在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。海亮教育科技服务集团作为世界500强企业海亮集团旗下的教育服务品牌，国内教育服务提供商的引领者，在财务数字化转型的道路上迈出了坚实的一步。通过引入合思档案这一强大的文档归档系统，海亮教育取得了令人瞩目的核心成效。档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。这些显著的成果背后，是合思档案文档归档系统的卓越实力。接下来，让我们深入了解这一成功案例。
海亮教育：数字化浪潮下的挑战先锋
海亮教育科技服务集团在教育服务领域占据着重要地位。然而，随着企业的不断发展，其面临着诸多挑战。
企业内部业务、财务系统众多，且相互独立。这就导致数据无法互通，结构化数据提取困难。每一次需要数据时，工作人员都要在多个系统中来回查找，耗费大量时间和精力。
电子发票的处理也是一大难题。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。在环保意识日益增强的今天，这种浪费显得尤为突出。
实物档案资料的存储更是让企业头疼不已。大量的实物档案占用了大量的物理空间，企业不得不设置专人进行管理，这无疑增加了运营成本。而且，实物档案损坏时有发生，一旦出现这种情况，企业将面临较大的风险。
合思档案：量身定制的解决方案
面对海亮教育的诸多挑战，合思档案文档归档系统提供了全方位的解决方案。
– 多元数据来源，精准信息整合
档案数据来源丰富多样，包括电子档案和实物档案数字化副本。对于电子档案，通过先进的OCR技术，能够自动识别和整理各类文档信息。无论是合同、报告还是其他文件，都能快速准确地提取关键信息。对于实物档案，将实体文件扫描或拍照转换为数字形式，实现了实物档案的数字化管理。
– 明确管理范围，规范信息秩序
合思档案明确了会计类档案管理范围。内部涵盖各种内部报告、合同等，外部涉及客户、供应商等的往来函件和信息记录。通过这种明确的划分，让企业的档案管理更加规范有序。
– 智能分类处理，确保信息追溯
该文档归档系统能根据预设规则对收集到的数据进行分类和处理。无论是按照时间、类型还是其他维度，都能实现精准分类。这不仅确保了信息的有序性，还让信息具有可追溯性。在需要查找某份档案时，工作人员可以快速定位，大大提高了工作效率。
– 在线平台支持，便捷审批流程
合思档案提供了在线平台，员工可以方便地提交申请并进行审批流程。该平台集成了财务管理功能，支持企业的日常运营和管理活动。员工无需再像以前那样在各个部门之间奔波，只需在平台上操作，就能完成相关流程，大大提高了工作的便捷性。
显著成效：转型之路的辉煌见证
合思档案文档归档系统的应用，为海亮教育带来了显著的成效与成果。
– 效率飞升，工作加速
档案整理匹配效率提升了90%。以前需要花费大量时间和人力进行的档案整理工作，现在通过文档归档系统，能够快速准确地完成。这大大提高了工作效率，让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 空间压缩，成本降低
存储空间减少了72%。大量的实物档案转化为数字档案后，不再需要占用大量的物理空间。这不仅降低了存储成本，还让企业的办公环境更加整洁有序。
– 成本节约，效益提升
每年纸张打印成本节约3万元。电子发票的处理不再需要大量打印，减少了纸张的使用，实现了成本的显著降低。同时，财务人力减少3人，优化了人力资源配置。企业可以将这部分人力投入到其他更需要的岗位，提升了企业的整体效益。
未来展望：携手前行，共创辉煌
虽然文档中未提及海亮教育科技服务集团的反馈内容以及未来合作与展望的内容，但我们有理由相信，海亮教育与合思档案的合作将持续深化。随着技术的不断发展和企业需求的不断变化，合思档案文档归档系统也将不断升级和完善，为海亮教育提供更加优质的服务。双方将携手在财务数字化转型的道路上继续前行，创造更多的辉煌。
行动号召：开启财务数智化转型之旅
合思是专精特新企业，成立以来累计融资超15亿元人民币。一直以来，合思秉承以客户为中心的服务理念，在全国多地设有研发中心和直营服务网络。拥有500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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