在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多挑战，档案管理便是其中一项不容忽视的难题。企业高管们常常为纸质档案管理成本居高不下、储存占地空间大而烦恼，同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用，这使得决策缺乏有力的数据支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，繁琐的流程消磨了他们的工作热情。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存和上交流程繁琐，浪费了大量的时间和精力。此外，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大，手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。这些问题严重影响了企业的运营效率和管理水平，迫切需要一种高效的档案数字化服务来解决。
合思档案数字化服务应运而生，为企业提供了全方位的档案管理解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
多元方案 畅享档案管理新体验
合思档案数字化服务提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理，通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，保障财务合规。
核心功能 铸就档案管理新优势
- 多源采集 数据汇聚更高效：基于跨系统数据集成要求，合思档案数字化服务提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，支持自定义数据采集方案，还支持手动采集和自主补录，确保企业能够全面、准确地采集档案数据。
- 智能制档 释放人力提效能：会计档案关联规则可视化配置，不同核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量。还可通过字段映射让查询更便捷，大大提高了档案管理的效率和准确性。
- 专用版式 存储成本大降低：专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，降低企业档案存储成本，同时支持自定义企业专用、个性化版式文件，满足企业多样化的需求。
- 双重检测 保障数据高质量：采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景提供灵活检测，确保档案数据符合企业的实际需求。
多重收益 助力企业发展新飞跃
- 降本增效 资金利用更优化：合思档案数字化服务可显著节约纸张成本 70%、整理成本 75%，检索效率提升 90%，实现档案不打印，帮助企业更有效地“收紧钱袋子”，优化资金利用。
- 闭环连接 补齐信息建设短板：电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，实现企业信息的全面整合和共享。
- 数据活化 挖掘数据潜在价值：让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，为企业的决策提供有力支持。
- 满足需求 服务企业各类人员：满足企业不同人员的需求，如 CEO/高管可沉淀数据资产、助力决策数智化；归档员/财务可提高工作效率、轻松完成档案管理；外部审计可实现档案外审在线化、可溯源。
典型场景 彰显档案服务新实力
- 共享调阅 满足精细查阅需求：在共享调阅场景下，合思档案数字化服务满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照多种维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，让企业能够快速、准确地获取所需档案信息。
- 数电票管理 实现全流程闭环：针对数电票场景，提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持 9 类电子凭证多渠道获取、验签、解析等操作，实现全流程闭环管理，提高数电票管理的效率和安全性。
- 实物备查 线上线下高度关联：在实物备查场景中，智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实现实物档案全流程管理定位，服务实物档案全流程线上化管理，确保实物档案的安全和可追溯性。
- 大数据应用 海量数据秒级查询：大数据场景下，大数据解决方案深入提取、匹配、查询等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，为企业处理大规模档案数据提供了有力保障。
成功案例 见证档案服务新成效
众多企业已经选择合思档案数字化服务，并取得了显著的成效。某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案数字化服务通过多系统采集数据、自动匹配组装档案等方案，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标有明显提升。某世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准不统一等问题。合思档案数字化服务的单套制管理方案实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，在整理匹配效率、存储空间成本、纸张打印成本等方面有显著改善。某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案数字化服务的数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年。某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案数字化服务的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率。
合思档案数字化服务为企业提供全方位的财务数智化服务，助力企业实现业财融合，降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思在全国多地设有服务网络，可通过电话 400 – 105 – 6505、网站 www.hosecloud.com 等方式联系，还有微信公众号和微信小程序。众多知名企业都已选择合思档案数字化服务并取得良好成效，现在就行动起来，免费试用合思档案数字化服务，让它为您的企业档案管理保驾护航。
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