在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。随着数电票试点的推进以及电子凭证会计数据标准的发布，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。然而，企业在这场转型中并非一帆风顺，面临着诸多挑战。
企业面临的凭证类型繁多、格式杂乱，协同困难等问题，犹如一道道数字鸿沟，阻碍着会计数字化转型的进程。调研发现，企业员工、高管以及财务工作人员对电子凭证相关政策的认知普遍不足。而且，大部分企业在会计凭证存储方面，仍然依赖传统的纸质档案，这使得合规风险难以得到有效控制。
电子凭证数字化转型作为企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，其过程充满了多样性和复杂性。企业往往缺少统一的平台，跨部门协作困难重重。不过，财政部电子凭证会计数据标准试点的加速，为企业会计凭证数字化转型按下了快进键，企业需主动适应这一趋势，积极寻求解决方案。
接下来，让我们走进合思为某客户解决差旅数据归档管理难题的故事。
经典零食品牌的差旅数据归档管理困境
有这样一个畅销30余年的国民经典零食品牌，它的销售版图覆盖全国，供应链错综复杂，多种销售渠道并行。其管理流程涉及多个系统，繁杂且低效。在差旅数据归档管理方面，该品牌面临着诸多痛点。
首先，差旅平台对账方案缺乏灵活性。由于核算精细化管理要求高，财务人员不得不将数据在Excel中进行二次整理，人工记账的方式不仅效率低下，还难以释放财务的真正价值。
其次，事前事中管控不连贯。差旅控制不够精细和灵活，导致差旅成本居高不下，企业难以实现精细化成本管控。这不仅增加了企业的运营成本，还影响了企业的经济效益。
再者，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大。手工整理和查找档案容易出错，造成了高额的人力物力浪费。而且，在传统的管理模式下，档案的借阅和查阅也十分不便，影响了工作效率。
合思定制化差旅数据归档管理解决方案
面对该客户在差旅数据归档管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
合思的无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，涵盖了差旅申请、业务审批、消费订购、财务核算、记账以及档案管理等全流程。员工在进行差旅消费时，只需通过差旅申请和业务审批，就可以在合思商城进行订购，或者通过TMC进行订购。
在财务核算和记账方面，合思实现了线上统一开票、自动拆分结算和自动记账。这不仅提高了财务工作的效率，还减少了人为错误的发生。同时，合思的档案管理达到了L4级，实现了无需报销共享受阅、混序装盒和自动制档。
具体来说，合思的解决方案具有以下几个亮点：
– 便捷申请体验
使用【合思费控】，员工无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大简化了差旅流程，提高了员工的满意度。
– 高效对账记账
【合思商城】支持同屏比价，统一开票、自动拆分对账、记账去人工化，让财务人员从繁琐的工作中解脱出来，提高了工作效率。
– 智能档案管理
【合思档案】实现了多源采集，智能制档、实物档案混序归档、档案借阅全线上化管理。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通了12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。
此外，合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程。同时，合思提供先进的IT基础设施和专业的技术支持，确保数据的安全性和可靠性，帮助企业解决电子凭证管理难题。
差旅数据归档管理成效显著
合思的解决方案为该客户带来了显著的成效。
在差旅消费方面，该企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，年度差旅费用节约约200万元。这不仅降低了企业的运营成本，还提高了资金的使用效率。
财务入账效率提升了60%，大大减轻了财务人员的工作负担。电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，使得档案管理更加规范、高效。通过打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并建立档案证据链，确保了档案的真实性和可靠性。
线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范了档案室管理。简化装订流程，大幅降低了成本。智能关联功能实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，方便了财务人员的查阅和核对。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率得到了大幅提升。
值得一提的是，130多家门店可同时在线查阅全公司会计档案，提高了信息共享和利用效率，促进了企业内部的协同工作。
合思差旅数据归档管理方案优势与未来展望
合思的解决方案帮助企业解决了财务痛点，实现了降本增效、合规运营和数字化转型，为企业提供了强大的支持。在差旅数据归档管理方面，合思的方案具有明显的优势。
它能够根据企业的特定需求和行业特点，量身打造个性化的解决方案。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为企业提供全方位的服务。其先进的技术和可靠的系统，确保了数据的安全性和可靠性，让企业无后顾之忧。
电子凭证数字化转型是必然趋势，将推动企业实现全链无纸化、智能化无需报销。在未来，合思将持续创新，不断优化产品和服务，为企业提供更优质的解决方案。
企业应抓住机遇，积极与合思合作，加速电子凭证数字化转型，提升财务管理水平，实现可持续发展。如果您也想体验合思在差旅数据归档管理方面的卓越解决方案，不妨点击免费试用，开启企业数字化转型的新篇章。
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