在当今数字化浪潮中，行业发票管理正经历着前所未有的变革。随着2025年数电票全覆盖目标的临近，企业财务档案管理面临着全新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票要求经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还需写入财务入账信息。这一切都表明，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业各层级人员在传统会计档案管理中都面临着诸多痛点。企业高管头疼于纸质档案管理成本高昂，不仅储存占地大，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程繁琐至极，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销流程中，纸质票据的留存和上交也极为繁琐。
传统会计档案管理存在着多方面的问题。显性成本居高不下，如纸质凭证输出的耗材成本、档案室和档案柜等存储空间的需求，都给企业带来了沉重的负担。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作不仅浪费人力，而且查询调阅的条件颗粒度粗糙，数据无法得到有效利用。此外，还存在着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素也可能导致纸质档案损坏。
值得庆幸的是，国家政策对电子会计档案管理给予了大力支持，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案产品正是顺应这一时代需求而生。
合思档案：一站式解决方案，满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过线上一套电子数据进行管理，财务档案的证据链完整，能够全面反映企业的经营业务。纸质原文件可以混序归档，随到随归，无需排序及组装，大大提高了效率。同时，会计档案无需打印，确保了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案为企业提供了更大的灵活性。它可以自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它能够依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。此外，该方案还创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
核心功能与优势：科技赋能，卓越体验
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多源采集：灵活高效，满足多样需求
合思档案的多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制了系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，真正做到了灵活高效。 -
智能制档：精准匹配，提升工作效率
智能制档功能是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可以可视化配置。不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了90%的人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式版式文件：轻量灵活，降低成本
专用格式版式文件能够自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。同时，它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，档案的可扩展性更强，更加“灵活”。 -
双模式检测：严格把关，保障数据质量
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的行业发票管理提供了可靠的保障。
应用场景与案例：实践验证，成效显著
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案例一：高效管理海量单据
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。通过合思档案的应用，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据指标显示，凭证总量达到14W +、单据总量达到50W +，某月入库数据加载仅需30s、关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达到350亿次、单据与单据关联次数达到800亿次。 -
案例二：集团型企业标准化管理
某集团型企业存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。该企业的整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。 -
案例三：解决档案分散查询难题
某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；业务检测方案精细化至元数据层级；跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。通过合思档案的应用，该企业实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。 -
案例四：民办教育集团流程简化
某民办教育集团存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建了全业务版式文件自动生成及归档；电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档。该集团以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求以进行产品迭代，帮助企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思在全国多地设有服务地点，提供专业的服务支持。联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，见证了其卓越的效果。企业可放心选择合思档案开启行业发票管理的新篇章，现在就可以免费试用，体验合思档案带来的便捷与高效。
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