在数字阅读领域，有这样一家知名头部品牌，它凭借丰富的内容资源和便捷的阅读体验，深受广大读者的喜爱。然而，在业务蓬勃发展的背后，该企业在财务管理方面却面临着诸多挑战。其财务管理数字化程度相对滞后，犹如一艘在波涛汹涌的大海中航行却缺乏先进导航系统的船只，难以精准掌控方向。
企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程就像一条断裂的链条，无法形成有效的闭环。这导致费用管控难以有效落地，预算超标情况时有发生，严重影响了企业的精细化管理。每个财务月，财务人员都要处理大量的单据，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴，这不仅耗费了大量的人力成本，而且效率极其低下。同时，全业务数据都要打印纸质副本进行报销、入账等操作，造成了大量的纸张浪费，还存在票据原文丢失、档案信息不完整等问题，这在一定程度上制约了企业的快速扩张。
困境剖析：文档归档流程之痛
该企业的业务背景决定了其财务管理的复杂性。随着业务的不断拓展，数据量呈爆炸式增长，而数据分散在各个系统中，使得费用管控如同雾里看花，难以把握实际情况。预算超标情况的频繁出现，就像一颗定时炸弹，随时可能影响企业的正常运营。
每个财务月处理500 + 张单据，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，如同被束缚在一个狭小的牢笼里，无法施展自己的才华。全量原始凭证与财务凭证的打印粘贴工作，耗费了大量的时间和精力，人效极低。
全业务数据打印纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，不仅造成了每月大量的纸张浪费，增加了企业的运营成本，而且票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生。业务借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，就像在茫茫大海中寻找一根针，无法适应企业快速扩张的需求，文档归档流程的繁琐和低效成为了企业发展的绊脚石。
精准施策：合思解决方案登场
面对该企业在财务管理方面的困境，合思带来了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，犹如一盏明灯，照亮了企业财务数字化转型的道路。
该方案助力企业完成业财平台建设，确保财务准确性，能够顺利通过审计，符合上市要求。通过合思的方案，企业的财务及时性得到了显著提升，结账时间从T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5，大大提高了财务工作效率。
合思的方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，体现了企业管理以人为本的理念。这不仅减轻了员工的负担，还提高了员工的工作积极性。
同时，方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，优化了文档归档流程，让企业在环保的同时，也降低了运营成本。
精细部署：解决方案实施之路
合思与企业紧密合作，构建了精细的系统服务商的选型模型，就像一位经验丰富的建筑师，精心设计着每一个细节，最终确定了最适合企业的合作方案。
在实施过程中，合思为企业提供了全方位的技术支持和服务。从系统的部署、调试到优化，每一个环节都一丝不苟。合思的技术团队就像一群技艺精湛的工匠，精心打造着这个数字化的财务管理系统。
为了确保员工能够熟练使用新系统，合思对企业员工进行了专业的培训。培训过程中，合思的培训师耐心细致地讲解每一个操作步骤，就像一位和蔼可亲的老师，引导着学生们掌握新知识。
合思还持续关注系统的运行情况，及时解决出现的问题，保障系统的稳定运行。他们就像一群忠诚的卫士，守护着企业财务管理系统的安全。在这个过程中，文档归档流程也得到了进一步的优化和完善。
显著成效：实施方案硕果累累
实施合思的解决方案后，企业在多个方面取得了显著的成果。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率，通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，文档归档流程变得更加高效便捷。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证了财务档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，文档归档流程更加规范合规。
客户赞誉：合思方案获高度认可
企业对合思的解决方案给予了高度评价。企业表示，合思的解决方案有效解决了他们在财务管理方面的痛点，提升了财务管理的效率和水平。员工对无需垫资、无需报销的模式非常满意，工作体验得到了极大改善。管理层认为合思的方案助力企业实现了数字化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。企业对合思的专业服务和技术能力给予了高度评价，认为合思是值得信赖的合作伙伴，在优化文档归档流程方面发挥了重要作用。
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