在国家大力推进数字化转型的时代浪潮中，电子凭证数字化转型已成为必然趋势。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，截至2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代正式来临。
电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它不仅能够优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这样的政策背景下，企业财务数字化转型显得尤为必要和紧迫。
北京合思信息技术有限公司作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，在这场财务数字化转型浪潮中发挥着重要作用。合思秉持以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌分别设立了研发中心，并在全国22个城市构建了直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其敏捷的财务收支管理平台，能够帮助企业挖出更多净利润，同时高度重视报销数据安全，为企业的财务数字化转型保驾护航。
数字阅读巨头的财务困境
在当今数字化快速发展的时代，有一家知名头部数字阅读品牌企业，尽管在业务领域取得了显著成就，但在财务方面却面临着诸多挑战与痛点，对报销数据安全也有着迫切需求。该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程断裂，数据整合难度极大。这直接导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生，企业的资金使用效率受到严重影响，报销数据安全也存在隐患。
此外，该企业每个财务月均需处理单据量达500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证都需要打印粘贴。财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，人效极低，而且大量的纸质单据处理过程也增加了报销数据安全风险。同时，全业务数据均需打印成本，纸质副本用于报销、入账、装盒、上架、归档等环节，造成了每月大量的纸张浪费。更为严重的是，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，这种低效的管理方式无法适应企业快速扩张的需求，也对报销数据安全构成了威胁。
合思定制化解决方案出炉
针对该数字阅读企业面临的重重困境，合思推出了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，该方案高度重视报销数据安全。这一方案助力企业完成业财平台建设，能够保证财务准确性，确保审计通过，符合上市要求，从根本上保障了报销数据的安全可靠。
在时间效率方面，该方案实现了财务及时性的大幅提升。结账时间从原来的T + 15提升到T + 7，年底预计可达到T + 5。这使得企业能够更快速地掌握财务状况，做出准确的决策，同时也减少了报销数据在流转过程中的时间成本，提高了数据的安全性。
合思的解决方案还灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，真正做到了企业管理以人为本。通过发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规，同时审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销，进一步保障了报销数据的安全。
转型成果显著见证方案价值
在采用合思的解决方案后，该数字阅读企业取得了显著的成果，报销数据安全也得到了有效保障。在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通，大大提高了工作效率。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，使得报销数据的整理和存储更加高效安全。
在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况，降低了企业的费用支出。减少手工记账、人工整理档案的人力成本，以及财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，还减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这些成本的降低不仅提高了企业的经济效益，也减少了因人为操作和纸质存储带来的报销数据安全风险。
在合规方面，合思的方案保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求，为报销数据安全提供了坚实的法律保障。
在先进性方面，该方案紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，使得报销数据在数字化环境下更加安全可靠。
合思引领财务转型新未来
合思的解决方案对企业财务数字化转型具有重要意义，尤其在保障报销数据安全方面表现卓越。电子凭证会计数据标准的推广应用本质上是对企业经济业务数据的数据治理过程，有助于企业实现低碳运营，并获得融入ESG时代的重要抓手。随着数电票和智能化时代的到来，电子凭证数字化转型必然会推动无需报销迈向L5级，企业以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，更有利于推动企业内外数据共享，进一步提升报销数据安全。
合思作为一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能，能够简化报销流程，提高财务管理效率，为报销数据安全提供全方位保障。合思还提供免费试用、灵活定价模式、强大的集成能力等优势，拥有专业的客户成功团队，能够为企业提供全方位的服务保障。
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