在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代已然来临。国家规划在 2025 年完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直面全新挑战，其信息化建设亟待加强。数电票需经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这意味着企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业各层级人员都在财务档案管理中面临着诸多困扰。企业高管面临着纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员要处理海量的档案数据，整理工作耗时费力，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员报销纸质票据的流程繁琐不堪。同时，企业在财务档案管理上还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。
不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，从部门规章到国家法律，全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案。但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题，需要保证档案原生性以实现企业全面数字化。在此背景下，合思档案这一高效档案归档系统应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。
多元方案 满足多样需求
合思档案作为一款高效档案归档系统，提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案。它能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案极具优势。它便捷调阅无需打印，混序归集无需组装。实物流转涵盖业务流转、档案采集、档案制档、档案管理、财务入账等环节，电轨运行实现线上一套电子数据管理，保证了财务档案证据链的完整，档案数据可相互穿透查询。纸质原文件混序归档，会计档案无需打印且数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案可以让企业自定义档案类型。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，还能进行财务档案全生命周期管理。
证据链完整性解决方案借助可视化规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照规则将零散档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，并提供财务视角下的完整性检测方案，保障财务合规。
核心功能 凸显强大优势
合思档案这一高效档案归档系统在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面都具备强大的核心功能和显著优势。
在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式，如单张 PDF 大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入。
智能制档功能十分出色。会计档案关联规则可可视化配置，不同系统、类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。还有辅助人工整理功能和关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员查询和分析。
档案管理方面，权限管理精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则及流水号重置规则。
档案应用功能也非常实用。多维检索满足多场景查询需求，支持按多种维度自定义查询、按目录和全文检索、批量检索。一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交鉴定销毁及线下实物管理等功能。
成功案例 见证卓越成效
众多不同类型的企业都选择了合思档案这一高效档案归档系统，并取得了显著的管理成效。
某企业年单据量高达 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化和借阅管理信息化、简化装订流程等解决方案，为企业带来了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的管理成效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，实现了管理自动化，降低了企业成本。
某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保响应政策等管理成效。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票和回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可直接跨系统调阅完整业务链条档案数据，带来了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等管理成效。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
某中国最大的 K12 民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等档案管理环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档、完成业务证据链搭建，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案这一高效档案归档系统，能帮助企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用。
合思坚持以客户为中心，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思始终坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代。
如果您的企业也面临着财务档案管理难题，不妨选择合思档案这一高效档案归档系统。您可以通过以下方式联系我们，我们在北京、上海、杭州等多个城市都设有服务点，联系电话是 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com，还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码与我们沟通。现在，您可以免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的高效之旅。
