云计算财务服务助力企业财务档案管理数智化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各个行业快速扩张。相关政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新的挑战，信息化建设的短板亟待弥补。

在收票政策上，多项政策赋予了电子会计档案和电子凭证合法的法律效力，要求在2022年底前实现电子发票无纸化报销、入账、归档、存储等。而在开票方面，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。因数电票管理要求特殊，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。例如，数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息。

然而，在纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。企业高管要面对纸质档案管理成本高、储存占地大，档案数据难以分析利用的难题；财务人员需要手动逐一匹配、核对确认大量档案数据，工作枯燥且繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费大量时间。此外，企业在纸质档案管理上还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏。

面对这些痛点，云计算财务服务中的合思档案应运而生，为企业提供了专业的解决方案。

合思档案——企业财务档案管理的良方

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案。这就如同为企业配备了一套全方位的档案管理工具箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题。据统计，它可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%，管理合规性达100%。它打破了物理空间的限制，企业人员可在线自由调阅档案。同时，它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索，就能快速定位相关档案。此外，合思档案融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

合思档案功能概览

合思档案的功能丰富多样，其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

电子会计档案全生命周期管理涵盖智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务、统计分析和应用层等环节。在智能采集方面，它包括外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的EAI插件、API接口等；预归档服务有自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、账套管理等；档案服务包括身份调查、全文检索等；统计分析涵盖进销项统计、资金统计等；应用层则有辅助审计、证据方案库等。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式。智能制档通过规则引擎实现会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

合思档案核心亮点

合思档案具备广泛连接的能力，它能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。这就像是一张庞大而细密的网，将企业各个业务环节的财务数据都紧密地联系在一起。

它可实现100%自动归档，拥有强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。在当今追求高效的时代，这无疑为企业节省了大量的人力和时间成本。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统，其电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，满足电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力等相关政策规定。企业使用合思档案，无需担心合规性问题。

此外，它拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。就如同一位不断学习和进化的智者，始终能跟上时代的步伐。

合思档案产品价值体现

合思档案带来了显著的降本增效，帮助企业更有效的“收紧钱袋子”。它让企业彻底告别传统手工归档，档案无需打印，既节约了成本，又提高了效率。

它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。这使得企业的财务数据能够更加流畅地在各个环节流转，实现了数据的无缝对接。

合思档案让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。企业可以通过对档案数据的分析和挖掘，做出更加科学合理的决策。

它还实现了资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。企业的各个部门之间可以更加高效地协作，提高整体运营效率。

合思档案典型使用场景

对于CEO/高管来说，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。同时，它还能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

归档员/财务使用合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们能够轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计而言，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案成功案例

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化等解决方案。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，如业务+财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效档案管理问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

合思档案市场定位与差异化优势

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它创立于2014年，致力于云产品服务的创新，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它提供领先的单套制解决方案，符合全新数字化时代下适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地应对数电票管理要求的特殊性。此外，合思档案具有独特的业务检测功能，基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅，可追溯。

合思档案作为云计算财务服务的杰出代表，助力企业解决“纸+电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的深入，合思档案将持续迭代升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务。

如果您想让企业实现财务档案管理的数智化转型，不妨立即联系合思。您可以拨打400 – 105 – 6505，访问www.hosecloud.com，或通过微信公众号和小程序了解更多。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的新篇章。