在当今数字化浪潮汹涌的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这标志着电子凭证全流程无纸化时代的正式到来。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境。同时，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。然而，企业在转型过程中仍面临着重重挑战。调研显示，虽然企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策要求有所了解，但仍有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式发票。而且大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以得到有效控制。随着电子发票试点推广和电子凭证会计数据标准的发布，企业财务管理必须迈入数字化转型的快车道。但现实情况是，大部分企业的发票报销流程和财务运作模式极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。在这样的背景下，合思为企业提供了一套完善的解决方案，为企业行政差旅管理带来了新的转机。
国民零食巨头的行政差旅管理困境
有这样一家畅销 30 余年的国民经典零食品牌企业，其销售版图覆盖全国，供应链复杂，多种销售渠道并行。在行政差旅管理方面，该企业面临着诸多业务挑战和财务痛点。其管理流程跨多个系统，繁杂且低效，这使得企业在行政差旅管理上耗费了大量的时间和精力。
差旅平台对账方案不灵活，难以满足企业核算精细化管理的要求。财务人员还需在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务价值。企业在行政差旅管理上，事前事中管控不连贯，差旅控制不精细、不灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。
纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找不仅容易出错，还造成了高额人力物力的浪费。这些问题严重制约了企业的发展，使得企业的行政差旅管理亟需转型。
合思打造的行政差旅管理无忧之旅
针对该企业的行政差旅管理问题，合思提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为企业行政差旅管理带来了全新的体验。
在员工消费环节，员工可通过差旅申请、业务审批后，在合思商城订购或 TMC 订购。合思商城对账单和 TMC 对账单方便后续核算，让员工的消费更加便捷和透明。
财务核算、记账环节，通过对账结算中心，实现了多种结算方式。线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账，大大提高了财务核算效率，减轻了财务人员的工作负担。
档案管理环节，合思实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案，提高了档案管理的自动化和数字化水平。
该解决方案具有诸多优势。便捷申请方面，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，让行政差旅管理更加轻松。同屏比价功能，实现统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作效率。多源采集功能，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，让档案管理更加科学和规范。
合思方案助力行政差旅管理腾飞
合思的解决方案为该企业的行政差旅管理带来了显著的成果。在成本节约方面，年度节约 200 万 + 差旅费用。该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右。基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，财务入账效率提升 60%。
在管理优化方面，业财有机连接，实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本。智能关联功能，实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，保障了数据安全的同时，管理效率大幅提升。
合思的解决方案帮助企业解决了行政差旅管理中的财务痛点，实现了降本增效、合规管理和数字化转型，为企业的可持续发展提供了有力支持。电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，随着数电票和智能化时代的到来，将有更多企业迈向高级无需报销级别，实现全场景、全链路的智能化无需报销。
合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能够助力企业优化经济业务流程，实现电子凭证数字化转型的全流程闭环。企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，采用合思的解决方案，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。
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