在数字化浪潮的席卷下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，它不仅能够优化管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化协同转型。在这样的大背景下，电子会计档案管理的重要性愈发凸显。
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的范本。下面，我们将通过好想你健康食品股份有限公司的案例，深入了解合思档案的强大功能和显著价值。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司成立于 1992 年，2011 年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的领军企业。其品牌价值高达 154.21 亿元，拥有 1000 多名员工、400 多家全国门店、18 家归档主体、2 万多个零售网点，年凭证数达 3.6 万份。然而，随着企业规模的不断扩大，好想你在财务档案管理方面面临着诸多痛点。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性。由于涉及的资料众多，人工操作难免会出现疏漏，档案遗失的情况也难以避免。此外，纸质档案受限于时间和空间，查找起来十分困难。工作人员需要耗费大量时间在堆积如山的档案中寻找所需资料，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。这些问题不仅增加了企业的管理成本，也对数据安全与合规构成了潜在威胁。
合思档案破局之道
面对好想你在财务档案管理方面的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套解决方案。
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数据同源一键联查
合思档案打破了数据壁垒，实现了数据同源。财务人员可以通过该平台便捷地利用数据，一键联查相关信息。这不仅提高了工作效率，还确保了数据的准确性和一致性。在数据安全与合规方面，合思档案采用了先进的加密技术和安全机制，保障了数据的安全性和隐私性。财务人员可以放心地使用平台进行数据查询和处理，不用担心数据泄露的风险。 -
自动组装审计提速
合思档案实现了档案的自动组装，内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅。这一创新模式大大提升了审计效率，减少了审计时间和成本。在审计过程中，审计人员可以直接在平台上查看和分析档案数据，无需再翻阅大量的纸质档案。同时，合思档案还提供了详细的审计轨迹和报告，方便审计人员进行追溯和监督，确保了审计工作的合规性和准确性。 -
实物管理精准匹配
合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这一功能不仅提高了档案管理的准确性和便捷性，还减少了实物档案的遗失和损坏风险。在数据安全与合规方面，虚拟档案库房采用了严格的访问控制和权限管理机制，只有授权人员才能访问和操作档案数据，确保了档案数据的安全性和保密性。
显著成效数据说话
好想你应用合思档案解决方案后，取得了显著的成果。
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降本增效成果显著
通过使用合思档案，好想你减少了 90%的人工耗时，总部接收档案的管理耗时减少了 80%，借阅管理的耗时减少了 67%。预计每年可减少综合成本 20 万元。这些数据充分证明了合思档案在提高工作效率、降低成本方面的强大优势。同时，合思档案的应用也为企业的数据安全与合规提供了有力保障，减少了因人工操作失误和档案遗失带来的风险。 -
档案管理精准便捷
借助虚拟档案库房和二维码技术，好想你实现了电子与实物档案的精准匹配，提升了档案管理的准确性和便捷性。工作人员可以快速找到所需的档案资料，提高了工作效率。在数据安全与合规方面，精准的档案管理有助于企业更好地遵守相关法律法规和监管要求，避免因档案管理不善而带来的合规风险。 -
审计效率大幅提升
合思档案实现了以档案数据为标准的审计方式，提升了审计效率。审计人员可以更加快速、准确地获取审计所需的信息，减少了审计时间和成本。同时，这种审计方式也提高了审计工作的质量和准确性，确保了企业的财务数据安全与合规。
合思档案引领未来
合思档案的应用为好想你健康食品股份有限公司带来了显著的降本增效成果，同时也保障了企业的数据安全与合规。这充分证明了合思档案在电子会计档案管理领域的强大实力和独特价值。
随着电子凭证数字化转型的加速，电子会计档案管理将在企业财务数智化中发挥越来越重要的作用。合思档案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更大的作用。截至目前，已有 7000 多家付费企业、300 多万未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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