在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在这场转型大潮中迈出了坚实的步伐。
金牌橱柜成立于1999年，拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。其全球超4000家高端品牌专卖店，海内外5大专业生产基地，6000 +员工，彰显着企业的雄厚实力。然而，庞大的业务规模也带来了海量的财务数据。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量为494949张，年银行回单量有177744张，年发票量为123247张。如此巨大的数据量，让档案管理成为了企业运营中的一大挑战。仅装订配耗时预估就达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。这些数据背后，是传统档案管理模式的低效与高成本。
传统档案管理困局待解
档案整理：数据散落难成合力
在档案整理环节，金牌橱柜面临着诸多难题。会计档案散落于各个系统，数据难以整合利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，这一系列繁琐的操作不仅耗费大量的时间和人力，还容易出现错误。数据的分散使得档案信息无法形成有效的关联，难以满足企业对数据深度挖掘和分析的需求。
档案保管：流程复杂交接繁琐
保管环节同样存在问题。财务临时保管1年后需移交综合档案管理，这一过程涉及多个部门和环节，交接手续繁琐，容易出现档案丢失或损坏的情况。独立档案室虽然对纸质档案进行了集中管理，但随着档案数量的不断增加，存储空间也日益紧张。
档案存储：空间有限成本高昂
存储环节以存放纸质档案为主，独立档案室需要占用大量的空间，且维护成本较高。随着企业的发展，档案数量持续增长，存储空间的压力也越来越大。同时，纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏等因素的影响，存在一定的安全隐患。
档案利用：手工翻查效率低下
在管理利用方面，以纸质档案管理为主的模式效率低下。每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅耗费大量的时间和精力，而且查找结果的准确性也难以保证。这种传统的档案利用方式已经无法满足企业快速决策和高效运营的需求。
合思方案：破局档案管理难题
统一存储：打破数据孤岛壁垒
合思为金牌橱柜提供的档案管理解决方案，首先从统一存储入手。打破数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这一举措使得档案数据不再分散，而是形成了一个有机的整体，为企业的档案管理提供了坚实的数据基础。
业务证据链：构建完整业务脉络
搭建会计资料之间的关系，实现以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。通过智能档案查询系统，企业可以清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，从业务发生到财务核算，形成了一个完整的业务脉络。这不仅有助于企业加强内部控制，提高财务管理水平，还为企业的决策提供了有力的支持。
数据共享：一站式查阅便捷高效
以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现一站式查阅。通过智能档案查询功能，用户可以快速准确地找到所需的档案信息，无需在众多的纸质档案中逐一查找。这种便捷高效的查阅方式，大大提高了工作效率，节省了时间和精力。
银行回单无纸化：降本增效新突破
海量银行回单自动采集、切割、组装，实现全面无纸化管理。这一创新举措不仅减少了打印成本和存储空间成本，还提高了银行回单处理的效率和准确性。通过智能档案查询系统，企业可以随时查阅银行回单信息，实现了银行回单管理的智能化和数字化。
方案落地：步步为营确保成效
合思通过专业的技术团队和系统对接，将档案管理解决方案逐步落地到金牌橱柜的日常业务中。在实施过程中，合思注重与金牌橱柜的沟通和协作，确保各环节的顺利实施。
对金牌橱柜的相关人员进行系统操作培训，使其能够熟练运用新的档案管理系统。通过培训，员工们不仅掌握了系统的操作方法，还深刻理解了智能档案查询系统的优势和价值。
不断优化系统，根据金牌橱柜的实际业务需求和反馈，对方案进行调整和完善。合思始终以客户为中心，致力于为客户提供最优质的服务和解决方案。
建立长期的服务机制，保障系统的稳定运行和数据安全。合思拥有专业的技术支持团队，能够及时响应客户的需求，为客户提供全方位的技术保障。
成果斐然：效率成本双提升
档案匹配：耗时锐减效率飞升
实施解决方案后，档案匹配耗时减少了84%。这一显著的成效大大提高了档案整理的效率，让工作人员从繁琐的手工操作中解放出来，有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
档案查询：速度提升便捷加倍
档案查询耗时减少了80%。智能档案查询系统的应用，让档案利用变得更加便捷高效。员工们可以通过简单的操作，快速准确地找到所需的档案信息，提高了工作效率和决策的及时性。
成本节省：运营成本大幅降低
预估节省总体成本30万 +/年。通过银行回单无纸化、减少打印成本和存储空间成本等措施，有效降低了企业的运营成本，提高了企业的经济效益。
合规保障：档案管理合法合规
档案合规性达到100%。合思的档案管理解决方案严格遵循相关法规要求，确保了企业档案管理的合法性和合规性。这不仅为企业避免了潜在的法律风险，还提升了企业的信誉和形象。
客户反馈：高度认可智能方案
金牌橱柜相关负责人表示，合思的档案管理解决方案极大地改善了公司的档案管理现状，提高了工作效率，降低了成本。智能档案查询系统的应用，让档案管理变得更加轻松高效。
员工反馈，新的系统操作简便，查询档案更加快速准确，工作变得更加轻松高效。智能档案查询功能让他们不再为查找档案而烦恼，提高了工作的满意度和积极性。
公司管理层认为，通过与合思的合作，实现了档案数据的智能化管理，提升了企业的数字化建设水平。智能档案查询系统为企业的决策提供了有力的支持，有助于企业实现可持续发展。
财务部门称赞合思方案保障了档案的合规性，减少了人工操作的失误，为企业的财务管理提供了有力支持。智能档案查询系统的应用，让财务工作更加规范、高效。
行动号召：开启财务数智化之旅
合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术实力和资金支持。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 +合作伙伴覆盖国内外数百个城市，服务有保障。
截至目前，7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，值得信赖。
如果您的企业也面临着档案管理的难题，不妨立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com ，开启财务数智化转型之旅，还可免费试用合思的财务数智化服务，感受智能档案查询带来的便捷与高效。
