在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化的征程中，携手合思，成功解决了诸多难题，实现了降本增效的目标。同时，在这个过程中，机票采购优化也成为了动力源提升财务效率与成本控制的重要方面。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。公司拥有员工2400人左右，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的规模和复杂的组织架构，对财务数字化管理提出了极高的要求。
动力源财务数字化转型的困境
- 转型迷途：多系统之殇
2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，然而，这些系统虽然在一定程度上推动了财务数字化，但整体流程却变得更加复杂，系统之间的壁垒也日益凸显，与预期的转型效果相差甚远。在机票采购优化方面，多系统的存在使得机票采购信息分散，难以进行统一管理和分析，无法实现采购成本的有效控制。 - 操作之困：合规难题丛生
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还增加了操作的复杂性。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能通过手工进行，这导致假票、错票、重票的情况难以避免。在机票采购报销环节，这种手工操作的方式使得机票采购的合规性难以保障，增加了财务风险。 - 数据割裂：信息滞后之痛
系统的割裂导致数据分散，同一个报销信息，审批、预算、差标等分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，业务人员在进行机票采购等报销事项时，往往无法及时获取准确的预算和差标信息，影响了采购决策的合理性。同时，信息的滞后也使得财务部门无法及时掌握业务动态，无法对机票采购等费用进行有效的监控和管理。 - 业务复杂：报销稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，这使得报销涉及的事项和发票类型繁多。机票采购作为业务人员出行的重要成本，其报销模式复杂，不同类型的机票费用支付方式不同，稽核工作变得极为繁琐。财务人员需要花费大量的时间和精力对机票采购报销进行审核，这不仅降低了工作效率，还增加了人力成本。
合思的精准解决方案
- 系统集成：数据互通桥梁
合思在系统集成方面为动力源提供了强大的支持。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，使得员工信息能够及时准确地在系统中更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。在机票采购优化方面，通过系统集成，能够将机票采购订单信息与财务系统实时对接，实现采购成本的精准核算和监控。 - 无需报销：消费即合规
合思的无需报销模式为动力源带来了全新的体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。在机票采购方面，业务人员可以在合规的范围内直接进行机票预订，无需先行垫付资金，也无需手动开具发票。财务部门统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这种模式极大地简化了机票采购报销流程，提高了工作效率，同时也降低了财务风险。 - 系统连接：打破数据壁垒
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。在机票采购优化方面，通过系统连接，能够实现机票采购信息在不同系统之间的实时共享和交互，为采购决策提供更加准确的数据支持。
解决方案的稳步实施
- 数据同步奠基
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，合作伊始，便逐步推进系统集成和产品应用。首先完成了HR系统和BPM系统与合思费控的数据同步工作。这一步骤为后续的业务流程优化奠定了坚实的基础。通过数据同步，使得员工信息和订单数据能够在合思费控系统中准确呈现，为机票采购等业务的开展提供了有力的支持。 - 功能配置与测试
在完成数据同步后，合思接着在无需报销和系统连接等方面进行了功能配置和测试。确保各项功能能够正常运行，满足动力源的实际业务需求。在机票采购优化方面，对机票预订、报销等功能进行了详细的配置和测试，确保业务人员能够顺利进行机票采购，财务人员能够准确进行报销审核和成本核算。
显著的成果与效益
- 操作体验革新
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。在机票采购报销方面，员工无需再在多个系统之间切换，填报时间大幅缩短。同时，员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，员工可以在一个界面上对比不同机票供应商的价格，选择最优方案，极大地提升了使用体验。 - 人力成本节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要花费大量时间进行手工录入和审核，而是将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。在机票采购管理方面，财务人员可以通过系统实时监控采购成本，进行成本分析和预测，为企业的成本控制提供有力的支持。 - 费控合规升级
财务审批有了更加充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。从手动制作单据到智能制单，财务工作的准确性和效率得到了显著提升。在机票采购报销环节，系统能够自动对机票采购信息进行审核，确保报销符合公司的财务制度和预算要求，有效避免了违规报销的情况发生。
动力源的高度评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。在机票采购优化方面，合思的解决方案为动力源带来了显著的成效，未来双方将继续携手，进一步优化机票采购流程，降低采购成本。
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