合思档案：智能发票识别引领企业会计档案管理新变革

在当今竞争激烈的商业环境中，企业的会计档案管理面临着诸多棘手的问题。对于企业高管而言，纸质档案管理就像一座沉重的大山。不仅每年在纸质档案的存储和维护上要花费巨额成本，占据大量的办公空间，而且档案数据杂乱无章，没有进行有效的汇总整理，难以从中挖掘有价值的信息用于企业决策。财务人员则深陷于海量的档案数据之中，整理档案的工作枯燥且繁琐。他们需要手动逐一匹配、核对确认档案信息，时间都耗费在了这些重复性的低价值工作上，工作热情也被消磨殆尽。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，复杂的流程让他们疲于应对。

同时，企业还面临着高显性成本和高隐形成本的双重压力。纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室和档案柜等存储空间需求巨大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法得到有效利用。这些问题严重制约了企业的发展，如何解决会计档案管理的痛点，成为了企业亟待解决的问题。

合思档案：一站式整体解决方案

合思档案凭借其先进的技术和丰富的经验，为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，就像一把万能钥匙，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现智能发票识别，让发票、回单、凭证、单据、自定义档案自动匹配、应收尽收。

对于CEO/高管来说，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理。通过智能发票识别等功能，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它就像企业的智囊团，帮助企业在数字化转型的浪潮中降本增效，实现绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，能够告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。智能发票识别功能让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率，就像给他们配备了一个得力的助手。

对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。通过智能发票识别等技术，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

核心功能亮点：智能科技赋能档案管理

• 多源采集：灵活采数，精准汇聚
  合思档案的多源采集功能，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成。它就像一个智能的数据收集器，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，通过智能发票识别技术，支持多种便捷手动数据补录方式，确保数据的全面采集。

• 智能制档：自动关联，精准检测
  智能制档功能是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证，通过智能发票识别后自动关联匹配及组装。它能够整合零散数据形成完整的业务链组合数据，还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化。此外，有“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，就像一个严谨的档案管家。

• 档案管理：精准管控，灵活扩展
  合思档案的档案管理功能权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，为企业提供了个性化的档案管理方案。

• 档案应用：多维检索，一站式服务
  档案应用功能提供多维检索满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。通过智能发票识别技术，实现一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，为企业提供了便捷的档案应用体验。

企业收益：降本增效，数据增值

企业使用合思档案能够获得显著的收益。首先是显著的降本增效，通过智能发票识别等功能，彻底告别传统手工归档，档案不打印，能节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。就像给企业“收紧了钱袋子”，让企业的每一分钱都花在刀刃上。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。它还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

典型应用场景：多场景适配，精准服务

• 数电票场景：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。通过智能发票识别技术，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，让企业在数电票管理上更加高效、合规。

• 实物备查场景：创新管理，便捷利用
  在“纸电混合”阶段，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。智能发票识别技术助力实现实物档案全流程线上化管理，如打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配，支持集团共享、批量作业，还具有极简管理、低碳环保的特点，为企业的实物档案管理提供了创新的解决方案。

• 大数据处理场景：高效处理，释放价值
  数电票时代企业内外部产生的电子数据呈爆发式增长，合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节。智能发票识别技术在其中发挥重要作用，提高档案管理效率、释放档案数据价值，支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，具备动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理等数据提取能力，实现元数据级检索、海量数据秒级查询，拥有海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

• 共享调阅场景：精细查询，便捷共享
  合思档案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。通过智能发票识别技术，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应的便捷查询方式，实现档案数据的高效共享。

成功应用案例：实力见证，成效显著

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过智能发票识别等功能，提供多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄的解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，节约了企业的显性成本。

世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案的单套制管理方案，利用智能发票识别技术，实现安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态；业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性；单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效显著，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，保管环节财务临时保管1年，1年后移交综合档案室管理，存储环节独立档案室管理、存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，以及会计档案散落各系统、档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主、实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案，借助智能发票识别技术，包括数据集成方案，广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收；业务检测方案，精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配；跨系统调阅方案，通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，实现统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、系统独立数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力、浪费纸张；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，受环境因素影响或保管不善，导致不同程度的损坏，企业面临风险；整理环节财务账表归档装订复杂，不断重复进行档案录入的操作，耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，多系统翻查原始单据、附件、纸质凭等，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案的单套制管理方案，运用智能发票识别技术，包括数据集成方案，按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围；智能化制档方案，按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理，电子原文件独立式管理与凭证组合式管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效显著，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，企业的会计档案管理问题亟待解决。合思档案秉持以客户为中心的服务理念，凭借智能发票识别等先进技术，能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。众多知名企业如广东某高校、中交集团、海亮教育科技服务集团等都已选择合思档案，实现了会计档案管理的高效化和合规化。现在就行动起来，选择合思档案，您可以免费试用，让您的企业在会计档案管理上领先一步，实现降本增效、合规经营和低碳运营。