在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场变革中积极探索前行。该公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业，展现出强大的创新实力和发展潜力。然而，随着业务的不断拓展和市场环境的变化，动力源也面临着财务数字化转型的迫切需求，尤其是在简化报销流程方面，有着强烈的诉求。
转型前夜：动力源报销难题待解
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系统林立流程繁杂
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。然而，理想很丰满，现实却很骨感。这些系统虽然在一定程度上提升了财务管理的效率，但整体流程依然复杂，系统之间的壁垒如同难以逾越的高山，与预期的数字化转型效果差距较大。员工在进行报销时，需要在各个系统之间频繁切换提交申请单，操作体验极差。而财务人员则要手工录入报销数据，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免，给财务管理带来了极大的风险。 -
数据分散信息滞后
动力源的多个系统之间相互割裂，数据分散在各个系统中，信息更新也十分滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在不同的系统中管理，无法实现及时联动。这使得财务制度难以落地，财务管理的效率大打折扣。财务人员在进行审批和核算时，需要花费大量的时间和精力去收集和整理数据，不仅工作效率低下，而且容易出现错误。 -
业务复杂稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同的项目、不同的地区、不同的费用类型，都需要进行细致的审核和管理，这对财务人员的专业能力和工作耐心都是极大的考验。
合思方案：精准破局简化报销流程
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集成系统打破孤岛
合思为动力源提供了一套全面的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台。通过这套解决方案，实现了多系统的集成，打破了数据孤岛。合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。这样一来，订单支出成本能够实现实时归集和统计，为企业的财务管理提供了更加准确和及时的数据支持。 -
无需报销重塑流程
合思创新性地提出了无需报销的理念，颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。同时，消费行为受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。员工在消费时，系统会自动根据申请单和差标进行校验，只有符合规定的消费才能通过，从源头上杜绝了不合规消费的发生。 -
强大连接破除壁垒
合思系统具有强大的连接能力，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这一技术优势打破了数据流转的壁垒，使得企业内部各个系统之间能够实现无缝对接和数据共享。无论是与企业内部的其他管理系统，还是与外部的合作伙伴系统，合思都能够轻松实现连接，为企业的数字化转型提供了有力的技术支持。
落地实施：三步推进变革之旅
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系统集成数据互通
合思与动力源紧密合作，将动力源现有的多个系统与合思费控进行集成。在集成过程中，合思的技术团队深入了解动力源的业务流程和系统架构，制定了详细的集成方案。通过不断的调试和优化，最终实现了各个系统之间的数据互通。员工在进行报销时，无需再在不同系统之间切换，所有的报销信息都能够在合思费控系统中一站式完成，大大提高了报销的效率。 -
员工培训熟练操作
为了确保员工能够熟练操作新系统，合思为动力源员工开展了系统使用培训。培训内容包括系统的功能介绍、操作流程演示、常见问题解答等。培训采用线上线下相结合的方式，员工可以根据自己的实际情况选择合适的培训方式。通过培训，员工对新系统有了更深入的了解，操作也更加熟练，为新系统的顺利推广和使用奠定了坚实的基础。 -
流程优化个性配置
合思根据动力源的实际业务需求，逐步优化系统流程，并进行个性化配置。在优化过程中，合思充分听取动力源员工和管理层的意见和建议，结合企业的业务特点和管理需求，对系统进行了针对性的调整。例如，针对动力源业务人员高频出差的情况，合思在系统中增加了便捷的差旅费报销功能，员工可以通过手机端快速提交差旅费报销申请，大大提高了报销的便捷性。
转型硕果：效率提升效益显著
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操作革新效率飙升
通过合思的解决方案，动力源实现了多系统集成和数据互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的数周缩短至现在的不到一周，效率提升了300%。员工再也不用为繁琐的报销流程而烦恼，节省下来的时间可以投入到更有价值的工作中去。同时，会计的工作量也大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员可以将更多的精力放在财务管理和分析上，为企业的决策提供更加有力的支持。 -
填报简化体验升级
合思系统为员工提供了更加便捷的填报方式。员工申请单信息可以自动赋值，聚合消费信息，并提供同屏比价功能。这使得员工能够快速准确地填报报销信息，极大地缩短了填报时间，简化了报销流程。员工在填报报销信息时，系统会自动根据历史数据和规则为员工提供相关的信息和建议，员工只需要进行简单的确认和修改即可完成填报，大大提高了填报的准确性和效率。 -
审批合规结算统一
合思系统为财务审批提供了更加充分的依据，使得费控更加合规，结算更加统一。从原来的手动制作单据到现在的智能制单，财务人员节省了大量的时间和精力。财务人员在审批报销申请时，系统会自动根据企业的财务制度和规则进行校验，对不合规的报销申请进行预警和提示。同时，系统还能够自动生成各种财务报表和分析报告，为企业的财务管理提供了更加科学和准确的决策依据。
动力源评价：合作开启未来新篇
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。合思的解决方案不仅帮助动力源简化了报销流程，提升了财务管理效率，更重要的是为企业的未来发展奠定了坚实的基础。
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