在当今数字化浪潮中，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日，这一试点已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），正式拉开电子凭证全流程无纸化时代的帷幕。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它能够优化业务流程，降低单位运行成本，还能减少社会资源消耗。然而，随着试点工作的不断推进，电子凭证全面数字化应用面临着重重挑战。凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难以及易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场转型浪潮中发挥着重要作用。合思凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖掘更多净利润。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新以及无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，合思为客户提供全方位的财务数智化服务。为了推动数字化、绿色化、低碳化协同发展，合思还与多方联合发起研究，并发布了《电子凭证数智化无需报销绿皮书》。
下面，让我们通过一个具体的客户案例，深入了解合思在差旅管理与报销整合方面的卓越能力。
国民零食品牌的困境突围
以某畅销 30 余年的国民经典零食品牌为例，该企业拥有覆盖全国的销售版图，供应链极为复杂，多种销售渠道并行。在这样的业务模式下，管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。差旅管理与报销整合在该企业面临着诸多难题。
该企业的差旅平台对账方案缺乏灵活性，而核算精细化管理要求却极高。财务人员不得不将数据在 Excel 中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务人员的真正价值。
在差旅管控方面，事前事中管控不连贯，差旅控制既不精细也不灵活，导致差旅成本居高不下。企业难以实现精细化的成本管控，这对企业的盈利能力产生了一定的影响。
此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案不仅容易出错，还造成了高额的人力物力浪费。这些问题严重制约了企业的发展，差旅管理与报销整合成为该企业亟待解决的问题。
合思定制解决方案
面对该企业的诸多难题，合思为其量身定制了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，有效实现了差旅管理与报销整合。
在员工消费环节，员工在进行差旅申请后，可通过业务审批，然后选择在合思商城订购或 TMC 订购。同时，会生成合思商城对账单和 TMC 对账单，方便后续的管理和核对。
在财务核算、记账方面，合思设立了对账结算中心。线上统一开票后，系统可自动拆分结算、自动记账；线下统一开票则进行线下结算、手工记账。这种灵活的方式满足了企业不同的业务需求，提高了财务工作的效率。
在档案管理方面，合思环节实现了 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现了 L3 级无需报销录入发票等档案。该解决方案具有诸多显著特点。员工可以便捷申请，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大减轻了员工的负担。同时，还能实现同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了工作的准确性和效率。此外，多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理，使得档案管理更加规范和高效。
显著成效见证实力
在应用合思的解决方案后，该企业在差旅管理与报销整合方面取得了显著的成果。
从数据上看，该企业在合思商城的差旅消费从 2023 年 3 月的 40%左右上升到 2024 年 2 月的 75%左右，年度差旅费用节约约 200 万元，财务入账效率提升 60%。这充分证明了合思解决方案在降低成本、提高效率方面的强大能力。
在业务连接方面，实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，确保了数据的准确性和安全性。
在管理模式上，实现了线上线下一体化管理。标准化的线上借阅流程，规范了档案室管理；简化装订流程，大幅降低了成本；凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。
电子凭证数字化转型是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，是实现开具、接收、报销、入账和归档全链无纸化的必然趋势。合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，合思能推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。
合思拥有先进的技术和丰富的经验，能够为企业提供定制化的解决方案，帮助企业解决在电子凭证数字化转型过程中遇到的各种问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。
诚邀各企业加入合思，共同拥抱电子凭证数字化转型的浪潮，实现财务管理的全面提升和企业的可持续发展。您可以拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，开启财务数智化之旅，还能免费试用合思的解决方案，亲身体验差旅管理与报销整合带来的便捷与高效。
