合思档案：引领电子会计档案管理新时代，保障档案存储安全

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。

在这一背景下，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度应用与案例经验，发布的《电子会计档案实践案例集》具有极高的参考价值和借鉴意义，为企业的电子会计档案管理提供了宝贵的经验和方向，同时也为档案存储安全提供了有力的保障。

企业电子会计档案管理痛点剖析

在电子会计档案管理方面，众多企业面临着诸多痛点，档案存储安全问题尤为突出。
好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受时间和空间的限制，查找时要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求巨大，成本高昂。更为关键的是，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，无法确保数据安全可用，难以满足企业对档案存储安全的管理要求。

COMMUNE幻师也面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本居高不下，门店报销周期长达2个月。同时，缺乏对电子会计凭证文件的有效管理手段，这不仅增加了管理成本，也给档案存储安全带来了隐患。

云南菜品牌连锁经营同样深受纸质档案管理之苦。纸质档案打印成本高，多地直营门店大量的收款回单和财务凭证需要打印后归档。档案存储成本也不容小觑，档案存储耗费大量的档案盒、档案柜等资源，电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险，严重影响了档案存储安全。此外，纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。

金牌橱柜家居科技股份有限公司在会计档案整理环节，档案散落于各系统，数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架。在保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理。存储环节则是独立档案室管理，存放纸质档案。在管理利用环节，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，不仅效率低下，而且无法保障档案存储安全。

合思档案整体解决策略揭秘

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位财务数智化服务，有力地保障了档案存储安全。
合思档案实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，有效解决了电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的问题。通过开放式接口互联，自主采集档案数据，智能关联、自动组装档案，精准权限管控、灵活扩展档案目录，多维检索、一站式预览档案等功能，实现了全流程合规化、自动化、数字化管理，从根本上保障了档案存储安全。
合思档案围绕电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务四个环节，为企业提供全面的解决方案。在智能采集环节，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行档案数据的采集，确保数据的准确性和完整性，保障档案存储安全。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行预处理，为后续的管理和利用奠定基础。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，确保档案的安全存储和合理利用。档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持，同时也进一步保障了档案存储安全。

合思档案核心模块深度解析

从功能蓝图来看，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。它涵盖了电子会计档案全生命周期管理的采集、制、管、用四个环节，为档案存储安全提供了全方位的保障。
智能采集通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）、内部系统（如EAI插件、API接口等）进行，能够快速、准确地采集档案数据。预归档服务包括集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的数据进行初步处理和分类，确保数据的规范性和一致性，有利于档案存储安全。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等，通过科学的管理方法和技术手段，保障档案的安全存储和合理利用。档案服务包含辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持，同时也进一步保障了档案存储安全。
在业务层上，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统包括财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层有辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。各个层次相互关联、相互协作，共同保障了档案存储安全。
档案采集模块采用开放式接口互联、自主采集方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，确保了档案数据的准确采集和高效处理，为档案存储安全提供了坚实的基础。档案制档模块实现智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的规范性和完整性，进一步保障了档案存储安全。

合思档案竞争优势凸显

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有充足的资金和技术实力支持产品的研发和升级，能够不断提升产品的性能和功能，保障档案存储安全。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够为客户提供及时、全面的服务，确保客户在使用合思档案的过程中遇到的问题能够得到及时解决，保障档案存储安全。
合思档案成长历程丰富，2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。丰富的成长历程使得合思档案在电子会计档案管理领域积累了丰富的经验，能够更好地保障档案存储安全。
合思档案能够实现自动化归档，告别重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，同时也为档案存储安全提供了有力的保障。

合思档案成功案例展示

众多企业在使用合思档案后，取得了显著的成效，档案存储安全也得到了有效保障。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的智能管理，档案的存储和查找更加便捷，有效避免了档案遗失的风险，保障了档案存储安全。
COMMUNE幻师通过上线电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。电子会计档案管理系统的应用，使得档案的存储更加安全、高效，保障了档案存储安全。
云南菜品牌连锁经营借助合思档案，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单；财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据一目了然；业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年；财务提效90%。合思档案的应用，不仅降低了成本，提高了效率，还保障了档案存储安全。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。合思档案的智能化管理，使得档案的存储和利用更加规范、安全，保障了档案存储安全。

合思服务体系保障无忧

合思在全国22个城市设有直营服务网络，能够为当地客户提供近距离、高效的服务。通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，扩大了服务范围，确保更多企业能够享受到合思的服务。在档案存储安全方面，合思的服务网络能够及时响应客户的需求，为客户提供专业的技术支持和解决方案。
合思秉承以客户为中心的服务理念，从研发到售后，全程关注客户需求，为客户提供优质的产品和服务。合思档案的电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理，为企业提供全流程的服务保障，进一步保障了档案存储安全。

合思档案在电子会计档案管理领域取得了丰硕的成果，帮助众多企业解决了电子会计档案管理的痛点，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。《电子会计档案实践案例集》能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善产品，为更多企业提供优质的财务数智化服务和电子会计档案解决方案。随着电子凭证数字化转型的加速，合思档案有望在未来发挥更大的作用，助力更多企业实现财务数智化升级，保障档案存储安全。如果您想体验合思档案带来的高效、安全的电子会计档案管理服务，不妨免费试用一下。