在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键一环。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一直走在行业前沿，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，开启了漫长的系统自研之旅。然而，随着企业的不断发展壮大，传统的自研系统逐渐暴露出诸多问题。整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，多系统操作体验差、手工录入合规难，系统割裂、数据分散、信息滞后等痛点日益凸显，与企业预期的数字化转型目标差距较大。差旅报销合规要求在这样的困境中难以有效落实，成为企业发展的一大阻碍。
2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作，合思凭借其专业的解决方案，为动力源带来了新的曙光，助力企业在差旅报销合规要求的实现上迈出了坚实的步伐。
动力源：复杂业务下的报销困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
如此庞大的企业规模和复杂的业务布局，使得动力源的差旅报销面临着重重困难。首先，多系统操作体验差、手工录入合规难的问题十分突出。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作不仅降低了工作效率，还增加了出错的概率。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，差旅报销合规要求难以得到有效保障。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也严重影响了企业的财务管理。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，也就无法对业务运营及时进行调整，差旅报销合规要求的落实缺乏有效的数据支持。
此外，动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了报销的复杂性，使得差旅报销合规要求的执行难度加大。
合思：量身定制的报销解决方案
面对动力源的诸多痛点，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，旨在帮助企业实现差旅报销合规要求，提升财务管理效率。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步。通过这种方式，实现了订单支出成本的实时归集和统计，打破了系统之间的壁垒，让数据在各个系统间顺畅流通，为差旅报销合规要求的落实提供了坚实的基础。
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，极大地提升了员工的幸福感。同时，消费受申请单和差标管控，确保了消费即合规，满足了差旅报销合规要求。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，不仅提高了报销效率，还降低了人为错误的风险，保障了财务数据的准确性和合规性。
合思的系统连接能力也十分强大。其采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息可以自动同步到各部门负责人，业务数据能够跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计的效率，使得差旅报销合规要求的执行更加顺畅。
步步为营：解决方案的实施之路
合思解决方案的实施并非一蹴而就，而是采取了循序渐进的方式。
首先进行的是系统集成工作。合思团队将动力源现有的HR、BPM等系统与合思费控进行数据同步对接，确保基础数据和业务数据能够在新系统中顺畅流通。这一过程需要精确的数据匹配和系统调试，合思的专业技术团队凭借丰富的经验和精湛的技术，顺利完成了系统集成任务，为后续的产品应用和流程优化奠定了坚实的基础，也为差旅报销合规要求的实现提供了有力的技术支持。
在产品应用方面，合思逐步引导员工使用无需报销的商旅出行流程。通过培训和宣传，让员工熟悉新的消费、报销模式。同时，系统的自动控制和提醒功能，能够及时对员工的消费行为进行规范和引导，保障消费合规性。在这个过程中，合思不断收集员工的反馈意见，对系统进行优化和调整，以提高员工的使用体验，确保差旅报销合规要求能够深入人心。
为了进一步提升系统的性能和数据处理能力，合思持续优化系统连接。利用Open API和自定义流程引擎技术，不断完善与第三方系统的对接，实现业务数据的跨系统同步和高效处理。通过这种持续优化的方式，合思确保了系统的稳定性和可靠性，为动力源的财务管理提供了有力的保障，也使得差旅报销合规要求能够得到更好的落实。
成效显著：合思方案带来的价值提升
合思的解决方案为动力源带来了显著的成果与效益，有效满足了差旅报销合规要求。
多系统集成使得数据实现了互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期从原来的漫长等待缩短了3周，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，还让员工能够将更多的时间和精力投入到业务工作中。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持等。这不仅提高了财务管理的效率，还提升了财务部门的价值和地位。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工的消费更加便捷和透明，也进一步保障了差旅报销合规要求的落实。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。合思的解决方案使得财务制度能够得到有效落地，管理者能够实时掌握数据信息，对业务运营进行及时调整。这不仅提高了企业的财务管理水平，还为企业的可持续发展提供了有力的支持。
动力源的认可与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”动力源对合思的解决方案给予了高度认可，也对双方的未来合作充满了期待。
如果您的企业也面临类似的财务数字化难题，差旅报销合规要求难以有效落实，不妨选择合思。合思将凭借其专业的解决方案和优质的服务，帮助您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的价值。现在，您可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其带来的便捷与高效。
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