在当今数字化浪潮的推动下，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。自2024年11月1日起，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票，紧接着12月1日，民航旅客运输服务领域也跟进推广，航空运输电子客票行程单实现全面数字化。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。然而，电子凭证在接收、报销、入账和归档等环节仍面临诸多难题，成为数字化转型的“最后一公里”。
传统的财务档案管理方式更是存在着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，财务人员需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，不仅效率低下，还难以避免档案遗失的情况。同时，传统档案管理还存在归档难、查找慢、成本高、不合规等问题，严重影响了企业的财务管理效率和质量。在这样的背景下，企业急需一种高效、智能的财务档案管理解决方案，而合思档案应运而生。
合思档案：全面打通电子凭证全流程
合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借其深厚的技术积累和丰富的行业经验，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。通过合思档案，企业可以实现财务数据的整理和管理的自动化、智能化，有效解决电子凭证接收、报销、入账和归档等环节的难题。
核心功能亮点：打造高效财务档案管理体系
合思档案具有一系列强大的核心功能亮点，能够为企业打造高效的财务档案管理体系。
– 便捷调阅与混序归集
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装的功能。企业无需再像传统方式那样打印大量纸质档案，节省了时间和成本。同时，混序归集的方式避免了繁琐的档案组装过程，提高了工作效率。
– 全生命周期管理
合思档案支持电子会计档案的全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理和档案服务等环节。在智能采集方面，合思档案通过外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，实现了档案的自动采集。预归档服务则通过集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集到的档案进行预处理。基础管理涵盖了档案存储、检索、借阅、销毁等功能，确保档案的安全和有效利用。档案服务则提供辅助审计、项目管理、统计分析等功能，为企业的财务管理提供有力支持。
– 档案采集与制档优势
档案采集具备开放式接口互联·自主采集，大文件自动切割·数电票自动化解析的特点。开放式接口互联使得企业可以与各种外部系统进行对接，实现档案的自主采集。大文件自动切割和数电票自动化解析功能则提高了档案采集的效率和准确性。档案制档能智能关联·自动组装，进行四性检测·业务检测·自定义版式文件。智能关联和自动组装功能可以将相关的档案进行关联和组装，提高档案的完整性和可用性。四性检测和业务检测则确保了档案的合规性和准确性。
使用收益：降本增效，提升财务管理水平
使用合思档案给企业带来了显著的收益。
– 自动化归档与高效利用
合思档案实现了自动化归档，告别了重复性工作，让财务人员从繁琐的档案管理工作中解脱出来。同时，档案利用便捷高效，企业可以快速调阅和查询所需的档案，提高了工作效率。
– 档案数据同源与透明流转
档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析。通过对档案数据的分析，企业可以及时发现财务管理中存在的问题，采取相应的措施进行改进。
– 成本节约显著
以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本=338,910元。这些成本的节约对于企业来说是一笔可观的费用。
典型场景：满足企业多样化需求
合思档案在多个典型场景中都有着出色的表现。
– 企业内审场景
在企业内审场景中，合思档案支持跨系统调阅、在线借阅等功能，高效服务于企业内审。例如高新兴科技集团通过合思档案实现了会计档案无纸化管理，档案利用更便捷，能支持跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。企业内审人员可以通过合思档案快速调阅所需的档案，进行审计和检查，提高了内审工作的效率和准确性。
– 财务核算场景
在财务核算场景中，合思档案可实现自动生成凭证、入账信息回写等功能。如杭州西湖城市建设投资集团通过合思档案实现了电子凭证接收、验签、解析、报销、入账等业务应用环节的自动化处理。财务人员可以通过合思档案自动生成凭证，减少了人工操作的错误和工作量，提高了财务核算的效率和准确性。
客户成功案例：见证解决方案的有效性
众多客户的成功案例证明了合思档案解决方案的有效性。
– 好想你健康食品股份有限公司
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过使用合思档案，好想你健康食品股份有限公司提高了财务档案管理的效率和质量，降低了成本。
– COMMUNE幻师
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。合思档案帮助COMMUNE幻师实现了财务档案管理的数字化转型，提高了企业的运营效率和经济效益。
在当前经济环境下，企业面临着日益激烈的市场竞争和严格的监管要求。高效的财务数据的整理和管理对于企业的生存和发展至关重要。合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
如果您的企业也正在为财务档案管理难题而烦恼，不妨选择合思档案。它将为您提供一站式的财务档案管理解决方案，帮助您实现财务数据的整理和管理的自动化、智能化。现在，您可以拨打400 – 105 – 6505或访问www.hosecloud.com了解更多，还可以免费试用，亲身体验合思档案的强大功能和优质服务。
