在当今竞争激烈的商业环境中，企业如何高效管理财务档案，实现降本增效，成为了亟待解决的问题。以金牌橱柜家居科技股份有限公司为例，我们来看看合思是如何通过其电子报销平台助力企业解决财务档案管理难题的。
金牌橱柜家居科技股份有限公司成立于1999年，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，它拥有国家认定厨房工业设计中心，还是国家认定“智能制造示范企业”。而合思创立于2014年，是一家专注为企业单位提供财务数据化产品和服务的科技公司，其电子报销平台借助敏捷的财务收支管理系统，帮助企业挖掘更多净利润。
金牌橱柜：业务繁茂背后的档案管理困境
金牌橱柜的业务规模庞大，全球拥有超4000家高端品牌专卖店，在海内外建有5大专业生产基地，拥有92家归档主体，企业员工人数达6000多人。如此庞大的业务体量，也带来了海量的财务档案数据。
从现状来看，金牌橱柜每年的记账凭证量高达2198061张，业务单据量有494949张，银行回单量为177744张，发票量达123247张。在档案管理方面，装订配耗时预估66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。
这些庞大的数据背后隐藏着诸多痛点。会计档案分散在各个系统中，档案数据难以有效利用。财务人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订、上架，工作繁琐且效率低下。而且，财务档案临时保管1年后移交综合档案管理，采用独立档案室存放纸质档案，以纸质档案管理为主，每年进行实物稽查时，需要人工逐一翻查，这无疑增加了管理成本和难度。
合思电子报销平台：精准定制解决方案
面对金牌橱柜的这些难题，合思电子报销平台提供了一系列针对性的解决方案。
– 统一存储
打破数据壁垒：电子报销平台打破了数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准、统一管理。这样一来，企业的财务档案数据得到了有效的集中管理，方便后续的查询和使用。
– 业务证据链完整
实现业财一体：通过搭建会计资料之间的关系，电子报销平台实现了以业务为核心的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这使得财务数据与业务数据紧密结合，为企业的决策提供了更有力的支持。
– 数据共享
一站式便捷查阅：平台以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，让查阅变得便捷高效。财务人员可以通过一个平台快速找到所需的档案信息，大大节省了时间和精力。
– 银行回单无纸化
降本增效新举措：对于海量的银行回单，电子报销平台实现了自动采集、切割、组装，全面实现无纸化管理。这不仅减少了打印成本，还提高了档案管理的效率，助力企业实现降本增效。
解决方案实施：精细步骤稳步推进
合思电子报销平台在实施解决方案时，采取了一系列精细的步骤。
– 数据采集与处理
通过开放式接口互联，平台自主采集档案数据，对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析。这样可以确保数据的准确性和完整性，为后续的处理打下坚实的基础。
– 智能关联与检测
利用智能关联自动组装功能，平台进行四性检测、业务检测，并采用自定义版式文件。这可以保证档案数据的规范性和合法性，提高档案管理的质量。
– 权限管控与安全保障
实施精准权限管控，灵活扩展档案目录，进行水印管理，确保档号符合国标要求。这些措施可以保证档案数据的安全性和保密性，防止数据泄露。
– 查询与借阅功能
平台提供多维检索、一站式预览，支持在线借阅、异构系统联查，实现实物混序归档、可视化盘点档案数据。这使得档案的查询和借阅更加方便快捷，提高了工作效率。
成果显现：效益提升显著可见
经过合思电子报销平台解决方案的实施，金牌橱柜取得了显著的成果和效益。
– 时间成本大幅降低
档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。这意味着财务人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，提高了工作效率。
– 成本节省效果明显
预估节省总体成本30万+/年。通过减少打印成本、存储空间成本等，企业的运营成本得到了有效控制。
– 档案合规性达到100%
平台确保了档案数据的规范性和合法性，使得金牌橱柜的档案管理符合国家相关标准和要求。
金牌橱柜评价：高度认可智能管理
金牌橱柜对合思电子报销平台的解决方案给予了高度评价。合思的电子报销平台实现了多系统数据互联，帮助金牌橱柜实现了档案数据的智能化管理，提高了工作效率和准确性。通过这个平台，金牌橱柜在财务档案管理方面实现了质的飞跃。
在当前经济环境下，企业的财务数智化转型显得尤为重要。合思作为专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。它秉承以客户为中心的服务理念，分别在杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，通过其电子报销平台实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
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