在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键。以赛傲生物为例，这家成立于2010年、总部位于上海的创新型细胞生物制药企业，在发展过程中积极寻求财务数字化解决方案，而合思的出现，为其解决痛点、提升效益提供了有力支持。赛傲生物专注于细胞药物研发和生产、细胞医疗技术研发及转化、细胞制备及存储服务，汇聚了多领域跨学科专家，拥有多项国际和国内专利，还在上海、北京等地设立了符合GMP标准的细胞制备中心和细胞组织库，并于2021年7月入选上海市专精特新企业。然而，此前赛傲生物在采购、支付、报销等环节存在诸多问题，费用管控难度大、财务风险较高，电子文档管理的缺失成为制约其发展的重要因素。
赛傲生物：业务困境与电子文档管理难题
赛傲生物在业务发展过程中，面临着传统管理模式带来的诸多挑战。其采购、支付、报销等环节相互独立，提报申请仍停留在手工填制纸质单据阶段，且模板单一。虽然部分过程采用了一些系统来提升审批与财务管理效率，但由于流程割裂，费用管控难度大、财务风险较高。
员工差旅采用纸质单据填报申请，审批流程较长，预算超标情况时有发生。行政部门物品采购采用审批方式，审核流程不规范、人员变动更新不及时等问题，导致采购进度延迟。这些问题的根源在于电子文档管理的不完善，使得信息传递不及时、不准确。
由于审批工具的局限性，员工提报申请单模板较为单一，行政类采购申请、业务类申请、往来借款、备用金等不同部门、不同类型的提报管理颗粒度低。所有单据汇集到财务部门，溯源、审核和归类工作难度较大。财务部门人均处理500 + 张单据，报销会计需要逐张、手工制作凭证，大量工作时间陷入到事务性工作中。同时，依赖手工统计数据报表，不仅工作量大，而且信息严重滞后，对业务侧很难提供及时的决策依据。电子文档管理的缺失，使得赛傲生物在财务管理上陷入了困境。
合思方案：电子文档管理的创新之匙
合思针对赛傲生物的问题，提供了一套全面的解决方案，其中电子文档管理是核心环节。
在项目管理方面，合思将项目管理过程分为立项过程、计划过程、执行/监控过程和结项过程。为了保证项目信息完整性，在立项申请过程中，关联项目合同、客商信息、立项报告、项目预算、总金额等相关键信息，同时自动生成项目台账。任何涉及项目主计划内容变更，结合项目变更管理提交申请，并调整项目台账的基础信息。通过电子文档管理，实现了项目信息的集中存储和高效管理。
日常项目费用执行情况由项目方关联方直接发起申请，匹配到对应的项目预算包，并做自动管控。同时会把执行过程记录在项目的费用台账，直接跟踪项目费用的进度。结合项目管理系统里时间计划、需求计划，实现项目增值分析，对于资源的投入成本，可单独在日报里进行人/天统计，自动计入项目台账，保证资源的可量化统计。电子文档管理使得项目费用的管理更加透明、精准。
合思采用费控 + 商城 + BI + ERP互联的产品组合，可满足赛傲生物在个人业务、商旅出行、销售费用、生产费用、采购费用、预算费控、系统集成、备用金等多方面的需求。通过电子文档管理，实现了各环节信息的无缝对接和共享。
实施步骤：电子文档管理的落地之路
2021年9月，赛傲生物与合思展开财务数字化合作，仅3个月时间就完成上线。合思根据赛傲生物的实际情况，对项目管理流程进行梳理和优化，确保项目信息的完整性和准确性。在系统中设置好预算管控规则，实现对项目费用的实时监控和自动管控。
合思对赛傲生物的员工进行系统操作培训，确保员工能够熟练使用合思的产品和系统。通过电子文档管理的实施，赛傲生物的员工能够更加便捷地处理各项业务，提高了工作效率。
显著成效：电子文档管理带来的变革
赛傲生物在采用合思的解决方案后，取得了显著的成果。员工报销周期大幅缩减至1周以内，财务核算效率提升90%。采用移动 + PC多端报销形式，员工随时随地发起报销申请；审批流转路径清晰显示可视，不同审批节点人员配置随着OA变动自动调整；付款进度实时掌控。电子文档管理使得报销流程更加高效、透明。
根据生产经营管理特征，赛傲生物将日常申请单拆分，如用车申请、设备购置申请、物料借阅、礼品申请、差旅申请等19类费用类型；个人业务与对企业务报分费用类型，如日常费用报销单、差旅报销单、付款申请（先票后款）及预付款申请（先款后票）等，细化了费用管理颗粒度。电子文档管理为费用管理的精细化提供了有力支持。
赛傲生物重塑采购流程，申请、采购、付款等流程全部关联，每个申请单可追溯付款的进度、历史支付记录。根据业务需要与内部流程规范，从数据层设置角色信息、权限、审批节点，隐藏或者突出子报数字段信息。建立采购管理、台账管理，对供应商、合同、预算、发票等信息数据统一线上管理。采购完成后，所有对公支付事项统一开票结算，一键导入财务核算系统，自动制证。电子文档管理使得采购流程更加规范、可控。
高度评价：电子文档管理的认可与展望
赛傲生物财务总经理六璐评价：财务管理要合规和高效，就必须先让流程更加透明、规范，尽可能减少人工干预带来的偏差，再是依赖系统的专业性、及时性与稳定性。在对比不同费控厂商的产品后，合思费控无需报销解决方案更符合赛傲生物现阶段核心诉求。一是，“费控 + 商城”一体化应用流畅度更高；二是，公有云模式部署更敏捷、更安全。从项目接洽到上线交付仅用了三个多月时间，赛傲生物在费用审批、采购管理、差旅订购等方面都得到较大提升，员工、财务及管理层都能切实感受到数字化带来的便捷与高效。电子文档管理在赛傲生物的成功应用，得到了高度认可。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的挑战，不妨选择合思。合思将为您提供专业的解决方案，其中电子文档管理将助力您的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。现在，您可以免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。
