在当今数字化浪潮席卷的时代，数字经济正以前所未有的速度重塑着各个行业。习近平总书记在党的二十大报告中明确强调：“加快建设数字中国，加快发展数字经济，推动经济社会发展绿色化、低碳化。”这一号召犹如一盏明灯，为各行业的数字化转型指明了方向。
随着数电票试点和电子凭证会计数据标准的发布，会计管理模式迎来了全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。电子凭证无纸化的优势不言而喻，它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。
北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，敏锐地捕捉到了这一时代机遇。合思秉持着以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思正助力众多企业挖出更多净利润，在电子凭证数字化转型的道路上发挥着重要作用。
经典零食品牌的财务困境
在激烈的市场竞争中，有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌，它拥有覆盖全国的销售版图，供应链复杂，多种销售渠道并行。然而，这种多元化的业务模式也带来了一系列管理难题。该企业的管理流程跨多个系统，繁杂且低效，文档归档流程更是让人头疼不已。
差旅管理方面，差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账不仅效率低下，还难以释放财务价值。文档归档流程在这一环节就已经出现了严重的滞后和混乱。
事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化成本管控，文档归档流程也无法及时反映差旅费用的真实情况。
纸电混合的会计档案来源广、数量巨大，手工整理、查找易出错，造成高额人力物力的浪费。文档归档流程在面对如此庞大的档案数据时，显得力不从心，不仅效率低下，还容易出现错误。
合思定制解决方案
面对该企业的诸多难题，合思为其量身定制了一套无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，全面优化了文档归档流程。
在员工消费环节，员工差旅申请后可通过合思商城订购或 TMC 订购。合思商城提供对账单，TMC 也有相应的对账单，这使得消费记录清晰可查，为后续的文档归档流程提供了准确的数据支持。
财务核算、记账方面，合思设立了对账结算中心。线上可统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票后进行线下结算和手工记账。这种灵活的结算方式，大大提高了财务工作效率，也让文档归档流程更加顺畅。
档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节为 L3 级无需报销录入发票等档案。智能制档功能让文档归档流程实现了自动化和数字化，大大减少了人工操作的错误和时间成本。
该方案具有诸多特点。便捷申请方面，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印【合思费控】，员工可以轻松完成差旅申请，提高了工作效率，也为文档归档流程减轻了负担。同屏比价方面，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化【合思商城】，让财务人员能够快速准确地完成核算工作，文档归档流程也更加规范。多源采集方面，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理【合思档案】，实现了档案管理的全流程数字化，文档归档流程更加高效。
显著成果见证实力
合思的解决方案为该企业带来了显著的成果，文档归档流程也得到了极大的优化。
在差旅费用控制方面，年度节约 200 万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。这不仅体现了合思商城的吸引力，也说明企业通过合思的解决方案实现了差旅成本的有效控制。文档归档流程也能够更加准确地记录差旅费用的变化情况。
财务入账效率提升 60%。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。文档归档流程也随着财务工作效率的提升而更加高效，能够及时准确地完成财务数据的归档。
业财有机连接，实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。通过打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，文档归档流程更加严谨，确保了会计档案的真实性和可靠性。
合思方案优势与未来展望
合思的解决方案优势明显，它能够帮助企业解决财务痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，提升财务管理水平和效率。在文档归档流程方面，合思的解决方案实现了自动化、数字化和智能化，大大提高了档案管理的效率和准确性。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者。未来，电子凭证数字化转型将推动无需报销迈向 L5 级，实现全场景、全链路智能化无需报销。文档归档流程也将随着技术的发展不断优化，更加高效、便捷。
合思是一款功能强大的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，还提供定制化服务、持续更新升级等。诚邀各企业与合思合作，共同拥抱电子凭证数字化转型，开启财务数智化新时代。您可以拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可以免费试用我们的系统，亲身体验合思为您带来的文档归档流程优化和财务管理变革。
