费用记录数字化：合思档案引领电子凭证数字化转型新潮流

在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为不可阻挡的趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措犹如强劲的东风，推动着我国电子凭证改革驶入快车道，宣告着电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到这一时代机遇，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度耕耘与丰富案例经验，精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布的《电子会计档案实践案例集》宛如一座照亮前行道路的灯塔，具有极高的参考价值和借鉴意义。我们由衷希望《电子会计档案实践案例集》能够进一步加速我国电子凭证数字化转型的步伐，打造电子凭证全链路智能流转的数智化崭新局面。

市场形势：费用记录数字化是财务数智化必由之路

在当今的市场环境中，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必然选择。费用记录数字化作为其中的关键环节，是实现财务数智化的必行之路。

会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。我国电子凭证改革正加速推进，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，而解决电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题，将进一步加快电子凭证数字化转型的进程。

电子凭证全流程无纸化不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。企业若想在激烈的市场竞争中占据优势，就必须顺应这一趋势，积极提升财务数智化水平，实现费用记录数字化。

痛点分析：传统纸质档案管理的重重困境

在传统的纸质档案管理模式下，企业面临着诸多痛点。费用记录数字化的缺失，使得这些问题愈发凸显。

以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要耗费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。大量纸质档案的管理，对空间和人力的要求极高，成本居高不下。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。档案耗材、打印、存储成本高昂，门店报销周期长达2个月，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段。云南菜品牌连锁经营也深受纸质档案管理之苦，多地直营门店需要打印大量收款回单和财务凭证进行归档，打印成本和存储成本都非常高。电子源文件无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险，而且纸质档案资料查找困难，海量资料需要人工查找，耗时耗力，无法有效利用档案资源。金牌橱柜家居科技股份有限公司的会计档案散落于各系统，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，财务临时保管1年后再移交综合档案管理，独立档案室管理存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年提供实物稽查时需要人工逐一翻查，效率低下。

解决方案整体策略概述：合思档案打通费用记录数字化全流程

合思档案为企业提供了全面的解决方案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，实现了费用记录数字化。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，帮助企业真正实现数字化。

通过智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等功能，合思档案为企业提供了高效、合规的电子会计档案管理解决方案。企业可以借助合思档案，实现费用记录的数字化管理，提升财务管理效率。

核心模块：合思档案的数字化利器

合思档案的核心模块为费用记录数字化提供了强大的支持。

智能采集模块利用外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），实现大文件自动切割、数电票自动化解析。它能够快速、准确地采集电子凭证信息，为后续的处理提供基础。

预归档服务模块集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保信息的有序性和可追溯性。在费用记录数字化过程中，该模块能够对采集到的信息进行初步整理和分类，为后续的归档工作做好准备。

基础管理模块涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，具备精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求等特点。企业可以通过该模块对数字化的费用记录进行安全、有效的管理。

档案服务模块提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据。它能够帮助企业更好地利用数字化的费用记录，为企业的决策提供支持。

竞争优势：合思档案脱颖而出

与传统解决方案相比，合思档案在费用记录数字化方面具有显著的竞争优势。

自动化归档功能让企业告别了重复性工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。合思档案通过对接各类异构系统，生成式接口自动采集档案数据，能够连接NCC、U9、OA、CBS等系统，开发成本低。

凭证数据自动匹配组装，业务检测保障证据链完整，档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整业务链组合数据，释放了财务人员的精力。此外，合思档案打破了需要同个系统上下联查、切换模块，切换多个系统的壁垒，一键查询多系统凭证相关的数据及影像信息，实现了档案全场景数字化利用。

成功案例：合思档案成效显著

众多企业通过使用合思档案，实现了费用记录数字化，取得了显著的成效。

好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。

云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。

服务体系：以客户为中心的全方位服务

合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业的费用记录数字化提供全方位的支持。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入资源进行技术研发和创新。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这使得合思能够及时响应客户需求，为客户提供高效、优质的服务。

合思拥有专业的服务团队，能够为客户提供全方位的财务数智化服务，包括聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等。无论是在系统实施过程中，还是在后续的使用过程中，客户都能得到及时、高效的技术支持和服务。

结尾：展望未来，合思档案助力企业可持续发展

电子凭证数字化转型的浪潮势不可挡，合思档案作为推动这一转型的重要力量，正发挥着越来越重要的作用。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更有效的作用。

合思档案能够进一步推动我国电子凭证数字化转型，打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断优化产品和服务，为企业提供更优质的财务数智化解决方案。随着电子凭证数字化转型的不断推进，合思档案将在更多企业中发挥重要作用，助力企业实现可持续发展。

如果您也想体验费用记录数字化带来的高效与便捷，不妨免费试用合思档案，开启财务数智化转型之旅。