合思档案：开启企业电子会计档案管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年数电票将实现全覆盖，这使得企业财务档案管理直接面对新的考验，信息化建设的短板亟待弥补。数电票有着特殊的管理要求，如必须经过验签、解析，并以XML格式存档等。企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

与此同时，在纸电混合的时代背景下，企业不同角色也面临着各自的难题。企业高管常常为纸质档案管理成本高昂而烦恼，大量的纸质档案不仅占据了大量的存储空间，而且档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析和利用。财务人员则深陷于海量档案数据的整理工作中，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁琐，耗费了大量的时间和精力。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交的流程十分繁琐，浪费了不少时间。此外，纸质档案还存在着诸多问题，包括高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、需要大量的档案室和档案柜等存储空间；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏等。

面对这些难题，合思档案应运而生，为企业提供了全面而专业的解决方案。

多元角色专属方案：精准赋能企业管理

• 为CEO/高管：数据驱动决策，引领企业转型
  对于企业的CEO和高管来说，合思档案能够帮助他们沉淀数据资产，保障合规管理。通过提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据的价值，合思档案助力企业实现决策的数智化。在数字化转型的征程中，合思档案能够提升财务服务效率，帮助企业打响数字化转型的决胜之战。借助数字化手段，企业可以节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

• 为归档员/财务：高效智能办公，告别繁琐重复
  对于归档员和财务人员而言，合思档案能够显著提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

• 为外部审计：在线便捷审计，高效协同工作
  对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。

强大功能概览：构建全面档案管理体系

• 智能采集：多渠道融合，数据精准汇聚
  合思档案具有强大的智能采集功能。外部生态通过规则引擎、业务映射等方式实现数据采集，内部则通过EAI插件、API接口等方式，支持多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。同时，还支持手动采集和自主补录，确保数据采集的全面性和灵活性。

• 智能制档：关联匹配精准，数据质量保障
  在智能制档方面，合思档案实现了会计档案关联规则的可视化配置。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。通过字段映射，查阅更加便捷。此外，还有“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据的质量。

• 档案管理：权限灵活管控，目录自由扩展
  合思档案在档案管理方面表现出色。权限管理能够精准管控，支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限等。档案目录可以灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统还规范预置档号，满足国标档号规则格式。

• 档案应用：多维检索便捷，全流程线上管控
  档案应用方面，合思档案可实现多维检索，满足多场景查询需求。一站式预览，穿透联查功能方便快捷。此外，还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等功能，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理。

核心亮点聚焦：彰显卓越产品优势

• 全流程闭环管理：高效便捷，绿色低碳
  合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。它实现了业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用的全流程闭环管理，为企业带来高效、便捷、绿色的档案管理体验。

• 大数据解决方案：海量数据秒级处理
  其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据能够实现秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据的价值。

• 档案扩展解决方案：自定义管理，灵活高效
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  通过可视化的规则引擎，合思档案提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，保障财务合规。

产品价值凸显：降本增效，数据激活

• 显著降本增效：节约成本，提升效率
  合思档案能够显著降本增效，节约纸张成本70%、节约整理成本75%、检索效率提升90%、实现100%管理合规性。它彻底告别传统手工归档，档案无需打印，为企业节省了大量的成本和时间。

• 业财税档全链路拉通：补足信息化短板
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，实现数据的无缝流转和共享。

• 数据价值释放：从数据到决策
  合思档案让数据“活起来”，真正实现档案数据的有效利用。通过对档案数据的深度挖掘和分析，为企业决策提供有力支持，实现从数据到决策的跨越。

• 资源重组优化：实现效益最大化
  合思档案能够实现企业资源的重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益的最大化。

典型场景展示：贴合实际，解决难题

• 报销业务管理：关联匹配，保障证据链
  在企业处理报销业务时，合思档案可对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案数据进行关联匹配，保障档案证据链的完整性。

• 资金业务检测：精准核对，确保合规
  对于涉及资金类的业务，合思档案能检测是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符；涉及报销的业务，检测是否包含发票，凭证与发票关联金额是否相符；涉及采购业务的发票，检测是否关联了合同等，确保业务的合规性。

• 数电票场景应用：全流程闭环管理
  在数电票场景下，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

• 实物档案管理：创新模式，便捷利用
  在实物档案管理场景，合思档案通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，服务实物档案全流程线上化管理，实现实物档案的创新管理和便捷利用。

成功案例见证：实力赢得认可

• 案例一：年单据量2.6亿企业的蜕变
  某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化和借阅管理信息化，简化装订流程。企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，业务和财务数据穿透联查，凭证与单据关联次数达350亿次。

• 案例二：重型装备制造商的标准化之路
  世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案采用单套制管理方案，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 案例三：某企业的成本节约之道
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 案例四：民办教育集团的高效管理之法
  中国最大的K12民办教育集团之一，有采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位与差异化优势：专业领先，值得信赖

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强等荣誉，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

它拥有自主研发工具包，具备更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

同时，它具有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，体现了其强大的技术实力和合规性。

合思档案助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电子会计档案管理平台，未来将持续为企业提供更优质的服务。

合思档案在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。如果您想体验高效、便捷、智能的电子会计档案管理服务，不妨免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章。