在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务数智化转型已成为提升竞争力的关键举措。金牌橱柜家居科技股份有限公司作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，在这一转型过程中借助合思档案实现了档案数据的智能化管理，大幅提高了工作效率和准确性，成为企业数字化转型的成功典范。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，其推出的电子会计档案管理平台——合思档案，全面打通电子凭证会计处理全流程各环节，为企业的纸质文件数字化提供了有效的解决方案。
金牌橱柜：传统档案管理的困境
- 行业先锋的管理难题
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，不仅是国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，还拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”。然而，在档案管理方面，这家行业先锋却面临着诸多挑战。
在档案整理环节，会计档案散落于各个系统之中，档案数据难以有效利用。工作人员需要逐一将文件打印出来，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架保存。这种繁琐的操作流程不仅耗费大量的时间和人力，而且容易出现错误，严重影响了工作效率。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这一过程中，档案的交接和管理存在一定的风险，容易出现档案丢失或损坏的情况。
在存储环节，公司采用独立档案室来管理纸质档案，管理和利用主要以纸质档案为主。每年进行实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查档案，不仅效率低下，而且难以保证档案的完整性和准确性。这些问题严重制约了金牌橱柜的进一步发展，纸质文件数字化迫在眉睫。
合思档案：量身定制的解决方案
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打破数据孤岛统一存储
合思档案为金牌橱柜提供了一套专业且针对性强的解决方案。首先是统一存储，打破了各系统之间的数据孤岛。合思将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。通过这种方式，金牌橱柜的档案数据不再分散在各个系统中，而是集中存储在一个平台上，方便了数据的管理和利用，为纸质文件数字化奠定了基础。 -
构建完整业务证据链
合思档案搭建了会计资料之间的关系，实现了以业务为核心的证据链条，达到了业财一体双向穿透。这意味着在处理业务时，相关的会计资料能够相互关联，形成完整的证据链。工作人员可以通过业务线索快速查找相关的会计档案，反之也可以通过会计档案追溯到具体的业务，大大提高了工作的准确性和效率，是纸质文件数字化的重要体现。 -
实现数据共享便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了一站式查阅。工作人员可以通过简单的操作，快速定位到所需的档案，查阅便捷高效。这种数据共享的方式，让金牌橱柜的员工能够更加及时地获取所需的信息，提高了工作协同效率，也是纸质文件数字化带来的显著优势。 -
推进银行回单无纸化管理
海量银行回单的管理一直是企业档案管理的难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和存储空间，降低了企业的成本，还提高了数据的安全性和准确性，进一步推动了金牌橱柜的纸质文件数字化进程。
显著成效：数据见证实力
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效率提升：工作时间大幅缩短
合思档案的解决方案为金牌橱柜带来了显著的成效。在档案匹配方面，耗时减少了84%。以前需要花费大量时间进行手工匹配的工作，现在通过合思档案的智能化管理，能够快速准确地完成，大大提高了工作效率。在档案查询方面，耗时减少了80%。工作人员不再需要在大量的纸质档案中逐一查找，只需在系统中输入关键词，即可快速找到所需的档案，方便了档案的利用，这是纸质文件数字化带来的直接成果。 -
成本降低：节省可观资金
合思档案的应用还为金牌橱柜有效降低了成本。预估每年可节省总体成本30万 +。通过实现银行回单无纸化管理、减少档案整理和存储的人力成本等方式，企业在档案管理方面的开支大幅减少，提高了企业的经济效益，充分体现了纸质文件数字化的价值。 -
合规保障：确保企业运营安全
档案合规性是企业运营的重要保障。合思档案确保了金牌橱柜的档案合规性达到100%。通过严格的系统管理和规范的操作流程，保证了档案的真实性、完整性和准确性，为企业的合规运营提供了有力支持，也是纸质文件数字化的重要意义所在。
用户反馈：认可合思档案价值
金牌橱柜相关人员对合思档案给予了高度评价。通过多系统数据互联，实现了档案数据的智能化管理，大大提高了工作效率和准确性。他们认为合思档案的应用让档案管理变得更加简单、高效，充分体现了其价值。这种用户的认可不仅是对合思档案的肯定，也为其他企业提供了参考，证明了纸质文件数字化的可行性和有效性。
未来展望：深化合作共铸辉煌
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持续创新助力领先
合思将持续为金牌橱柜提供创新的财务数智化解决方案，助力其在行业中保持领先地位。随着市场环境的不断变化和企业发展的需求，合思档案将不断升级和优化，为金牌橱柜提供更加先进、高效的服务，推动其纸质文件数字化进程不断深入。 -
拓展领域共同发展
双方还将进一步深化合作，拓展业务领域。除了档案管理，合思将与金牌橱柜在更多的财务数智化领域展开合作，共同探索新的发展模式和方法，推动企业的全面发展。通过这种持续的合作，双方将实现互利共赢，共同为行业的发展做出贡献，继续推进纸质文件数字化的应用。
众多像金牌橱柜这样的企业已经选择了合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也希望提升企业的档案管理效率，实现纸质文件数字化，不妨加入他们的行列。立即联系合思，电话400 – 105 – 6505，网址www.hosecloud.com，开启财务数智化之旅，还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的便捷与价值。
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