在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，尤其是在费控及差旅管理方面。自2022年底疫情退潮后，2023年1 – 7月份企业差旅业务呈现出“井喷式”增长。然而，这一增长也带来了新的问题，商务消费价格和成本不断上升，企业在业务拓展和成本控制之间艰难抉择，降本增效的压力达到了前所未有的程度。
从效率层面来看，差旅订票、发票以及单据处理成为了企业面临的突出问题。发票的获取、核对和处理，依旧是管控的最大痛点。而且，订单超标趋势愈发明显，企业在控制策略上急需从“事后控制”转向“事前或事中”的前置管控。近期一项针对全国不同规模企业的调研显示，与2022年相比，有62.21%的企业差旅成本或日常费用显著上涨，71.08%的企业出差频次明显提高。
在费用分析方面，企业也普遍面临着诸多痛点。数据整合困难、口径不统一以及缺乏有效工具等问题，严重影响了企业对费用的精准把控。其中，35.49%的企业反馈“跨系统的数据整合比较难”，23.89%的企业表示以EXCEL为主进行费用分析存在较多缺点，另有23.21%的企业则反馈“数据来源太多，口径不好统一”。
面对这些困境，合思凭借其专业的解决方案，为企业提供了有效的应对之策。下面，我们通过某上市公司的案例，来深入了解合思会计电子档案系统在费控及差旅管理方面的强大功能。
上市公司的管理痛点大揭秘
该上市公司在费控及差旅管理方面遭遇了诸多难题，企业需求的迫切性可见一斑。
员工报销流程漫长且体验感不佳。多系统操作使得员工在报销过程中需要在不同系统之间频繁切换，极大地浪费了时间和精力。而且，系统不支持移动端，员工只能在固定的办公场所进行报销操作，非常不便。个人垫资和纸质借款申请的方式，也给员工带来了经济压力和繁琐的手续。报销时效长达2个月，员工需要长时间等待资金返还，影响了员工的工作积极性和生活质量。
低价值工作占据了财务大量时间。手工做账不仅效率低下，而且容易出现错误。手动验真查重需要财务人员逐一核对发票的真实性和重复性，工作量巨大。超标核对麻烦，财务人员需要花费大量时间和精力去审查每一笔费用是否超标，增加了财务人员的工作负担。
老板无法实时掌握业务数据。由于依赖人工统计分析，数据的准确性和及时性无法得到保证。费用居高不下，管理决策缺乏数据基础，导致企业在经营过程中面临着较大的风险。
该企业采用连锁经营模式，在多地均设有门店，差旅需求十分旺盛。然而，原TMC对接供应商有限，经常出现旺季订不到酒店、酒店价格超差标等情况。在偏远地区，服务酒店未覆盖，员工需要自己垫资解决住宿问题，给员工带来了极大的不便。
合思会计电子档案系统的定制化方案
针对该上市公司的痛点，合思会计电子档案系统提供了一系列具体的解决方案，充分展示了其专业能力。
员工移动端申请，让报销变得更加便捷。员工可以随时随地通过手机提交报销申请，无需再受时间和地点的限制。合思商城消费免垫资开票，供应商覆盖面广，即使是下沉市场也能轻松买到车票、酒店等。对于长期出差的员工来说，再也不用担心借款和报销的问题，大大提高了员工的满意度。
财务月底1次对账，入账自动化操作。子对账单拆分、发起审核、发起结算、发票绑定、凭证生成等全部在系统中完成，节省了大量的时间和精力。财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了财务工作的效率和质量。
管理洞察&数据监测功能，为企业提供了多种差旅数据分析看板。通过对这些数据的分析，企业可以洞察差旅行为，从而优化差旅标准、节省成本。企业可以根据数据分析结果，合理调整差旅政策，避免不必要的费用支出。
无需更换TMC供应商，合思商城无缝接入，实现了1 + 1>2的资源互补智慧差旅模式。该模式覆盖国内2000 + 县市区，拥有170万 + 酒店资源，与各大酒店集团线上直连，为员工提供了更丰富的资源选择。员工可以根据自己的需求和预算，选择合适的酒店和交通工具，提高了差旅的舒适度和满意度。
合思方案带来的显著成果
合思会计电子档案系统的解决方案给该上市公司带来了显著的成果，增强了方案的说服力。
员工报销效率提升300%，财务人力成本降低50%。员工报销流程的简化和自动化，使得报销时间大大缩短，员工可以更快地拿到报销款项。同时，财务人员的工作量也大幅减少，人力成本得到了有效控制。
财务部投诉率降低80%，员工满意度达到100%。报销流程的优化和服务质量的提高，使得员工对财务部的满意度大幅提升。员工不再需要为报销问题而烦恼，工作积极性和工作效率也得到了提高。
酒店单晚房费单价平均降低37.8元，月酒店GMV环比下降8.7%，超标订单数降低32%。通过对差旅资源的优化配置和差旅标准的合理调整，企业的差旅成本得到了有效控制。酒店费用的降低和超标订单数的减少，为企业节省了大量的资金。
员工报销满意度提升78%，差旅补贴手工报销减少92%，会计审核时间节省71%。员工对报销体验的满意度大幅提升，差旅补贴手工报销的减少和会计审核时间的节省，进一步提高了企业的工作效率和管理水平。
合思方案的优势与未来展望
合思会计电子档案系统的解决方案具有诸多优势和价值。它不仅帮助企业解决了费控及差旅管理方面的痛点，提高了工作效率和管理水平，还为企业节省了大量的成本。通过构建适合企业自身的数字化聚合消费平台、费控系统、电子档案系统，借助数字化技术优化内部流程、提高自动化作业占比，企业可以提高组织内各职能的活力和免疫力。
随着人工智能、大数据、区块链等新兴技术逐渐成熟，企业聚合消费和费用管控会更倾向于使用此类技术来增强企业对经营环境的敏捷适应性，并持续提高经营质量、业务及管控效率。面对未来持续的降本增效压力，以及低碳发展这一政策驱动长期趋势，通过数字技术来优化内部流程、提高自动化和智能化作业占比，并通过数据挖掘提供赋能，成为大多数企业的共同选择。
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着费控及差旅管理方面的难题，不妨免费试用合思会计电子档案系统，体验其强大的功能和优质的服务。
