在当今数字化浪潮席卷的商业世界中，企业的财务管理正经历着深刻的变革。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，这家成立于1999年的国内高端整体厨柜及定制家居专业服务商，凭借国家认定厨房工业设计中心和“智能制造示范企业”的殊荣，在全球拥有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，92家归档主体，企业人数6000+。然而，庞大的业务规模也带来了巨大的财务档案管理挑战。其年记账凭证量高达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张。传统的财务档案管理模式下，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。如此高昂的时间和成本代价，让金牌橱柜急需一种高效的解决方案，而合思带来的发票自动化解决方案，正是破局之钥。
金牌困境：传统档案管理痛点凸显
- 财务档案管理现状
在财务档案管理方面，金牌橱柜的现状并不乐观。在整理环节，会计档案散落于各个系统，犹如一盘散沙，档案数据难以得到有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，繁琐的流程耗费了大量的人力和时间。在保管环节，财务临时保管1年，1年后移交综合档案管理，增加了档案流转的复杂性。存储环节采用独立档案室管理，存放纸质档案，不仅占用大量空间，还存在档案损坏、丢失的风险。在管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时，人工逐一翻查，效率低下且容易出错。 - 痛点分析
传统的财务档案管理模式已经无法满足金牌橱柜快速发展的需求。数据分散导致信息难以整合和共享，增加了管理成本和风险。手工操作不仅效率低下，还容易出现人为错误，影响档案的准确性和完整性。纸质档案的存储和管理需要大量的空间和资源，随着业务的增长，成本不断攀升。这些痛点严重制约了金牌橱柜的财务管理效率和企业发展。
合思妙计：发票自动化解决方案登场
- 统一存储：打破数据孤岛
合思为金牌橱柜提供的解决方案首先从统一存储入手。通过发票自动化技术，打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，统一储存，统一标准，统一管理。就像将分散在各地的珍珠串成一条美丽的项链，让财务数据变得有序和易于管理。这样一来，企业可以更加高效地利用财务数据，为决策提供有力支持。 - 业务证据链完整：业财一体双向穿透
搭建会计资料之间的关系是合思解决方案的另一个重要亮点。通过发票自动化，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。这意味着财务数据不再是孤立的数字，而是与业务活动紧密相连，形成一个完整的证据链。企业可以从财务数据追溯到业务源头，也可以从业务活动查看相关的财务信息，实现了财务与业务的深度融合。 - 数据共享：一站式查阅
为了提高档案查阅的效率，合思提供了数据共享的功能。以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。工作人员无需在各个系统中查找数据，只需在一个平台上即可快速找到所需的档案信息，大大节省了时间和精力。这种便捷的查阅方式，让财务工作更加高效。 - 银行回单无纸化：降本增效
海量银行回单的管理一直是企业财务的难题之一。合思的发票自动化解决方案实现了银行回单的无纸化管理。通过自动采集、切割、组装，银行回单不再需要打印和手工处理，实现了全面无纸化。这不仅减少了打印成本和存储空间，还提高了数据的准确性和安全性，助力企业降本增效。
方案落地：借助合思平台开启变革
- 合思档案平台优势
合思档案平台具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点，为金牌橱柜的财务档案管理转型提供了有力支持。该平台提供电子会计档案全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。金牌橱柜可以借助这些功能，实现发票自动化解决方案的落地。 - 实施步骤
在实施过程中，金牌橱柜首先借助合思档案平台进行数据的采集和整合。将各个系统中的会计档案数据统一导入平台，实现数据的集中管理。然后，通过平台的智能处理功能，对数据进行清洗、分类和存储，建立完整的财务档案数据库。在档案管理方面，利用平台的预归档服务和基础管理功能，实现档案的规范化管理。最后，通过平台的档案服务功能，为企业提供便捷的查阅和利用服务。
成效显著：金牌橱柜收获满满
- 效率提升
金牌橱柜使用合思解决方案后，取得了显著的成效。档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。工作人员不再需要花费大量时间进行手工匹配和查找档案，工作效率得到了极大的提升。这使得财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业的发展提供更好的支持。 - 成本降低
预估节省总体成本30万+/年，这是合思解决方案为金牌橱柜带来的实实在在的经济效益。通过发票自动化，减少了打印成本和存储空间成本，同时提高了工作效率，降低了人力成本。这些成本的节省，为企业的发展提供了更多的资金支持。 - 合规性增强
档案合规性达100%，这是合思解决方案在保障企业合规运营方面的重要体现。通过统一存储、业务证据链完整和数据共享等功能，确保了财务档案的准确性和完整性，满足了相关法规和监管要求。这为企业的稳定发展提供了坚实的保障。
高度评价：金牌橱柜认可合思方案
金牌橱柜对合思的解决方案给予了高度评价。合思的发票自动化解决方案有效解决了金牌橱柜在财务档案管理方面的难题，提高了工作效率，降低了成本，实现了档案管理的合规化和数字化。这为企业的发展提供了有力支持，让金牌橱柜在激烈的市场竞争中更加从容。合思的专业团队和先进的技术，为金牌橱柜的财务转型提供了可靠的保障。
在当前经济环境下，越来越多的企业面临着财务档案管理的挑战。合思作为一家为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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