在数字化浪潮席卷的当下，企业的运营管理正经历着深刻变革。特别是在财务档案管理领域，随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业面临着前所未有的挑战。数电票要求以XML格式存档，XBRL文件需写入财务入账信息，这使得传统的档案管理方式难以为继。企业的信息化建设亟待“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的痛点。企业高管被纸质档案管理的高成本和低效率所困扰。纸质档案不仅占用大量的存储空间，而且数据分散，难以进行有效的汇总和分析，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作枯燥繁琐，需要手动逐一匹配核对，耗费大量时间和精力。业务人员在出差招待后的报销过程中，纸质票据的留存和上交流程复杂，严重影响工作效率。
同时，企业在数字化转型过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了部分线上业务处理问题，但在档案的归档和储存环节，仍然依赖纸质文件和线下载体，难以保证档案的原生性和合规性。传统的档案管理方式还存在高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题，如纸质凭证输出耗材成本高、手工装册归档工作量大、电子会计凭证管理不善等。这些问题不仅增加了企业的运营成本，还可能导致合规风险。
合思档案应运而生，为企业提供了全面的档案管理解决方案。下面，让我们深入了解合思档案如何帮助企业解决这些痛点，实现存档合规检查。
角色专属方案：多元角色的贴心之选
合思档案针对不同角色的需求，提供了个性化的解决方案，同时构建了整体的解决方案体系。
对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀企业的数据资产，保障企业的合规管理。通过提升财务档案的利用效率，挖掘档案数据的价值，为企业决策提供有力支持，助力企业实现数智化决策，降低成本，提高效益，同时实现绿色低碳运营。
归档员/财务人员在使用合思档案后，工作效率将得到显著提升。告别了重复低价值的工作，档案数据实现同源，全流程透明流转，便于监控和分析。他们可以轻松完成档案管理工作，提高档案的利用效率。
外部审计人员也能从合思档案中受益。实现了档案外审的在线化和可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，让财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收。这不仅提高了档案管理的准确性和效率，还为企业的数字化转型提供了有力支持。
核心功能优势：传统管理的革新之钥
合思档案具有强大的核心功能，相较于传统档案管理方式具有显著优势。
多源采集功能是合思档案的一大亮点。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这使得企业能够更加灵活地采集和管理档案数据，确保存档合规检查的准确性。
智能制档功能进一步提升了档案管理的效率。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，从而更好地应对存档合规检查。
在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。这些功能确保了档案管理的规范性和安全性，为存档合规检查提供了有力保障。
合思档案还具有显著的优势。“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”，降低企业档案存储成本，支持自定义企业专用、个性化版式文件。这些优势使得合思档案在存档合规检查方面表现卓越。
实际应用成效：企业转型的成功典范
合思档案在不同类型的企业中都有出色的应用表现，取得了显著的实际效果。
在年单据量2.6亿的企业，合思档案解决了会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力的问题。通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，数据指标也有显著提升，有效应对了存档合规检查。
对于共享中心统建的集团型企业，合思档案解决了档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。通过单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，确保了存档合规检查的顺利进行。
在多系统数据互联的企业，合思档案改善了低效的档案管理现状和档案管理痛点。通过数据集成、业务检测、跨系统调阅等单套制管理方案，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，为存档合规检查提供了坚实保障。
在中国最大的K12民办教育集团之一，合思档案解决了低效的档案管理现状，包括采集、存储、整理、利用环节的问题。通过数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等单套制管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，顺利通过存档合规检查。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思档案在北京、上海、杭州等多个城市设有服务点，为企业提供便捷的服务。
如果您想让企业的档案管理更加高效合规，顺利通过存档合规检查，不妨选择合思档案。您可以拨打联系电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在，您可以免费试用合思档案，亲身体验其强大的功能和卓越的效果。
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