在当今数字化浪潮汹涌的时代，企业财务数智化转型已成为提升竞争力的关键举措。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技先锋，凭借其敏捷的财务收支管理平台，如同一位精准的财务管家，助力企业深挖更多净利润。
合思始终秉持以客户为中心的服务理念，在全国多地精心布局研发中心和直营服务网络，并携手众多合作伙伴，将服务的触角延伸至国内外数百个城市。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人信赖合思，借助其无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，实现了降本增效、合规经营和低碳运营的目标。这一方案犹如一个强大的财务中枢，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理等全方位财务数智化服务。接下来，让我们走进合思的一个核心客户案例——北京动力源科技股份有限公司，探寻合思在电子文档管理方面的卓越表现。
动力源：转型前的财务困境
北京动力源科技股份有限公司，自1995年成立以来，犹如一颗璀璨的明珠，在电源行业熠熠生辉。它是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块。早在2011年，动力源就展现出前瞻性的战略眼光，开启了财务数字化转型和业财融合的征程。公司先后自建费控系统、采购管理系统等多个系统，试图构建一个高效的财务管理体系。
然而，理想很丰满，现实却很骨感。虽然投入了大量的精力和资源，但整体流程依然犹如一团乱麻，复杂不堪，系统之间仿佛筑起了一道道无形的壁垒，数据流通不畅，与预期的转型效果差距较大。到了2021年，问题愈发凸显。多系统操作体验之差，让员工苦不堪言。申请单需要员工在各个系统之间频繁切换提交，就像在迷宫中寻找出路，浪费了大量的时间和精力。而报销数据需要财务人员手工录入系统，不仅效率低下，还容易出现错误，合规性也难以保证。
动力源业务覆盖面极广，报销模式复杂多样。其主营通讯基站建设，业务人员如同辛勤的蜜蜂，高频深入全国各乡镇开展项目。这就导致报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作犹如在大海里捞针，繁琐至极。在电子文档管理方面，由于系统的不兼容和流程的复杂性，电子文档的存储、检索和使用都面临着巨大的挑战，严重影响了财务工作的效率和准确性。
合思方案：精准破局的利器
面对动力源的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，迅速制定了一套针对性极强的解决方案。在电子文档管理方面，合思展现出了卓越的智慧和能力。
首先，合思在数据同步方面下足了功夫。它将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控完美同步，同时将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控进行对接。这样一来，订单支出成本能够实现实时归集和统计，电子文档中的相关数据也能及时更新和共享，为企业的财务管理提供了准确的数据支持。
其次，合思打造了无需报销模式，这无疑是一场财务报销领域的革命。在这种模式下，业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标严格管控，确保每一笔消费都合规合法。财务人员则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作，不仅大大简化了报销流程，还实现了电子文档的高效管理，让财务工作变得更加轻松和便捷。
再者，合思巧妙地利用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。这就像打通了企业各个系统之间的“任督二脉”，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人手中，业务数据可以跨系统同步应用，极大地加快了业务处理和数据统计效率。在电子文档管理方面，不同系统之间的电子文档能够实现无缝对接和共享，避免了信息孤岛的出现。
最后，合思强大的系统连接能力实现了多系统集成，为动力源提供了一站式新体验。它能够承接动力源已有的数字化成果，打破系统壁垒，让企业的财务系统成为一个有机的整体。在这个整体中，电子文档的管理更加规范、高效，企业能够更好地掌握财务数据和业务信息。
转型成果：显著提升的企业效能
合思的解决方案犹如一场及时雨，为动力源带来了显著的成果。在电子文档管理方面，也取得了令人瞩目的成效。
从员工层面来看，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价等功能，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工因公消费时可以多渠道同屏比对，全场景无需垫资，就像拥有了一位贴心的财务助手。在电子文档管理上，员工无需再为繁琐的报销文档整理和提交而烦恼，系统自动处理相关电子文档，让员工能够将更多的精力投入到业务工作中。动力源员工报销周期由原来的4周大幅缩减至1周以内，效率提升了300%，员工对财务工作的满意度也大幅提高。
从财务层面来看，审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了大量的精力。他们可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，如财务分析、预算规划等。在电子文档管理方面，财务人员能够更加轻松地对电子文档进行分类、存储和检索，提高了工作效率和准确性。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。
从管理层面来看，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地通过电子文档查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。在电子文档管理的支持下，企业的财务管理更加透明、高效，为企业的战略决策提供了有力的支持。
合思优势：引领未来的力量
合思的解决方案在动力源的成功应用，充分展现了其在电子文档管理方面的强大优势和价值。凭借其广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的解决方案，合思能够为企业提供全方位财务数智化服务，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思给予了高度评价。他表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。未来，动力源还要继续结合自身的业态和组织变化，借助合思敏捷、丰富的无需报销应用场景，配合企业全球化业务的发展。
合思已经帮助众多像动力源这样的企业成功实现财务数字化转型，提升了企业的管理效率和竞争力。在电子文档管理方面，合思为企业提供了一个高效、便捷、安全的解决方案，让企业能够更好地管理财务数据和业务信息。
展望未来，合思将继续深耕财务数智化领域，不断创新和完善产品和服务。期待更多企业加入合思，共同开启财务数智化转型之旅，让有限的资源发挥更大的价值。如果您也想体验合思在电子文档管理方面的卓越功能，不妨点击免费试用，开启您的财务数智化新征程。
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