在数字浪潮席卷而来的当下，电子凭证的数字化转型已成为时代的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了发展的快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然拉开帷幕。
在这场数字化转型的大潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。同时，基于合思档案在行业应用中的深度探索与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料。接下来，让我们一同走进金牌橱柜家居科技股份有限公司的电子凭证数字化转型之旅，深入了解合思档案的卓越解决方案与显著成果。
金牌橱柜：传统档案管理的困境突围
金牌橱柜家居科技股份有限公司自 1999 年成立以来，一直深耕于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是行业内当之无愧的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内享有盛誉。然而，在传统的会计档案管理方面，金牌橱柜却面临着诸多挑战。
在整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，导致档案数据难以有效利用。工作人员不得不逐一打印凭证、手工进行匹配、仔细组装、认真装订，最后再上架存储。这一系列繁琐的操作不仅耗费了大量的人力和时间，还容易出现人为错误，严重影响了工作效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案 1 年，1 年后再移交至综合档案管理部门。这种分段式的保管方式增加了档案管理的复杂性和风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。但随着业务的不断发展，纸质档案的数量与日俱增，不仅占用了大量的空间，还增加了管理成本和安全风险。电子发票合规性在这样的传统档案管理模式下，也面临着诸多挑战。
合思档案：量身定制的数字化解决方案
面对金牌橱柜的诸多痛点，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套全面的解决方案。
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统一存储：打破数据壁垒
合思档案打破了数据孤岛的限制，将凭证、单据、合同、回单等四类重要数据进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就如同将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让原本分散的数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以更加高效地利用档案数据，提高工作效率和决策的准确性，同时也为电子发票合规性提供了有力的保障。 -
业务证据链完整：构建业财一体桥梁
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，真正做到了业财一体双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务的角度出发，全面了解每一笔交易的来龙去脉，确保财务数据与业务数据的一致性和准确性。在电子发票合规性方面，完整的业务证据链可以帮助企业更好地应对税务审计等监管要求，降低合规风险。 -
数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅体验。用户只需通过简单的操作，就可以快速准确地找到所需的档案信息，大大提高了查阅效率。这种便捷的查阅方式不仅节省了时间和精力，还提高了工作的准确性和及时性，有助于企业更好地管理电子发票合规性。 -
银行回单无纸化：降本增效新突破
对于海量的银行回单，合思档案实现了自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这一举措不仅减少了纸张的使用，降低了企业的运营成本，还提高了数据处理的效率和准确性。通过银行回单无纸化，企业可以更好地管理资金流动，提高财务管理水平，同时也为电子发票合规性提供了更加可靠的支持。
显著成效：金牌橱柜的数字化转型硕果
在合思档案的助力下，金牌橱柜在电子凭证数字化转型方面取得了显著的成效。
在档案匹配方面，耗时减少了 84%。原本繁琐的手工匹配工作如今变得轻松高效，大大节省了人力和时间成本。工作人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，提高了整体工作效率。
在档案查询方面，耗时减少了 80%。用户可以通过合思档案的一站式查阅功能，快速准确地找到所需的档案信息，无需再花费大量时间在纸质档案中查找。这不仅提高了工作效率，还提高了信息的及时性和准确性。
在成本节省方面，预估每年可节省总体成本 30 万以上。通过统一存储、业务证据链完整、数据共享和银行回单无纸化等措施，企业减少了纸张、人力、存储空间等方面的成本支出，实现了降本增效的目标。
在档案合规性方面，达到了 100%。合思档案实现了财务档案「采制管用」全生命周期的全流程合规化、自动化、数字化，确保了企业的电子发票合规性。自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的合规经营提供了有力保障。
合思档案：引领电子凭证数字化转型潮流
合思档案在电子凭证数字化转型中发挥着至关重要的作用。它实现了财务档案全生命周期的全流程合规化、自动化、数字化，让企业告别了繁琐的手工操作，提高了工作效率和准确性。自动化归档功能让企业摆脱了重复性工作的困扰，档案利用更加便捷高效。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，共同实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。在电子发票合规性日益重要的今天，合思档案为企业提供了一个可靠的解决方案，帮助企业更好地应对数字化转型的挑战。
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