在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在这场转型浪潮中也经历了诸多挑战与变革。
北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，凭借在电力、电子及信息化技术领域的深厚研发和技术优势，成为了中国铁塔、中国移动、中国联通、中国电信、阿里巴巴、百度、腾讯等国际知名企业的设备主流供应商。公司的产品广泛应用于国家体育场、国家奥林匹克体育中心、上海世博园、港珠澳大桥、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，在财务数字化转型的道路上，动力源也遭遇了一系列难题，尤其是差旅管理规范化方面的困境。
转型前困境：差旅管理乱象丛生
2011年，动力源便开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。先后自建了费控系统、采购管理系统、销售管理系统、生产制造管理系统，并基于OA系统开发了报销系统。虽然部分操作流程实现了线上化，但整体效果却不尽如人意。
多系统操作体验差、手工录入合规难是一大痛点。员工在提交申请单时，需要在各个系统间频繁切换，繁琐的操作让人苦不堪言。而报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了大量时间，极大地降低了工作效率。
系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分突出。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，差旅管理规范化更是无从谈起。
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，业务覆盖面广、报销模式复杂。报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这进一步增加了差旅管理的难度。
合思方案：精准施策破难题
面对动力源在差旅管理规范化方面的重重困境，合思为其提供了一套全面的解决方案，即合思费控 + 合思商城 + 合思BI + 开放平台的产品组合。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保员工信息的及时更新和准确共享。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计，为差旅管理规范化提供了有力的数据支持。
无需报销模式是合思方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感大幅提升。消费受申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，真正实现了消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大简化了财务流程。
合思系统连接能力强，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，有力地推动了差旅管理规范化进程。
实施步骤：循序渐进促转型
合思解决方案的实施过程有条不紊，逐步推进差旅管理规范化。
首先进行系统集成，将动力源的HR系统和BPM系统与合思费控进行数据同步。这一步骤确保了基础信息和业务数据的及时更新和共享，为后续的流程优化奠定了坚实的基础。通过数据同步，员工信息、订单数据等能够在合思费控系统中准确呈现，方便进行后续的管理和操作。
接着，逐步推进无需报销模式。合思引导员工在因公消费时使用合思商城进行预订和支付，让员工享受免垫资、免开票的便利。同时，加强消费合规管控，确保每一笔消费都在规定范围内。在这个过程中，员工逐渐适应新的消费模式，差旅管理的合规性得到了有效提升。
最后，利用开放接口和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接。这一举措促进了业务数据的跨系统流通和处理，使得各个系统之间的数据能够无缝衔接，进一步提高了工作效率和管理水平，差旅管理规范化得到了全面落实。
转型成果：差旅管理规范显效
合思解决方案的实施为动力源带来了显著的成果与效益，差旅管理规范化得到了充分体现。
多系统集成，数据互通，操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。员工不再需要在多个系统间来回切换，报销流程变得更加简便快捷，节省了大量时间和精力。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，基础工作压力大大降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够将更多精力投入到更有价值的工作中，提升了财务管理的整体水平。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，真正实现了轻松出行、便捷报销。
财务审批有依据，费控更合规，结算更统一。合思系统的应用使得财务制度能够更好地落地，每一笔费用都有清晰的记录和审批流程，确保了差旅费用的合理支出，差旅管理规范化得到了切实保障。
动力源反馈：合作开启新征程
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“企业数字化转型初期，往往过度关注系统的流程性与功能性，却忽视了根本问题。因此，将管理方案嵌入财务信息系统，强调处理时效，实现精细化管理降本增效，其实更有意义。面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业在合思的帮助下实现了财务数字化转型，取得了显著的效益，差旅管理规范化得到了有效提升。如果您的企业也面临着类似的财务难题，不妨选择合思，开启财务数智化之旅，让有限更有效。现在就可以免费试用合思的解决方案，亲身感受差旅管理规范化带来的变革与提升。
