合思助力企业高效管理出差费用分析

在当今竞争激烈的商业环境中，企业对于财务数智化的需求日益增长。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思已经帮助众多企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000 +付费企业、300万 +未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。下面，让我们通过几个典型的客户案例，深入了解合思在出差费用分析及财务管理方面的卓越表现。

经典零食品牌：30 余年畅销背后的财务管理变革

某国民经典零食品牌，畅销市场 30 余年，拥有覆盖全国的销售版图，年单据量高达 2.6 亿。如此庞大的业务规模，对其财务管理提出了极高的要求。

该品牌多种销售渠道并行，管理流程涉及多个系统，显得繁杂且低效。在出差费用分析方面，差旅平台对账方案不灵活，人工记账不仅难以释放财务价值，还使得事前事中管控不连贯，导致差旅成本居高不下。此外，纸电混合的会计档案来源广泛、数量巨大，手工整理和查找容易出错，造成了高额的人力物力浪费。

针对这些问题，合思为该品牌提供了无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案。员工消费通过差旅申请、业务审批后，可在合思商城订购或 TMC 订购。财务核算、记账则通过对账结算中心，实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，以及线下统一开票、线下结算、手工记账。在档案管理方面，合思环节实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档，其他 TMC 环节实现 L3 级无需报销录入发票等档案。

在实施过程中，员工通过合思平台进行差旅申请和消费，财务利用系统进行对账结算和记账，档案管理按照合思设定的 L4 级和 L3 级标准进行操作。通过这一系列举措，该品牌取得了显著的成果。年度节约 200 万 +差旅费用，财务入账效率提升 60%。实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。打通 12 个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链。实现线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理。简化装订流程，大幅降低成本。实现凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了。以数字化方式管理会计档案，在保障数据安全的同时，管理效率大幅提升。

业务建设广覆盖企业：出差费用分析与流程优化

某企业主营业务建设覆盖面极广，日均处理 3500 +订单，员工出差频繁。然而，现有的财务管理模式却给企业和员工带来了诸多困扰。

员工垫资压力大，报销流程繁琐，到账期长达 2 个月。日均处理的大量订单均由财务手工录入、审批和记账，财务人员深陷低价值的复核工作，不仅容易出错，而且效率低下。内部多系统并行，数据不互通，管理者无法及时掌握有效的决策依据，难以精准定位问题实现精细化经营。过度依赖自研，仅将流程从线下搬到线上，但管理过程依然复杂，系统还存在像无法融合发票验真能力的“硬伤”。

合思为该企业提供了无需报销的“消费入账归档”解决方案，打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现了申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。

企业将合思解决方案嵌入财务系统，实现了业务流程的数字化改造。员工在新流程下进行消费和报销操作。这一方案取得了显著的效益。“无需报销”提高了业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约 50%。真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低了差旅费用，提高了流程效率，降低了人力成本损耗。凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约了时间成本。助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者能够更高效地掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置。

数字阅读品牌：出差费用分析与业财平台建设

某知名头部数字阅读品牌，每个财务月均处理单据量 500 +张。企业面临着数据分散、内部多系统业务流程断裂的问题，数据整合难度大，导致费用管控无法有效落地，预算超标情况时有发生。

全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作，人效太低。全业务数据均需打印成本纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等，造成了每月大量的纸张浪费。票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生，业务借阅历史资料需要在海量纸质文件中翻找，无法适应企业快速扩张的需求。

合思为该品牌提供了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。确保了财务准确性，审计通过，符合上市要求。同时，提升了财务及时性，结账时间从 T + 15，提升到 T + 7，年底预计 T + 5。

在合思的协助下，该品牌进行业财平台建设，逐步优化财务流程。在增效方面，能够实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通。提升了档案整理效率，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率。在降本方面，减少了差旅超标情况，有效改善提升了预算超额情况。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本。减少了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费。减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。在合规方面，发票 OCR 识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理了员工借款与核销。保证了财务档案，档案原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险。高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低了纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。

教育服务品牌：出差费用分析与会计档案电子化管理

某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多且相互独立。在出差费用分析和财务管理方面，面临着诸多挑战。

企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，结构化数据提取困难。电子发票打印/查重/验伪耗时费力，浪费纸张。实物存档占用较多物理空间，需专人管理，成本高，但档案损坏时有发生，企业面临合规风险。不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，发票 +外部附件 +凭证 +账簿 +报表装订要求高，费时费力。实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案查阅缺少留痕，无法多人借阅，档案资产利用率低。

合思为该品牌提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。档案数据来源广泛，包括电子档案、自研 OA、金蝶 EAS、实物档案等，自动封装接口数 40 种 +，广泛连接异构系统，0 开发成本介入，档案应收尽收。接口传输通过影像支撑、外部设备扫描、人工上传。自动归档实现智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能。

该品牌通过连接异构系统，实现了档案数据的采集和传输，利用系统的自动归档功能对会计档案进行管理。年均 60 万 +会计凭证和 36 万 +银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。通过财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表。实现了财务数据自动化率 91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。该企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。

行动号召：选择合思开启财务管理新篇章

从以上几个客户案例可以看出，合思在出差费用分析及财务管理方面具有强大的实力和丰富的经验。合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等 29 项主要功能。它拥有良好的口碑和市场反响，已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。

如果您的企业也面临着出差费用分析和财务管理的难题，不妨选择合思。合思提供免费试用，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用。欢迎拨打 400 – 105 – 6505 联系我们，或访问 www.hosecloud.com 了解更多详情。让合思助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。