配和精准定位查询。在传统的档案管理模式下，纸质档案的存放和管理往往比较混乱，查找起来十分困难。而合思档案通过建立虚拟档案库房，将纸质档案进行数字化管理，并为每一份档案分配一个唯一的二维码。查阅者只需要扫描二维码，就可以快速定位到纸质档案的存放位置。
例如，当查阅者需要查阅某一份纸质档案时，只需要在系统中输入档案编号或关键词，就可以快速找到对应的二维码。然后，通过扫描二维码，就可以在虚拟档案库房中快速定位到纸质档案的存放位置。这种高效的管理方式，不仅节省了查阅者的时间和精力，还提高了档案的安全性和可靠性。
显著成效：数据见证成本控制奇迹
合思档案为好想你健康食品股份有限公司带来的成效是显著的，通过具体的数据，我们可以清晰地看到数字化成本控制所创造的奇迹。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得好想你减少了 90%的人工耗时。原本需要财务人员花费大量时间和精力进行的档案归档、查询等工作，现在通过系统的自动化处理，大大提高了工作效率。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算管理等。
在总部接收管理耗时方面，合思档案的应用使得好想你总部接收减少了 80%的管理耗时。通过系统的实时数据共享和自动化流程，总部可以及时获取各部门的财务信息，减少了信息传递的时间和成本。同时，系统的自动化审核和审批功能，也大大提高了工作效率。
在借阅管理耗时方面，合思档案的应用使得好想你借阅管理减少了 67%的管理耗时。通过虚拟档案库房和二维码技术，查阅者可以快速定位到所需的档案，减少了查找档案的时间和精力。同时，系统的借阅管理功能，也使得借阅流程更加规范和高效。
在综合成本方面，合思档案的应用预计将为好想你减少综合成本 20 万元/年。通过减少纸质档案的使用和管理成本，以及提高工作效率所带来的间接成本降低，合思档案为好想你实现了显著的成本控制。
合思档案：引领数字化成本控制新风向
合思电子会计档案管理平台——合思档案，凭借其卓越的优势和价值，成为了企业数字化成本控制的得力助手。
合思档案实现了自动化归档，告别了繁琐的重复性工作。系统可以自动识别和分类电子凭证，将其归档到相应的文件夹中，大大提高了归档效率。同时，档案的利用也变得更加便捷高效。财务人员可以通过系统快速查询和调阅所需的档案，实现了实时调阅、同时借阅以及精准查找。
合思档案实现了档案数据的同源和透明流转。所有的电子凭证数据都存储在同一个系统中，实现了数据的共享和互通。这不仅便于企业对财务数据进行监控和分析，还提高了数据的安全性和可靠性。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。在当前经济环境下，企业面临着越来越大的竞争压力，降低成本、提高效率成为了企业生存和发展的关键。合思档案将进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。未来财务用合思，让有限更有效。
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