在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为行业发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同催化剂，加速推动我国电子凭证改革驶入快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代的正式来临。
然而，传统的企业档案整理方式仍以纸质档案管理为主，存在着诸多难以忽视的痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，工作人员需耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，仍难以避免档案遗失的情况发生。而且，纸质档案受时间和空间的限制极大，查找一份档案往往需要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等高效操作。此外，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求极高，成本居高不下。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，远远无法满足现代企业的管理要求。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，助力企业实现数字化和绿色化的协同转型。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业档案整理带来了全新的解决方案。
合思档案：科技赋能企业档案整理新时代
北京合思信息技术有限公司创立于2014年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。公司凭借敏捷的财务收支管理平台，帮助众多企业挖掘出更多的净利润。自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，并始终秉承以客户为中心的服务理念，在多地设立了研发中心和直营服务网络。
早在2017年，合思就推出了电子会计档案平台“易会档”产品。2020年，该产品全面面向市场，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。经过不断的发展和升级，2023年“易会档”正式升级为「合思档案」，并深耕企业“单套制”落地最佳实践。到了2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中的闭环管理。合思档案的诞生与发展，是合思公司在企业档案整理领域不断探索和创新的成果，为企业的数字化转型提供了强有力的支持。
合思档案核心功能：全生命周期管理企业档案整理
合思档案具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的显著特点，能够实现电子会计档案全生命周期的管理。其涵盖的功能丰富多样，贯穿了企业档案整理的各个环节。
在智能采集环节，合思档案拥有开放式接口互联的强大优势，企业可以自主采集所需的档案信息。同时，它还支持大文件自动切割，对于数电票能够实现自动化解析。无论是借助外部生态如OCR识别、RPA技术，还是内部系统如EAI插件、API接口等，都能高效地完成档案的采集工作。
预归档服务方面，合思档案集成了多种服务，包括规则引擎、元数据服务等。通过这些服务，能够对采集到的档案信息进行有效的预处理，确保档案的准确性和规范性。
基础管理是企业档案整理的重要环节。合思档案提供了全面的基础管理功能，包括档案存储、检索、借阅、销毁等。在档案存储方面，能够确保档案的安全和长期保存；在检索功能上，支持多维检索和一站式预览，让用户能够快速找到所需的档案；借阅管理方便快捷，支持在线借阅和异构系统联查；档案销毁也遵循严格的流程，确保企业信息的安全。
档案服务则进一步拓展了合思档案的应用价值。它提供辅助审计、项目管理、统计分析等服务，为企业的决策提供有力的数据支持。例如，在辅助审计方面，合思档案能够智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件，大大提高了审计的效率和准确性。
合思档案应用案例：多行业见证企业档案整理成效
合思档案在不同行业都有着广泛的应用，为企业的档案整理带来了显著的成效。
好想你健康食品股份有限公司在使用合思档案后，企业档案整理工作得到了极大的优化。减少了90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少了80%，借阅管理耗时减少了67%，预计每年可减少综合成本20万元。通过打破数据壁垒，实现了数据同源，一键联查提升了工作效率；自动组装功能便于审计，提升了审计效率；借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置。
COMMUNE幻师上线合思的电子会计档案管理系统后，实现了自动化归档和财务数据分析。在企业档案整理方面，减少了50%的人力成本，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达5000万元，报销效率提升了300%。
云海肴通过合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率80%。在企业档案整理上，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，节省了打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%，成功落地了精细化运营的财务中台，业财融合达成80%，100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了四证；搭建了业务证据链，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅；银行回单无纸化管理，大大提升了企业档案整理的效率和质量。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必然趋势，合思档案能够帮助企业解决传统纸质档案管理的痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了良好的效益。企业若想紧跟行业趋势，开启财务数智化转型，不妨选择合思档案。
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