合思档案：引领企业财务档案管理数字化变革

在当前数字化转型的汹涌浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理必须直面新的难题，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需要经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同角色面临着各自的困境。企业高管承受着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的压力；财务人员要花费大量时间整理档案数据，工作枯燥且繁琐；业务人员则深陷报销流程繁琐的泥潭，耗费大量时间。从成本角度来看，不仅有高显性成本，如纸质凭证输出的耗材成本和档案室、档案柜等存储空间的需求，还有高隐形成本，像手工装册归档的重复性工作量大、查询调阅条件粗糙以及数据无法有效利用等问题。同时，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，这使得企业面临着高合规风险。不过，国家政策大力支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然来临，同时档案全生命周期管理闭环也成为关注焦点。

合思档案解决方案应运而生，为企业提供了应对这些痛点的有效途径。接下来，让我们深入了解合思档案的强大功能和独特优势。

精准赋能：满足多元角色需求

合思档案解决方案能够精准满足不同角色的需求，为企业的高效运营提供有力支持。
对于 CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策实现数智化，达到降本增效的目的，推动企业实现绿色低碳运营。通过发票数据分析，能够为企业决策提供更精准的依据，让企业在市场竞争中占据更有利的地位。
对于归档员/财务人员，合思档案帮助他们提高工作效率，告别重复低价值的工作。实现档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控和分析，让他们能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。发票数据分析能够帮助他们更好地掌握企业的财务状况，及时发现潜在问题。
对于外部审计工作，合思档案实现了审计不进档案室，让档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务人员无需与审计人员重复沟通、补充审计资料。发票数据分析可以为审计工作提供更详细的数据支持，提高审计效率和准确性。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。通过发票数据分析，能够确保档案信息的准确性和完整性，为企业的财务管理提供坚实保障。

功能全景：多维度管理与服务

合思档案具备丰富的功能，涵盖了电子会计档案全生命周期管理、统计分析、应用层功能以及多源采集等多个方面。
电子会计档案全生命周期管理包括智能采集，通过外部生态的规则引擎、业务映射等和内部的 EAI 插件、API 接口等实现；预归档服务有自动归档、业务检测等；基础管理涉及档号管理、档案储存等；档案服务包括身份调查、实物管理方案等。发票数据分析在全生命周期管理中发挥着重要作用，能够对各个环节的数据进行深入分析，及时发现异常情况。
统计分析功能可进行进销项统计、资金统计、成本分析、电实趋势分析。通过发票数据分析，企业可以清晰地了解自身的财务状况，为成本控制和业务决策提供有力支持。
应用层功能包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理。发票数据分析能够为这些应用层功能提供精准的数据，提高审计和管理的效率。
多源采集支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。发票数据分析可以对采集到的数据进行清洗和分析，确保数据的质量和可用性。

核心亮点：凸显独特竞争优势

合思档案拥有多个核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
智能制档通过规则引擎自动组装，实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少 90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理功能，关联任务执行进度可视化。发票数据分析可以为智能制档提供数据支持，确保凭证关联匹配的准确性。
字段映射使已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。发票数据分析能够对字段映射后的数据进行深度挖掘，为企业提供更有价值的信息。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。发票数据分析可以对检测结果进行分析，及时发现数据中的问题和风险。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件。发票数据分析可以对采集到的结构化字段信息进行分析，为企业提供更精准的财务报表和分析报告。

价值彰显：带来多方面显著效益

合思档案为企业带来了多方面的显著效益。
显著的降本增效是其重要价值之一。彻底告别传统手工归档，档案不打印，企业能够更有效地“收紧钱袋子”。通过发票数据分析，企业可以精准地控制成本，提高资金使用效率。
电子会计档案管理作为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。发票数据分析可以促进各环节之间的数据流通和共享，提高企业的整体运营效率。
让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。发票数据分析能够挖掘数据背后的潜在价值，为企业决策提供科学依据。
资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。发票数据分析可以帮助企业优化资源配置，提高业务流程的效率和质量。

典型场景：展现广泛适用性

合思档案在多个典型场景中展现出了广泛的适用性。
多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。发票数据分析可以为多维检索提供更精准的搜索条件，提高检索效率。
一站式预览，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。发票数据分析可以对预览的数据进行分析，为企业提供更直观的财务信息。
外部系统调阅支持第三方业财系统直接查看档案信息，支持为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。发票数据分析可以确保外部系统调阅的数据的准确性和安全性。
档案借阅服务中，借阅人可在线查看，支持下载；管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。发票数据分析可以对档案借阅数据进行分析，为企业的档案管理提供参考。

成功案例：见证实际卓越效果

合思档案在多个企业中取得了显著的成效。
某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业务 + 财务数据穿透联查、管理自动化、流程精简、降本增效等成效。以某月入库数据为例，数据加载 30s，关联匹配 15min，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。通过发票数据分析，该企业能够更好地掌握业务和财务数据，优化业务流程，提高运营效率。
某集团型企业档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。发票数据分析帮助该集团型企业更好地控制成本，提高档案管理的效率和合规性。
某企业档案管理低效，存在会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主等问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。发票数据分析为该企业的档案管理提供了数据支持，帮助企业实现了数字化转型。
某教育集团档案管理面临采集困难、存储占用空间、整理复杂、利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。发票数据分析帮助该教育集团更好地管理财务档案，提高财务管理的水平。

市场定位：凸显差异化独特优势

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。
它具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。发票数据分析可以对采集到的多源数据进行整合和分析，为企业提供更全面的财务信息。
拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度的减少人工介入，实现自动组装、归档。发票数据分析可以对自动归档的数据进行监控和分析，确保归档的准确性和及时性。
符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理符合国家政策要求，且拥有灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的能力，及时应对变化。发票数据分析可以帮助企业更好地遵守国家政策，确保财务档案的合规性。

合思档案凭借其强大的功能、独特的优势和显著的价值，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着数字化时代的不断发展，合思档案将不断创新和完善，为企业提供更优质的服务和解决方案，推动企业财务档案管理迈向更高水平。

合思在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，拥有强大的服务支持体系，能为企业提供全方位的保障。企业可通过拨打 400 – 105 – 6505 电话、访问 www.hosecloud.com 网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思，开启高效财务档案管理之旅，还可免费试用合思档案解决方案，亲身体验其卓越性能。