在当今数字化浪潮席卷的时代，财务数智化已成为企业发展的必然趋势。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，始终深耕于财务数智化领域，是一家为企事业单位提供专业财务数智化产品和服务的科技公司。其凭借敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润，在行业内树立了良好的口碑。
基于合思档案在行业应用中的深度实践与丰富案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》。这一案例集犹如一本珍贵的指南，具有极高的参考价值和借鉴意义。特别是在2024年，铁路旅客运输领域于11月1日推广使用全面数字化的电子发票，民航旅客运输服务领域也在12月1日推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必由之路。它不仅能够优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。而合思档案作为合思旗下的重要产品，正是顺应这一时代潮流的数字化会计系统，为企业的财务数智化转型提供了强大助力。
电子凭证变革下的市场新貌
在电子凭证改革的大背景下，电子会计档案市场呈现出蓬勃发展的态势。我国电子凭证改革不断推进，开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收、报销、入账、归档的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的步伐进一步加快。
会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现企业财务的数字化。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商，敏锐地捕捉到市场需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的数字化会计系统——合思档案。该系统顺应了电子凭证全流程无纸化的发展趋势，为企业提供了高效、便捷的电子会计档案管理解决方案。
传统会计档案管理的困境
传统的会计档案管理方式犹如一座沉重的大山，给企业带来了诸多难题。以好想你健康食品股份有限公司为例，在归档环节，财务人员需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免；在查找方面，纸质档案受时间和空间的限制，查找一份档案往往要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找；管理成本也居高不下，大量纸质档案的存储需要占用大量空间，同时还需要投入大量人力进行管理；此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，不符合企业的管理要求。
COMMUNE幻师同样面临着诸多问题。每年档案耗材、打印、存储成本高达53323元，门店报销周期长达2个月，效率极低。而且对于电子会计凭证文件，缺乏有效的管理手段，合规性难以保障。
云南菜品牌连锁经营也深受传统会计档案管理之苦。多地直营门店产生的大量收款回单和财务凭证需要打印后归档，打印成本高昂。档案存储不仅耗费档案盒、档案柜等资源，电子源文件还无法得到有效保存，存在丢失、损毁等风险。海量资料的查找需要人工完成，耗时耗力，档案资源无法得到有效利用。
金牌橱柜家居科技股份有限公司在传统会计档案管理的各个环节都存在问题。在整理环节，会计档案分散在各个系统中，档案数据难以利用，需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架；保管环节，财务临时保管1年后移交综合档案管理；存储环节，需要独立的档案室存放纸质档案；管理利用方面，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查。
合思档案的破局之道
合思档案作为一款先进的数字化会计系统，为解决企业传统会计档案管理的难题提供了整体思路和方向。它全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供全方位的财务数智化服务。
该系统实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，打破了传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，有效降低了单位的运行成本及资源消耗。通过自动采集、制档、管理和利用档案数据，合思档案实现了全流程的合规化、自动化、数字化，大大提高了档案管理的效率和利用价值。同时，它还提供了便捷的调阅和检索功能，支持跨系统联查和在线借阅，能够满足企业内审和业务的多样化需求。
合思档案的核心功能模块
合思档案的功能蓝图丰富而强大，具有便捷调阅不打印，混序归集免组装的特点。它实现了电子会计档案全生命周期管理，涵盖采集、制、管、用四个关键环节。
在智能采集方面，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）实现。预归档服务包含集成服务、规则引擎、元数据服务等，为档案的高效处理提供了有力支持。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等各个方面，确保档案的安全和有效管理。档案服务则用于辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供了重要依据。
业务层涉及内部产生（记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等）、外部接收（银行回单、OA系统、CRM、SRM等）、核算系统（财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等）以及应用层（辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等），全面覆盖了企业会计档案管理的各个方面。
档案采集采用开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析，确保了档案数据的高效准确采集。档案制档实现智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件，保证了档案的质量和规范性。
合思档案的竞争优势
与其他产品相比，合思档案具有显著的优势。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，拥有强大的技术研发和资金支持能力。这使得合思能够不断投入资源进行产品的研发和升级，确保合思档案始终保持领先的技术水平。
合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络能够为客户提供及时、专业的服务，确保客户在使用过程中遇到的问题能够得到快速解决。
合思档案拥有丰富的成长历程。2017年电子会计档案平台“易会档”产品诞生，2020年全面面向市场，响应国家政策，开始帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批），2021年助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过，2022年推出全新“单套制”解决方案，2023年升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践，2024年电子凭证中心上线全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。这种丰富的经验积累使得合思档案在市场上具有更强的竞争力。
此外，合思档案具有自动化归档的优势，能够告别重复性工作，提高工作效率。档案利用便捷高效，档案数据同源，透明流转，便于监控、分析，为企业的财务管理提供了有力支持。
合思档案的成功实践
合思档案在不同行业都取得了显著的成功案例。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，取得了惊人的成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计每年可减少综合成本20万元。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本达到5000万元，报销效率提升了300%。
云南菜品牌连锁经营使用合思档案后，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升了80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达到100%。
合思的全方位服务保障
合思为客户提供了全方位的服务保障。在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、全面的服务。
秉承以客户为中心的服务理念，合思为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。提供自动化作业，降本增效，财务数据自动化率达到99.96%，企业不再需要手动处理大量事务性工作，节省了大量的时间和资源。
合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，能够高效服务于企业内审，满足企业不同场景的需求。无论是日常的财务管理，还是审计等特殊需求，合思档案都能提供有力的支持。
合思档案的价值与未来展望
合思档案作为一款先进的数字化会计系统，能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的作用。《电子会计档案实践案例集》的发布，进一步推动了我国电子凭证数字化转型，有望打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
合思将继续致力于技术创新和服务升级，为广大客户提供更优质的产品和服务，助力企业实现财务数智化转型。随着电子凭证改革的深入推进，合思档案作为数字化会计系统，将在更多企业中发挥重要作用，推动整个行业的发展。
如果您想亲身体验合思档案这款数字化会计系统带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化转型的新篇章。
