合思档案：破解数电票时代财务档案管理难题

在数字化浪潮的推动下，数电票正以前所未有的速度在企业财务领域扩张。相关规划显示，2025年要完成数电票全覆盖，这一趋势让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业需要专业的“电子会计档案管理平台”，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。

在纸电混合时代，企业财务档案管理的现存痛点如同乌云般笼罩着企业的发展。企业高管面临着诸多困扰，纸质档案管理成本花费巨大，不仅需要购置大量的档案室和档案柜，占据了大量的空间，而且档案数据没有汇总整理，难以进行有效的分析利用，在财务合规检查中，往往难以快速准确地提供相关档案数据。财务人员则深陷档案数据量大的泥潭，整理档案耗费大量时间，需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，在面对财务合规检查时，容易因为人为疏忽导致数据不准确。业务人员在出差、招待后报销时，纸质票据留存再上交流程繁琐，耗费时间，也影响了财务档案管理的效率和准确性。

企业在财务档案管理方面还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的大量需求；高隐形成本表现为手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险则包括电子会计凭证文件无有效管理手段，以及不可抗力导致纸质档案损坏等。尽管国家政策支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了有效的解决方案。

合思档案：全方位定制化解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，大大提高了档案管理的效率和准确性，在财务合规检查中能够快速提供完整准确的档案数据。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是一位得力的助手。它能沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。同时，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，让企业在财务合规检查中更加从容自信。

对于归档员/财务来说，合思档案是他们摆脱繁琐工作的利器。它可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析。让财务人员轻松完成档案管理，提高档案利用效率，在财务合规检查中能够快速准确地提供所需档案。

对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率和准确性，确保财务合规检查的顺利进行。

合思档案：核心功能铸就强大优势

• 多源采集：灵活高效的数据获取
  合思档案具有强大的多源采集功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活多样的采集方式，确保了企业在财务合规检查中能够获取全面准确的档案数据。

• 智能制档：高效精准的档案组装
  智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少90%人工匹配工作量。此外，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，为财务合规检查提供了有力支持。

• 档案管理：精细规范的权限管控
  在档案管理方面，合思档案做到了精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。系统规范预置档号，根据国家发布的档案行业标准中《DA/T 13 – 2022档号编制规则》，系统规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持根据企业制度自主排列、扩展等，确保了档案管理的规范性和准确性，有利于财务合规检查的顺利开展。

• 档案应用：高度融合的多维体验
  合思档案实现了电子与实物档案高度融合。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。还具备多场景档案应用，如外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等，档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，为财务合规检查提供了便捷高效的档案查询和应用方式。

合思档案：实际应用彰显卓越成效

• 某大型企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量达2.6亿，面临会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰明了，档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化，企业成本降低。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次，在财务合规检查中能够快速准确地提供所需数据。

• 某集团型企业：标准化落地合规发展
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。合思档案采用单套制管理方案，安全合规存储，OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。业务完整性检测，系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。单套制落地，混序归档 + 银行回单分类归档，以单套制推进档案无纸化。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，在财务合规检查中能够确保档案的合规性和完整性。

• 某企业：打破数据孤岛提升效率
  某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节逐一打印、手工匹配等，保管环节财务临时保管后移交综合档案室，存储环节独立档案室存放纸质档案，管理方式以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查，人工逐一翻查，还存在会计档案散落各系统、档案数据未有效整理利用、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。合思档案采用单套制管理方案，数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等。业务证据链完整，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透，还原业务全貌。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，在财务合规检查中能够快速准确地提供完整的档案数据。

• 某教育集团：简化流程高效管理
  某中国最大的K12民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力且浪费纸张。存储环节实物存档占用空间，需专人管理且易损坏。整理环节财务账表归档装订复杂，操作重复、耗时长易出错。利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时，无系统留痕，无法多人借阅。合思档案采用单套制管理方案，数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理，完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，在财务合规检查中能够快速准确地提供所需档案数据。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人已选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营。

合思档案具有强大的功能和显著的优势，能为不同角色的人员带来价值，通过多个实际应用案例也证明了其能有效解决企业财务档案管理的各种问题，帮助企业提升管理效率、降低成本。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，获取更多信息，还可免费试用，开启财务档案管理数字化转型之旅。