在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措无疑彰显了我国在电子凭证领域的改革决心和强大执行力。
然而，电子凭证的推广并非一帆风顺，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题依旧横亘在企业面前，亟待解决。与此同时，传统的纸质档案管理方式更是弊端丛生。以好想你健康食品股份有限公司为例，财务归档时，工作人员需要花费大量时间去确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间，查找起来要耗费大量时间，根本无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找等高效操作。这些痛点严重影响了企业的档案管理效率，增加了企业的运营成本。
那么，企业究竟该如何应对这些难题呢？合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，为企业带来了全新的希望——合思档案，一款全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台。
合思档案：一站式财务数智化解决方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它就像一位贴心的财务管家，能够帮助企业一站式解决各种财务档案管理难题，让企业的财务管理更加高效、便捷。
核心功能亮点：打造智能档案管理新体验
合思档案的功能蓝图犹如一幅绚丽多彩的画卷，为企业呈现出一个智能、高效的档案管理世界。
便捷调阅不打印，混序归集免组装。在合思档案的世界里，企业无需再为打印纸质档案而烦恼，也不用花费大量时间去组装档案。只需轻松操作，即可实现档案的便捷调阅和混序归集。
电子会计档案全生命周期管理，涵盖了智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等多个环节。在智能采集方面，外部生态如OCR识别、RPA技术等，内部系统如EAI插件、API接口等，为档案采集提供了多种途径，确保档案信息的准确、全面。预归档服务中的集成服务、规则引擎、元数据服务等，能够对采集到的档案信息进行有效的整理和分类，为后续的管理工作打下坚实的基础。基础管理包括档案存储、检索、借阅、销毁等，每一个环节都经过精心设计，确保档案的安全、可靠。档案服务则提供了辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的决策提供有力支持。
财务档案“采制管用”全生命周期管理，实现了全流程的合规化、自动化、数字化。档案采集采用开放式接口互联，企业可以自主采集档案信息，大文件自动切割，数电票自动化解析，大大提高了采集效率。档案制档做到智能关联、自动组装，四性检测、业务检测、自定义版式文件，确保档案的规范性和准确性。档案管理有精准权限管控，档案目录可以灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，保障了档案的安全性和合规性。档案利用可实现多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，让档案利用更加便捷高效。
使用收益：降本增效看得见
使用合思档案，企业能够获得实实在在的收益。自动化归档告别了重复性工作，让员工从繁琐的档案管理工作中解脱出来，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供更加准确的数据支持。
以北京一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元；年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元；年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元；年节约人力成本=20052*12 = 24,000元；年总节约成本=338,910元。这些数据充分证明了合思档案在降本增效方面的强大实力。
典型应用场景：全流程数字化管理
在电子凭证接收、报销、入账、归档等环节，合思档案可实现全流程的数字化管理。企业OA可以通过电子邮件接收电子凭证原文附件存档，接口直联实现原文/文件上传，员工可以随手记录发票并提交付款单据，系统会自动将其结构化文件归档存储。这一系列操作不仅提高了工作效率，还减少了人为错误的发生。
在审计场景中，合思档案支持灵活的账户权限配置。审计人员通过专用的账号下载所需要的电子源文件，实现数字化审计，高效合规。这种数字化审计方式不仅提高了审计效率，还降低了审计成本，为企业的合规经营提供了有力保障。
客户成功案例：见证合思档案的卓越成效
合思档案的卓越成效已经在众多企业得到了验证。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。这些成功案例充分证明了合思档案在帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营方面的强大能力。
未来财务用合思，让有限更有效。合思档案能帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也正在为档案管理问题而烦恼，不妨选择合思档案，让它为您的企业档案管理带来全新的变革。
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