在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，并在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务数字化转型的道路上也遇到了诸多难题。而合思为其提供的财务数字化解决方案，特别是费用记录数字化方案，成功助力动力源解决痛点、实现转型。
动力源：数字化转型中的财务困局
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，随着时间的推移，问题逐渐浮现。
一方面，整体流程复杂、系统壁垒高。多系统操作体验差，员工在提交申请单时需在各系统间频繁切换，而报销数据还需财务手工录入。发票验真、查重等工作也都依靠手工进行，大量的基础性工作占据了员工和财务人员的大量时间，费用记录数字化进程受到严重阻碍。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，管理者无法实时掌握数据信息，也就难以做出及时、准确的决策。此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作十分繁琐。不同类型费用支付方式不同，进一步增加了财务管理的难度。
合思：定制化费用记录数字化方案
面对动力源的诸多痛点，合思提供了一套全面的解决方案，核心在于实现费用记录数字化。
在产品应用方面，合思提供了无需报销的解决方案。员工因公消费免垫资、免开票，消费过程受到申请单和差标管控。财务可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列操作极大地简化了报销流程，实现了费用记录的数字化、自动化。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，让费用记录数字化在不同系统间顺畅实现。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，还将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，进一步完善了费用记录数字化体系。
方案实施：步步为营实现数字化升级
合思团队深知方案的成功实施至关重要。他们与动力源相关部门进行了深入的沟通协调，详细了解其具体需求和业务流程，然后对系统进行定制化配置，确保系统能够贴合动力源的实际情况，为费用记录数字化奠定基础。
在系统开发完成后，进行了全面的系统测试。通过严格的测试，确保系统的稳定性和准确性，及时解决出现的问题，保证费用记录数字化的精准性。
为了让动力源的员工能够熟练使用系统，合思对员工进行了专业的培训，使其熟悉系统的操作和使用方法。培训内容涵盖了系统的各个功能模块，确保员工能够在实际工作中顺利运用费用记录数字化系统。
系统上线采用逐步推进的方式，先从部分部门试点。在试点过程中，不断收集反馈意见，对系统进行优化和调整。待试点成功后，再向全公司推广，确保整个公司能够平稳过渡到费用记录数字化的工作模式。
成果显现：费用记录数字化带来的效益提升
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。费用记录数字化让报销流程更加便捷高效，员工不再需要花费大量时间在繁琐的报销操作上。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，从手动制作单据转变为智能制单，降低了基础工作压力，能够将更多精力投入到更有价值的工作中，进一步推动了费用记录数字化的深度应用。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的工作更加轻松，也让费用记录更加准确和规范。
管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，能够及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，真正实现了费用记录数字化对企业管理的赋能。
动力源评价：合作开启数字化未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思的认可，也表明费用记录数字化将在动力源的未来发展中发挥更加重要的作用。
众多像动力源这样的专精特新企业，在合思的助力下实现了财务数字化转型，特别是费用记录数字化，取得了显著的成效。如果您的企业也面临着财务数字化的挑战，不妨选择合思，让有限更有效，开启财务数智化的新征程。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，亲身感受费用记录数字化带来的便捷与高效。
