在数字化浪潮席卷的当下，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；紧接着 12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来全面数字化电子发票——航空运输电子客票行程单的推广。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这场数字化变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了时代的机遇与企业的需求，适时推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。该平台致力于为企业提供高效、便捷、安全的数据归档优化方案，助力企业在数字化转型的道路上稳步前行。
红枣巨头的档案管理困局
好想你健康食品股份有限公司，一家成立于 1992 年的企业，在 2011 年成功于深交所中小板上市，成为红枣行业的佼佼者。随着企业的不断发展壮大，业务规模日益扩大，公司在财务档案管理方面却面临着诸多难题。
在财务归档环节，工作人员需要花费大量的时间和精力来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。每一张单据都需要仔细核对，每一个数据都需要反复确认，稍有不慎就可能出现错误。即便如此，档案遗失的情况仍然难以避免，一旦重要档案丢失，不仅会给财务工作带来极大的困扰，还可能引发一系列的合规风险。
纸质档案管理的局限性在好想你公司体现得尤为明显。它受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量的时间和人力。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，有时候甚至需要翻阅多个库房才能找到所需的档案。而且，纸质档案无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，这在很大程度上影响了工作效率和决策的及时性。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。公司需要专门的库房来存放档案，还需要安排专人进行管理和维护。此外，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，已经无法满足企业现代化管理的要求。好想你公司迫切需要一种高效、安全、便捷的数据归档优化方案来解决这些问题。
合思档案：破解困局的智慧之钥
合思深入了解好想你公司的业务痛点后，为其量身定制了一套完善的数据归档优化解决方案，通过合思电子会计档案管理平台，帮助好想你公司实现了档案管理的数字化转型。
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打破数据壁垒，实现便捷联查
合思档案管理平台打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。财务人员在工作过程中可以通过一键联查的功能，快速获取所需的单据、发票、回单和凭证等信息。无论是在进行财务核算、审计检查还是其他工作时，都能够方便快捷地查询到相关数据，大大提高了工作效率。以往需要花费大量时间进行核对和查找的工作，现在只需轻轻一点即可完成，真正实现了数据的高效利用。 -
自动组装档案，提升审计效率
在审计方面，合思档案管理平台实现了自动组装功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。平台会自动对档案数据进行分类、整理和分析，生成规范的审计报告。审计人员可以直接在平台上进行审计工作，无需再像以往那样花费大量时间在纸质档案中查找和核对数据。这不仅提高了审计的准确性和效率，还降低了审计成本。 -
实物高效管理，精准定位档案
合思档案管理平台借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物档案的精准匹配。每一份实物档案都有对应的二维码，查阅者只需扫描二维码，即可快速定位实物档案的位置。无论是在库房中查找档案，还是进行档案的借阅和归还，都变得更加便捷和高效。同时，虚拟档案库房还可以对档案进行实时监控和管理，确保档案的安全和完整。
显著成效：数据归档优化带来的降本增效
合思档案管理平台为好想你公司带来了显著的成效，实现了数据归档优化的目标。
在人工耗时方面，通过平台的自动化处理和便捷的查询功能，减少了 90%的人工耗时。财务人员无需再花费大量时间进行单据核对和档案查找，工作效率得到了极大的提升。总部接收管理耗时也减少了 80%，使得总部能够更加及时、准确地获取各部门的财务信息，提高了决策的科学性和及时性。
借阅管理方面，减少了 67%的管理耗时。以往借阅档案需要繁琐的手续和长时间的等待，现在通过平台可以实现线上申请和审批，大大缩短了借阅时间。同时，平台还可以对借阅情况进行实时监控和管理，确保档案的安全和合理使用。
从成本角度来看，预计每年可减少综合成本 20 万元。这不仅包括了人力成本的降低，还包括了档案管理所需的空间成本、纸张成本等。通过数据归档优化，好想你公司实现了真正的降本增效。
合思档案：引领数据归档优化新未来
合思电子会计档案管理平台凭借其强大的功能和卓越的性能，帮助众多企业如好想你实现了降本增效、合规经营和低碳运营。该平台通过数据归档优化，将有限的资源发挥出了最大的效益，让企业在数字化时代的竞争中占据了优势。
合思作为一家专精特新企业，具有强大的实力和广泛的服务网络。成立以来，已累计融资超 15 亿元人民币，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这为合思能够为更多企业提供优质的财务数智化服务奠定了坚实的基础。
未来，合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断创新和完善电子会计档案管理平台，为更多企业提供更加优质、高效、安全的数据归档优化方案。在数字化转型的道路上，合思将与企业携手共进，共同迎接挑战，创造更加美好的未来。
如果你也想让企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，不妨选择合思电子会计档案管理平台，开启免费试用，让有限更有效。联系电话：400 – 105 – 6505，网址：www.hosecloud.com。
