高效档案归档系统：解锁企业财务档案管理新境界

在当今数字化浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业必须直面财务档案管理的新变革，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，传统的档案管理方式已难以适应“数字化凭证时代”的要求。

纸电混合时代，企业各层级人员都面临着不同的难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员需处理大量档案数据，整理工作耗时费力，手动匹配核对更是枯燥繁琐；业务人员在报销纸质票据时，流程也十分繁琐。同时，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法得到有效利用。此外，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，使其有法可依，但企业在推行数字化过程中，归档和储存环节仍存在纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。

在这样的背景下，合思档案的高效档案归档系统应运而生，为企业提供了全面的解决方案。

精准施策：满足多元角色需求

合思档案的高效档案归档系统能够满足不同角色的需求。对于CEO/高管而言，该系统可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，实现降本增效和绿色低碳运营。对于归档员/财务人员来说，它能帮助提高工作效率，告别重复低价值工作，使档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。而对于外部审计人员，该系统实现了档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料。

合思档案的高效档案归档系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

功能全景：打造全面管理体系

合思档案的高效档案归档系统功能全面，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用数字化等多个方面。

在多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，该系统提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档功能方面，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整业务链组合数据。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，方便查询分析。

档案管理功能上，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限和水印权限管理。同时，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持企业自主排列、扩展。

在档案应用数字化方面，支持多维检索，可按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，全流程线上化管控档案移交、鉴定、销毁，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。

核心亮点：凸显独特竞争优势

合思档案的高效档案归档系统具有诸多核心亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链，融合“混序归档”“分类归档”等功能，为企业提供不同阶段的电子会计档案管理方案，实现档案合规不打印，助力双碳目标落地。

该系统具备强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理，生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。

价值彰显：驱动企业积极变革

合思档案的高效档案归档系统为企业带来了显著的价值。它实现了显著的降本增效，企业可以更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，节约纸张成本、整理成本，提升检索效率，保障管理合规性。

该系统成为电子会计档案管理闭环全量业财系统的“连接器”，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。通过资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

场景适配：展现广泛适用性

合思档案的高效档案归档系统在多个典型场景中都有出色的表现。在企业日常财务业务处理中，如报销业务，通过该系统可实现发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案关联匹配，确保档案证据链完整。

对于涉及资金类的业务，系统可自动检测是否包含回单，凭证与回单关联金额是否相符；涉及报销的业务，检测是否包含发票，凭证与发票关联金额是否相符；涉及采购业务的发票，检测是否关联了合同。

在外部审计时，审计人员可通过该系统实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，无需财务人员重复沟通补充审计资料。

企业在进行档案借阅时，借阅人可在线查看并支持下载，管理员可实现借阅过程透明化，一键到期催还。

案例实证：见证成功实践

众多企业通过使用合思档案的高效档案归档系统，取得了显著的成效。某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用该系统后，多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰，管理自动化，流程精简，企业成本降低，数据指标显著优化。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。采用该系统的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，通过该系统的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案，实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理繁琐、利用不便等问题。使用该系统后，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场定位：铸就卓越竞争力

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 + 企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证。

合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。自主研发工具包，具有更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能更好地适应数电票管理要求的特殊性。

合思档案的高效档案归档系统助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，让企业更好地享受数字化转型带来的降本增效，深度应用会计档案价值。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案的高效档案归档系统将不断优化升级，为企业提供更优质、更高效的财务档案管理服务，帮助企业更好地应对未来挑战。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案的高效档案归档系统，开启高效、合规、智能的财务档案管理之旅，提升企业的核心竞争力。

如果您想体验高效档案归档系统带来的便捷与价值，欢迎拨打400 – 105 – 6505咨询，或访问www.hosecloud.com了解更多信息，也可通过微信公众号和微信小程序关注合思，获取最新动态。现在就可以免费试用，开启您的企业财务档案管理新征程！