在数字化浪潮席卷而来的当下，数电票时代已悄然降临。据相关规划，2025 年将完成数电票全覆盖，这一变革让企业财务档案管理直面新挑战。数电票须经过验签、解析，以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。企业亟需专业的“电子会计档案管理平台”，也就是文档归档系统，来适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。
在纸电混合时代，企业各层级人员都面临着诸多档案管理难题。企业高管要应对纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥繁复；业务人员报销纸质票据流程繁琐。传统纸质档案管理存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、纸质档案易损坏等问题。
虽然国家政策支持电子会计档案管理，明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。在此背景下，合思文档归档系统应运而生，为企业解决财务档案管理难题提供了有力支持。
多元方案定制，契合企业多样需求
合思文档归档系统提供领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案带来了极大的便捷。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，保证财务档案证据链完整，纸质原文件混序归档，大大提高了效率。
档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，有力保障了财务合规。
核心功能卓越，全面提升管理效能
合思文档归档系统拥有众多强大的核心功能，在档案管理各环节展现出卓越的能力。
智能采集功能支持多源采集，通过接口互联实现自主采集。预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时也支持手动采集和自主补录。此外，它还具备单张 PDF 大文件多张回单/发票自动切割等优势，大大提高了采集效率。
智能制档利用规则引擎自动组装会计档案，能够让不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了 90%的人工匹配工作量。还可通过字段映射实现查阅便捷，让档案管理更加高效。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，降低了企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，使档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案围绕财务数据文件及业务关系展开检测。保障归档数据真实、完整、安全、可用，业务检测基于企业不同业务场景提供灵活的档案关系上下游检测，确保了档案的质量和合规性。
真实案例见证，彰显系统实用价值
众多不同类型的企业已经通过使用合思文档归档系统，切实感受到了它的实际应用效果和价值。
某企业年单据量高达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思文档归档系统通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、实现档案管理电子化等解决方案，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。例如，凭证与单据关联次数达 350 亿次，单据与单据关联次数达 800 亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思文档归档系统的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。
某企业存在低效的档案管理现状，如档案管理流程繁琐、数据未有效整理利用、检索依赖多端系统、纸质档案易损坏丢失等问题。合思文档归档系统的数据集成、业务检测和跨系统调阅方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。预估节省总体成本 30W +/年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。
中国最大的 K12 民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档占用空间、整理装订复杂、利用不便等问题。合思文档归档系统的数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
把握转型机遇，选择合思开启新篇
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思文档归档系统秉持以客户为中心的服务理念，坚持“客户至上”原则，聆听用户需求进行产品迭代，能助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和小程序了解更多信息。众多事业单位、央企、行业领军企业和国家试点企业都已选择合思文档归档系统，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，企业可放心选择。
如果您的企业也想提升财务档案管理水平，不妨抓住数字化转型机遇，选择合思文档归档系统。现在就可以免费试用，体验它为您带来的高效与便捷。
