在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为发展的必然趋势。今天，我们将聚焦于某世界 500 强旗下的教育服务品牌，这家颇具规模与影响力的企业，在市场中有着广泛的代表性。它业务范围广泛，涉及多系统协同，然而在财务数字化转型的道路上，也面临着诸多亟待解决的问题。其案例值得众多有类似需求的企业关注，接下来就让我们深入了解它的转型之路以及合思在其中发挥的重要作用，同时也为大家揭示数据安全与合规管理在这一过程中的关键意义。
业务困局：数据与档案管理的重重挑战
该教育服务品牌虽有着强大的背景和广泛的业务，但在财务数字化管理方面却遭遇了诸多难题。企业内部的业务和财务系统众多，且相互独立，宛如一座座信息孤岛。数据无法互通，使得结构化数据的提取变得异常困难。电子发票的处理更是繁琐，打印、查重、验伪不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。
实物档案的管理也是一大痛点。大量的实物档案占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，这无疑增加了企业的成本。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求高，操作起来费时费力。此外，实物凭证与业务分散，无法实现智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产的利用率极低。在这样的情况下，企业的数据安全与合规管理面临着巨大的挑战。
合思方案：全生命周期电子化会计档案管理破局
面对该教育服务品牌的困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。这一方案就像是一把钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门。
合思的方案具有广泛的数据来源，涵盖了电子档案、自研 OA 以及其他相关系统。其自动封装接口多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发成本投入，就能实现档案的应收尽收。接口传输方式也多种多样，包括影像支撑、外部设备扫描以及人工上传等，确保了不同来源的档案数据都能顺利整合。
该方案具备强大的自动归档功能，包含智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，不仅涵盖了内部的凭证、订单、会计账薄等，还包括外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过这样全面的管理，有效地保障了企业的数据安全与合规管理。
方案落地：步步为营实现有效管理
合思的解决方案并非一蹴而就，而是经过了精心的规划和实施。首先，通过广泛连接异构系统，全面收集各类档案数据，为后续的处理工作做好充分准备。就像搭建一座大厦，坚实的基础是关键，这些数据就是大厦的基石。
接着，利用多样的接口传输方式，将不同来源的档案数据进行整合。这一步骤就像是将各种建筑材料进行合理调配，确保每一项数据都能在合适的位置发挥作用。
然后，对收集到的档案数据进行智能组单和四性检测。智能组单能够让数据更加有序，四性检测则确保了数据的准确性和完整性，就像对大厦的每一个部件进行严格的质量检测。
最后，进行自动归档，实现对档案的有效管理。经过前面几个步骤的精心处理，档案数据被有序地存储和管理，形成了一个高效的档案管理体系，为企业的数据安全与合规管理提供了有力保障。
转型成果：效率提升与成本节约双丰收
经过合思方案的实施，该教育服务品牌取得了显著的成果。年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构。这种管理结构简化了会计管理流程，大大提高了工作效率。
档案的查询也变得更加便捷，实现了多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。员工无需再像以前那样在大量的实物档案中苦苦寻找所需资料，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生了个位数增长，管理效能得到了大幅提升。这意味着企业在不增加过多人力成本的情况下，实现了业务的快速发展。
同时，财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业无需再为大量的实物档案寻找存放空间，也减少了档案管理的人力和物力投入，真正实现了降本增效，进一步保障了数据安全与合规管理。
客户认可：对方案效果的高度肯定
企业财务相关负责人对合思的方案给予了高度评价。他们表示有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，这充分说明了对方案效果的认可和期待。
客户认为，通过合思的方案，企业有效地管理了大量数据，提升了财务管理效率，降低了成本。合思的方案解决了企业在财务数字化转型中的难题，使企业能够更好地适应发展需求。在数据安全与合规管理方面，合思的方案也为企业提供了可靠的保障。
此外，客户对合思提供的服务和支持也表示满意。在方案实施过程中，遇到的问题都能得到及时解决，这让企业感受到了合思专业团队的实力和负责的态度。
携手合思：开启财务数字化转型新征程
合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，具备强大的实力和丰富的经验。在众多企业面临财务数字化转型难题的今天，合思有能力为企业解决财务数字化转型问题，尤其在数据安全与合规管理方面，有着独特的优势。
为了让企业能够无风险体验产品，合思提供免费试用服务。同时，合思拥有专业的客户成功团队，能够为客户提供全方位的服务保障。无论企业在使用过程中遇到什么问题，都能得到及时、专业的帮助。
如果您的企业也面临着类似的财务数字化转型问题，渴望提升财务管理效率，保障数据安全与合规管理，不妨拨打合思电话 400 – 105 – 6505，或者访问网站 www.hosecloud.com 了解更多信息。现在就来免费试用合思的产品，开启企业财务数字化转型的新征程！
